PDF-documenten digitaal ondertekenen met Connective eSignatures

PDF-documenten digitaal ondertekenen - header

Wie vroeger een handtekening op een digitaal document wilde zetten, moest het bestand afdrukken, ondertekenen en inscannen. De laatste stap van het omslachtige proces: een e-mail versturen met het gescande document als bijlage. Gelukkig bestaan er ondertussen heel wat moderne hulpmiddelen, zodat je gespaard blijft van al die rompslomp. Een van die oplossingen is Connective eSignatures. Dankzij ons systeem voor elektronische handtekeningen ondertekent en verzendt u supermakkelijk één of meerdere documenten, gewoon met enkele klikken.

Uploaden en automatisch omzetten naar pdf

Bestanden uploaden in Connective eSignatures is uiterst eenvoudig. Selecteer simpelweg compatibele bestanden op je pc of laptop, of laad ze op via een cloudaccount zoals Dropbox, Google Drive of OneDrive.

Je kan PDF’s, Word-documenten of XML-bestanden opladen in onze eSignatures oplossing. Word-documenten die je upload worden automatisch omgezet naar pdf-formaat. XML- en PDF-bestanden blijven gewoon in hun oorspronkelijke formaat staan.

Word-bestanden kun je converteren naar PDF, PDF/A-1 en PDF/A-2. De formaten PDF/A-1 en PDF/A-2 zijn ontwikkeld voor archivering. Bij deze varianten worden lettertypes, kleurprofielen en andere visuele elementen ook opgeslagen in het PDF-bestand.

Zo wordt een document altijd precies weergegeven zoals u het opgemaakt of ontvangen hebt, op welk apparaat u het ook opent. In dit formaat zijn uw documenten ook toekomstbestendig én rechtsgeldig zolang uw elektronische handtekening voldoet aan de voorschriften.

Meer informatie over de geldigheid van elektronische handtekeningen vindt u in onze vorige blogpost:  ‘Zijn elektronische handtekeningen voor altijd rechtsgeldig?’

Document opladen PDF
Een document opladen van je computer of cloudaccounts

Documenten klaarmaken

In de volgende stap worden de documenten klaargemaakt: eSignatures detecteert automatisch de naam en de taal van het document en vult die velden vooraf in. Die gegevens kun je uiteraard wijzigen.

Je kan ook een wettelijke kennisgeving toevoegen. Als het document gebruikt wordt in een juridische context, is vaak een melding zoals ‘gelezen en goedgekeurd’ vereist.

Je kan deze optie in- of uitschakelen bij de opmaakinstellingen voor het document. Maak je keuze uit de drie kennisgevingen die voor je klaarstaan en pas ze verder aan indien nodig.

Maak je documenten klaar in enkele eenvoudige stappen

Ondertekenvelden

In deze stap bepaal je waar de ondertekenvelden op de PDF-bestanden komen. In Connective eSignatures sleep je heel makkelijk meerdere ondertekenvelden naar de juiste plek.

Achteraf stel je per veld gewoon de ondertekenaar en de ondertekenmethode in. Afhankelijk van je eSignatures contract heb je de keuze tussen een manuele handtekening, ondertekenen met behulp van een eID of via OTP (e-mail of sms), een biometrische handtekening of gebruikmaken van één van de vele geverifieerde identiteiten (zoals itsme® en iDIN).

Per ondertekenaar kan je de ondertekenmethode bepalen. Voor één document zijn dus meerdere ondertekenmethoden mogelijk, en kan je iedere ondertekenaar laten kiezen uit diverse opties.

Je kan ook formuliervelden toevoegen in de vorm van radio buttons of checkboxes om, indien gewenst, extra informatie van je ondertekenaars te verkrijgen.

Ondertekenvelden PDF
Voeg één of meer ondertekenvelden toe met een ondertekenmethode naar keuze

Documenten versturen naar verschillende ondertekenaars, goedkeurders en ontvangers

Tot slot moet je bepalen wie het document moet ontvangen. Wil je het alleen versturen naar de ondertekenaars die je in de vorige stap hebt aangeduid of ook naar iemand anders? Afhankelijk van het document of de structuur van je bedrijf kan de goedkeuring van specifieke personen noodzakelijk zijn voordat de definitieve versie ondertekend wordt. Of misschien moet het ondertekende bestand naar derden worden verzonden, zodat ook zij op de hoogte zijn.

Bij deze stap kan je de vereiste rollen selecteren en de volgorde van goedkeuring en ondertekening aanduiden – gelijktijdig, opeenvolgend of complex.

Tot slot kan je een vervaldatum voor de documenten kiezen, instellen of de documenten gedownload mogen worden en bepalen of ondertekenaars en goedkeurders de bestanden naar anderen mogen doorsturen.

Verder heb je de mogelijkheid om de standaardmail voor ondertekening of goedkeuring aan te passen voordat de documenten naar alle aangeduide ondertekenaars, goedkeurders en ontvangers verzonden worden.

PDF Document Versturen
Selecteer de nodige personen en de volgorde van ondertekenen/goedkeuren

In een-twee-drie geklaard

Documenten goedkeuren, ondertekenen en versturen neemt in Connective eSignatures slechts drie eenvoudige stappen in beslag. Volledig papierloos en zonder gedoe. Een oplossing die tal van voordelen biedt voor uw bedrijf, werknemers en partners.

Vragen? Contacteer onze experts!