Firma documentos PDF de forma digital con Connective eSignatures

Firma documentos PDF de forma digital

Hubo un tiempo en el que la única opción de firmar un documento consistía en imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta como adjunto en el mismo correo electrónico. Por suerte, hoy existen muchas soluciones avanzadas para librarte de este tedioso proceso. Connective eSignatures es una de ellas. Nuestra solución de firma digital te permite enviar y firmar fácilmente uno o varios documentos, con tan solo unos clics.  

Subir y convertir automáticamente a formato PDF

A la hora de subir un documento o paquete de documentos a Connective eSignatures, puedes seleccionar cualquier archivo compatible en tu PC o portátil o, si lo deseas y lo configuras, sincronizar documentos desde una de tus cuentas en la nube, como Dropbox, Google Drive o OneDrive 

La herramienta de eSignatures te permite subir archivos PDF o XML y documentos de Word. Los archivos de Word se convierten automáticamente a formato PDF, mientras que los ficheros XML y PDF mantienen su formato original.

Cuanto conviertes archivos de Word a PDF, puedes elegir si se guardarán como PDF, PDF/A-1 o PDF/A-2. Las dos últimas versiones son extensiones de archivo, lo que significa que estos tipos de PDF también guardarán las fuentes, los perfiles de color y los demás elementos visuales en tu PDF.

De este modo, tu documento se mostrará exactamente tal como lo has configurado o recibido, sin importar el dispositivo de lectura. Con este formato, tus documentos también estarán a prueba de futuro y seguirán teniendo validez jurídica mientras la configuración de tu firma digital lo permita.  

Para obtener más información sobre la validez de las firmas digitales, consulta nuestra entrada anterior en el blog:  “Las firmas electrónicas, ¿tienen validez jurídica indefinida?” 

Subir documento PDF
Sube un documento desde tu ordenador o cuentas en la nube

Configuración del documento

El siguiente paso del proceso es la configuración del (de los) documento(s). eSignatures detectará automáticamente el nombre del documento y el idioma, y rellenará esos campos por ti. Obviamente, aquí tienes la opción de cambiarlos si es necesario.  

También puedes añadir un aviso legal. Cuando el documento se utiliza en un contexto legal, a menudo requiere una mención como “leído y aprobado”.

Podrás activar y desactivar esta opción en la pantalla de configuración del documento. Podrás elegir entre tres avisos predefinidos y editarlos cuando sea necesario. 

Configuración del documento
Configure su(s) documento(s) en unos pocos pasos

Campos de firma

En esta fase determinarás en qué lugar colocar los campos de firma en tu(s) documento(s) PDF. En Connective eSignatures puedes añadir múltiples campos de firma con la sencilla función de arrastrar y soltar. 

A continuación, tienes la opción de determinar en cada campo quién debe firmar y con qué método. Dependiendo de tu contrato, puedes firmar con un garabato manual, tu DNIe, una OTP (por correo electrónico o SMS), una firma biométrica o numerosas identidades verificadas.  

Puedes elegir libremente el método de firma por cada firmante. Es decir, tienes la opción de combinar varios métodos de firma en el mismo documento, además de ofrecer más de una forma a cada firmante, para que elija la que más le convenga.  

Como característica reciente, también puede agregar campos de formulario (botones de radio, casillas de verificación) para obtener cualquier información adicional requerida de sus firmantes. 

Campos de firma PDF
Añadir uno o varios campos de firma con el método de firma deseado

Enviar a los firmantes, aprobadores y destinatarios seleccionados

El último paso de la configuración consiste en elegir si otras partes, además de los firmantes seleccionados en el paso anterior, deben recibir este documento. Dependiendo del documento o de tu estructura empresarial, puede ser necesario que determinadas personas lo aprueben antes de su finalización o que otros también reciban el documento firmado, para que tomen nota de su estado.  

Este paso te permite seleccionar los roles requeridos y el orden de aprobación o de firma, que puede ser en paralelo, secuencial o complejo 

Por último, también tienes la opción de establecer una fecha tope en tu documento o paquete, de activar o desactivar su descarga y de permitir o impedir que los firmantes o los aprobadores reasignen el paquete a otros.  

También puedes modificar el correo electrónico estándar que se enviará a todos los firmantes, aprobadores y destinatarios seleccionados antes de pulsar “Confirmar” a la hora de enviar tus archivos para su firma o aprobación.  

Enviar documento PDF
Seleccione las funciones requeridas y la orden de firma/aprobación

Tan fácil como decir “Uno, Dos, Tres”

En tan solo tres sencillos pasos podrás enviar, firmar y aprobar tus documentos, siguiendo un proceso sin papeleo ni complicaciones que beneficiará a tu empresa y a tus socios.  

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