PDF-Dokumente digital unterschreiben mit Connective eSignatures

PDF-Dokumente digital unterschreiben

Es gab einmal eine Zeit, in der die einzige Möglichkeit, ein Dokument zu unterschreiben, darin bestand, es auszudrucken, zu unterschreiben, zu scannen und es per E-Mail als Anhang zurückzusenden. Zum Glück gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Lösungen, die Ihnen diesen lästigen Prozess ersparen – eine von ihnen ist Connective eSignatures.  Mit unserer digitalen Signaturlösung unterschreiben und senden Sie ein oder mehrere Dokumente in nur wenigen Klicks.

Hochladen & automatisch in PDF konvertieren

Wenn Sie ein Dokument oder Dokumentpaket in Connective eSignatures hochladen, können Sie jede kompatible Datei(en) von Ihrem PC oder Laptop auswählen oder, falls gewünscht und konfiguriert, Dokumente von einem Ihrer Cloud-Konten, wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive synchronisieren.

Sie können PDFs, Word-Dokumente oder XML-Dateien in die eSignatures-Lösung hochladen. Word-Dateien werden automatisch in PDF-Dateien konvertiert, während XML- und PDF-Dateien in ihrem Originalformat verbleiben.

Bei der Konvertierung von Word-Dateien in PDF können Sie aus den Formaten PDF, PDF/A-1 oder PDF/A-2 wählen. PDF/A-1 und PDF/A-2 sind Archivierungsarten, bei denen auch die Schriftarten, Farbprofile und weitere visuelle Elemente in Ihrem PDF gespeichert werden.

Damit wird gewährleistet, dass Ihr Dokument genauso angezeigt wird, wie Sie es eingerichtet bzw. erhalten haben, ganz gleich, auf welchem Gerät es angezeigt wird. Dieses Format garantiert außerdem, dass Ihre Dokumente zukunftssicher und so lange rechtsgültig sind, wie es die Konfiguration Ihrer digitalen Signatur erlaubt.

Weitere Informationen zur Gültigkeit Ihrer digitalen Signatur finden Sie in unserem vorigen Blogbeitrag:  Sind digitale Signaturen für immer rechtsgültig?“

PDF hochladen
Hochladen eines Dokuments von Ihrem Computer oder Ihren Cloud-Konten

Dokument einrichten

Der nächste Schritt ist das Einrichten des Dokuments bzw. der Dokumente. eSignatures erkennt den Dokumentnamen und die Sprache automatisch und füllt diese Felder für Sie aus. Aber natürlich können Sie diese, wenn nötig, hier auch ändern.

Sie können auch einen rechtlichen Hinweis hinzufügen. Falls das Dokument in einem rechtlichen Zusammenhang verwendet werden sollte, ist häufig ein Hinweis wie „gelesen und genehmigt“ erforderlich.

Diese Option können Sie in dem Fenster, in dem Sie das Dokument einrichten, ein- und ausschalten. Sie können aus 3 voreingestellten Hinweisen wählen und diese, wenn nötig, weiter bearbeiten.

Dokument einrichten PDF
Nur wenige Schritte zur Einrichtung des Dokuments

Signaturfelder

In diesem Schritt legen Sie fest, wo Sie die Unterschriften in Ihren PDF-Dokumenten setzen. In Connective eSignatures können Sie per Drag & Drop ganz einfach mehrere Signaturfelder einrichten.

Danach können Sie pro Feld festlegen, wer unterschreiben muss und mit welcher Signaturmethode dies geschehen soll. Abhängig von Ihrem Vertrag können Sie mit handschriftlichem Kürzel, Ihrer Personalausweis, SMS- oder E-Mail-Einmalkennwort, biometrischer Signatur oder zahlreichen Identitätsanwendungen wie Klarna oder Swisscom Trust Services unterschreiben.

Sie können für jeden Unterzeichner die Signaturmethode festlegen, d. h. Sie können mehrere Signaturmethoden in einem Dokument nutzen und mehr als eine Signaturmethode pro Unterzeichner anbieten, damit jeder wählen kann, mit welcher Methode er/sie unterschreibt.

Sie können auch Formularfelder (Optionsfelder, Kontrollkästchen) hinzufügen, um zusätzliche Informationen von Ihren Unterzeichnern zu erhalten.

Signaturfelder PDF
Fügen Sie ein oder mehrere Unterschriftsfelder mit einer gewünschten Unterschriftsmethode hinzu

An ausgewählte Unterzeichner, Genehmiger und Empfänger senden

Im letzten Schritt der Dokumenteinrichtung legen Sie fest, ob neben den von Ihnen im vorigen Schritt ausgewählten Unterzeichnern noch andere Parteien das Dokument erhalten sollen. Abhängig vom Dokument oder von Ihrer Unternehmensstruktur kann es sein, dass das unterzeichnete Dokument vor der Fertigstellung noch von anderen Personen genehmigt werden muss oder an weitere Personen gesendet werden muss, damit diese vom Status des Dokuments Kenntnis nehmen.

In diesem Schritt können Sie die erforderlichen Rollen und Genehmigungs-/Unterzeichnungsreihenfolge festlegen, die parallel, sequenziell oder komplex sein kann.

Zu guter Letzt können Sie bestimmen, ob Sie Ihr Dokument (-paket) mit einem Ablaufdatum versehen wollen, ob Sie das Herunterladen gestatten oder verweigern wollen und ob Sie es den Unterzeichnern/Genehmigern gestatten bzw. verweigern, das Dokument (-paket) einer anderen Partei zuzuweisen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Standard-E-Mail zu bearbeiten, die an alle ausgewählten Unterzeichner, Genehmiger und Empfänger gesendet wird, bevor Sie auf „Bestätigen“ drücken, um Ihre Dateien zur Unterzeichnung oder Genehmigung abzuschicken.

Auswahl der erforderlichen Rollen und Unterzeichnung/Genehmigung des Auftrags

1, 2, 3 - fertig

Sie können Ihre Dokumente in drei einfachen Schritten senden, unterzeichnen und genehmigen und einen papierlosen und mühelosen Prozess garantieren, von dem Ihr Unternehmen und Ihre Partner profitieren.

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