Entscheiden Sie sich für die elektronische Signatur von PDF-Dateien
Die Unterzeichnung eines Dokuments ist ein entscheidender Schritt beim Vertragsabschluss eines Projekts. Um diesen Schritt zu erleichtern und zu ermöglichen, ihn persönlich, online oder aus der Ferne durchzuführen, ist die elektronische Signatur einer PDF-Datei eine sichere und schnelle Lösung, die der zunehmenden Digitalisierung und Dematerialisierung des Austauschs von Daten und Dokumenten gerecht wird.
Definition der elektronischen Signatur von PDF-Dateien
Die elektronische Signatur einer PDF-Datei ist eine einfache Lösung, um ein Dokument zu genehmigen. Sie erfüllt verschiedene Anforderungen, die ihre Zuverlässigkeit und Sicherheit gewährleisten.
Worin besteht die elektronische Unterzeichnung einer PDF-Datei?
Die digitale Signatur einer PDF-Datei beruht auf demselben Prinzip wie die eigenhändige Unterschrift. Sie hat auch denselben rechtlichen Stellenwert. Sie ermöglicht es den Unterzeichnern, ihre Unterschrift auf ein PDF-Dokument zu setzen und gleichzeitig die Unversehrtheit und Authentizität des Inhalts des digitalen Dokuments zu schützen.
So funktioniert die PDF-eSignatur
PDF-Dateien sind die am besten gesicherten digitalen Dokumente. Sie lassen sich mit verschiedenen PDF-Anzeigetools durchsehen. Das in Deutschland und Europa bekannteste PDF-Anzeigetool ist Adobe Acrobat Reader DC, doch es gibt auch andere Tools, die online kostenlos oder kostenpflichtig angeboten werden.
Wie funktioniert das?
Eine PDF-Datei elektronisch zu signieren ist also eine sichere Lösung, die einfach und in wenigen schnellen Schritten vollzogen werden kann:
Laden Sie die zu unterzeichnende PDF-Datei in das E-Signatur-Tool von Connective hoch.
Senden Sie das Dokument an die einzelnen Unterzeichner. Jeder Empfänger erhält per E-Mail einen Link, mit dem er auf die PDF-Signaturseite weitergeleitet wird.
Der Unterzeichner stimmt zu, indem er das vorgesehene Kästchen ankreuzt.
Der Unterzeichner authentifiziert sich, indem er den per SMS erhaltenen Geheimcode eingibt und die PDF-Signatur wird bestätigt.
Im Anschluss an diesen Schritt ist das unterzeichnete Dokument im Kundenbereich verfügbar oder wird per E-Mail verschickt. Außerdem erhält jeder Unterzeichner ein namentliches Zertifikat über die qualifizierte elektronische Signatur (QES), mit dem er identifiziert werden kann und das die Vollständigkeit des unterzeichneten Schriftstücks garantiert.
Besonderheiten der elektronischen Signatur von PDF-Dateien
Eine digitale Signatur einer PDF-Datei muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um französischen, europäischen oder sogar internationalen Standards zu entsprechen.
Authentisch
Der Unterzeichner muss genau identifiziert werden können
Fälschungssicher
Eine Vervielfältigung muss völlig unmöglich sein
Nicht wiederverwendbar
Die elektronische Signatur ist nur einmal gültig und muss daher für jedes PDF-Dokument einmalig sein.
Änderungssicher
Nach der Unterzeichnung ist keine Änderung mehr möglich
Unwiderruflich
Der Unterzeichner kann seinen Unterzeichnungsvorgang nicht leugnen
Schnell, sicher und rechtskonform: Die elektronische Signatur einer PDF erleichtert die tägliche Arbeit und den Geschäftsverkehr. Connective bietet Ihnen eine Lösung für die elektronische Signatur von PDF-Dokumenten, mit der Sie Verträge effizient und sicher abschließen können.
Warum lohnt es sich, für Ihre PDF-Dateien auf die digitale Signatur zurückzugreifen?
Eigenhändige Unterschriften haben sich bisher immer bewährt, aber man muss zugeben, dass die digitale Signatur viele Vorteile bietet, sowohl für das Unternehmen als auch für die Unterzeichner.
Der Austausch ist absolut sicher
Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass eigenhändige Unterschriften zuverlässiger seien als digitale Signaturen. Doch ein handschriftlich unterzeichnetes Dokument kann beschädigt werden oder verloren gehen, und die Unterschrift kann gefälscht, verändert oder gelöscht werden …
Dank einer Verschlüsselung der Daten ist die E-Signatur ein äußerst sicheres Verfahren, das durch Signaturzertifikate dokumentiert wird. Jeder Änderungsversuch wird sofort erkannt und eine Warnmeldung erzeugt. Somit sind digitale Signaturen optimal gesichert.
Schneller zum Vertragsabschluss
Die handschriftliche Unterschrift erfordert die Möglichkeit, sich zu treffen oder die Dokumente per Post zu versenden und nach der Unterzeichnung zurückzusenden. Mit der elektronischen Signatur können Sie eine PDF-Datei innerhalb kürzester Zeit mit Ihren Initialen versehen und unterschreiben, was eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt. Wenn die Unterzeichner im Ausland ansässig sind oder wenn mehrere Personen unterschreiben sollen, die auf verschiedenen Kontinenten leben, ist diese Lösung besonders praktisch.
Digitalisierung Ihrer PDF-Dateien
Von nun an ist es dank der elektronischen Signatur nicht mehr nötig, sich mit zahlreichen Papierdokumenten zu belasten. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung, um von einem Handy, Computer oder Tablet aus auf die PDF-Dateien zugreifen zu können. Die PDF-Dokumente werden dann im Kundenbereich gespeichert, was die papierlose Abwicklung und das umweltbewusste Vorgehen der Unternehmen erleichtert.
Kosten sparen
Die elektronische Signatur von PDF-Dateien sorgt dafür, dass kein einziges Dokument mehr ausgedruckt werden muss, und spart somit auch Kosten. Die E-Signatur verringert die Kosten für das Drucken, den Energieverbrauch der Computer, den Postversand und die Archivierung.
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