Signer électroniquement des documents PDF avec Connective eSignatures

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Il fut un temps où la seule option pour signer un document était de l’imprimer, de le signer, de le scanner et de répondre à l’e-mail avec le document scanné en pièce jointe. Heureusement, il existe de nombreuses solutions modernes qui vous permettent d’éviter ce processus redoutable. Connective eSignatures,notre solution de signature électronique, vous permet d’envoyer et de signer facilement un ou plusieurs documents en quelques clics.

Téléchargement et conversion automatique en PDF

Lorsque vous téléchargez un document ou une série de documents dans Connective eSignatures, vous pouvez sélectionner n’importe quel(s) fichier(s) compatible(s) sur votre PC ou votre ordinateur portable. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez et si vous l’avez configuré, synchroniser des documents à partir de l’un de vos comptes cloud, comme Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Vous pouvez télécharger des PDF, des documents Word ou des fichiers XML dans la solution eSignatures. Les fichiers Word seront automatiquement convertis en fichiers PDF, tandis que les fichiers XML et PDF conserveront leur format d’origine.

Lors de la conversion de fichiers Word en PDF, vous pouvez choisir s’ils seront convertis en PDF, PDF/A-1 ou PDF/A-2. Ces deux derniers sont des types d’archivage, ce qui signifie que ces extensions PDF sauvegarderont également les polices, les profils de couleurs et d’autres éléments visuels de votre PDF.

Ainsi, votre document s’affichera exactement comme vous l’avez configuré ou reçu, quel que soit l’appareil sur lequel il s’affiche. Ce format garantit également que vos documents sont à l’épreuve du temps et qu’ils restent juridiquement valables aussi longtemps que la configuration de votre signature électronique le permet.

Pour plus d’informations sur la validité des signatures électroniques, veuillez consulter notre précédent article de blog :  « La signature électronique : quelle est sa validité dans le temps ? »

Digitally sign PDF - Upload Document - Connective eSignatures
Téléchargez un document de votre PC ou vos comptes cloud

Configuration des documents

L’étape suivante du processus est la configuration du ou des documents. eSignatures détectera automatiquement le nom et la langue du document et préremplira ces champs pour vous, vous avez aussi la possibilité de les modifier si nécessaire.

Il est également possible d’ajouter une mention légale. Si le document est utilisé dans un contexte juridique, il est souvent accompagné d’une mention telle que « lu et approuvé ».

Dans l’écran de configuration du document, vous pouvez activer ou désactiver cette option. Vous pouvez choisir parmi 3 mentions prédéfinies et les modifier si nécessaire.

Configurez vos documents en quelques étapes

Champs de signature

À ce stade, vous allez déterminer où placer les champs de signature sur votre ou vos documents PDF. Dans Connective eSignatures, vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature grâce à une fonctionnalité simple de glisser-déposer.

Ensuite, vous pouvez déterminer par champ qui doit signer et quelle méthode de signature doit être utilisée.

En fonction de votre contrat, vous pouvez signer manuellement, avec votre eID, un OTP (e-mail ou SMS), une signature biométrique ou de nombreuses identités vérifiées telles que itsme®, iDIN, FranceConnect,….

Vous êtes libre de choisir la méthode de signature par signataire, ce qui signifie que vous pouvez avoir plusieurs méthodes de signature dans un même document et que vous pouvez proposer plus d’une méthode de signature par signataire, afin qu’il puisse choisir celle qu’il souhaite utiliser.

Vous pouvez également ajouter des champs de formulaire (boutons radio, cases à cocher) pour obtenir toute information supplémentaire requise de vos signataires.

Digitally sign PDF - Signing Fields - Connective eSignatures
Ajouter un ou plusieurs champs de signature avec une méthode de signature souhaitée

Envoi aux signataires, approbateurs et destinataires sélectionnés

La dernière étape du processus de configuration consiste à choisir si vous souhaitez ajouter d’autres parties que les signataires, que vous avez sélectionnés à l’étape précédente doivent recevoir ce document. En fonction du document ou de la structure de votre entreprise, il peut être nécessaire que des personnes approuvent le document avant qu’il ne soit finalisé ou que d’autres parties reçoivent également le document signé, afin qu’elles soient informées de son statut.

Cette étape vous permet de sélectionner les rôles requis et l’ordre d’approbation/signature, qui peut être parallèle, séquentiel ou complexe.

Enfin, vous pouvez également déterminer si vous souhaitez définir une date d’expiration pour votre document ou série de documents, activer ou désactiver le téléchargement du document et permettre/interdire aux signataires/approbateurs de réassigner la série de documents à une autre partie.

Vous avez également la possibilité de modifier l’e-mail standard qui sera envoyé à tous les signataires, approbateurs et destinataires sélectionnés avant de cliquer sur « confirmer » pour envoyer vos fichiers pour signature ou approbation.

Digitally sign PDF - Send Document - Connective eSignatures
Sélectionner les rôles requis et l'ordre de signature/approbation

Simple comme bonjour

En seulement 3 étapes simples, vous pouvez envoyer, signer et approuver vos documents, garantissant ainsi un processus sans papier et sans tracas qui profitera à votre entreprise et à vos partenaires.

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