Arbeitsvertrag
Die elektronische Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags
Seit Juli 2016 ist die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen in Frankreich und in der ganzen EU erlaubt und erleichtert das Leben von Unternehmen und ihren Beschäftigten erheblich. Tatsächlich vereinfacht die digitale Signatur den Einstellungsprozess, denn sie bietet eine einfache und schnelle Lösung für das Paraphieren und Unterschreiben von Vertragsunterlagen. Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Besonderheiten der elektronischen Unterzeichnung von Arbeitsverträgen werfen.
Anforderungen an die e-Signatur für Arbeitsverträge
Die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und entsprechenden Zusatzvereinbarungen ist zwar sehr praktisch für die Abläufe im Unternehmen, es sind jedoch einige Anforderungen zu beachten, damit eine solche Unterzeichnung auch zuverlässig und rechtssicher ist.
Die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen
Seit dem 1. Juli 2016 hat die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung, in Deutschland auch IVT genannt) den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen festgelegt und verleiht ihnen die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftlichen Unterschrift. Wenn ein Unterzeichner also Dokumente elektronisch unterzeichnet, ist seine Unterschrift rechtsgültig und kann nicht angefochten werden. Das elektronische Identifikationsverfahren (Identitätsprüfung) gilt als zuverlässig, sodass viele Arten von Dokumenten, insbesondere Arbeitsverträge, auf diese Weise unterzeichnet werden können.
Elektronische Signaturen: die verschiedenen Sicherheitsstufen
Wie zuverlässig eine elektronische Signatur ist, hängt vom Anwendungsfall ab. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen:
• Einfache elektronische Signatur: Dieses Verfahren garantiert die Integrität des Dokuments durch das Zertifikat für elektronische Signaturen oder das elektronische Siegel, und die Informationen des Unterzeichners werden direkt mit den Daten verknüpft
•Fortgeschrittene elektronische Signatur: Die Authentifizierung des Unterzeichners ist hier weitergehend. Die Signatur wird mithilfe eines digitalen Zertifikats eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet. Für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen wird diese Sicherheitsstufe der elektronischen Signatur empfohlen.
•Die qualifizierte elektronische Signatur: Die qualifizierte elektronische Signatur unterliegt strengeren Kriterien und sieht zusätzlich eine visuelle Identitätsprüfung des Unterzeichners (vor Ort oder per Videoanruf) und die Verwendung einer über eine Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugten Signatur vor.
Warum sollte man einen Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben?
Die Personalabteilungen nutzen immer häufiger die elektronische Signatur für Arbeitsverträge und die dazugehörigen Zusatzvereinbarungen und Änderungen. In der Tat bietet diese Lösung zahlreiche Vorteile.
Einfach
Die Personalabteilung verschwendet keine Zeit mehr mit einer zeitraubenden Aufgabe und kann die entsprechenden Vertragsdokumente einfach erstellen, unterschreiben und speichern.
Verantwortungsbewusst
Die elektronische Signatur erfüllt die Anforderungen des CSR-Ansatzes (Corporate Social Responsibility) im Sinne einer nachhaltigen Entwicklung, da sie Papier überflüssig macht.
Kostengünstig
Der Vertragsabschluss wird verschlankt und die Kosten für Druck, Porto, Archivierung usw. gesenkt.
Schnell
Der Arbeitnehmer kann seinen Vertrag innerhalb eines Tages elektronisch unterzeichnen, was besonders für Einstellungsverfahren bei befristeten oder kurzfristig abgeschlossenen Verträgen interessant ist.
Rechtlich
Die Rechtssicherheit der digitalen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ist gegeben und die elektronische Signatur erfüllt alle Voraussetzungen, um vor Gericht als Beweismittel zu dienen.
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen die elektronische Signatur einführen, um das Einstellungsverfahren flüssiger zu gestalten?
Connective bietet Ihnen eine zuverlässige und rechtssichere Lösung für die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen.
So funktioniert die elektronische Unterzeichnung
von Arbeitsverträgen
Die digitale Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags durchläuft verschiedene Phasen,
zunächst auf Seiten des Arbeitgebers, dann auf Seiten des zukünftigen Mitarbeiters.
Die Unterzeichnung des Vertrags durch den Arbeitgeber
Nach der Erstellung eines digitalen Arbeitsvertrags muss der Personalverantwortliche eines Unternehmens nur noch wenige Schritte unternehmen, um den Vertrag an den Unterzeichner weiterleiten zu können.
Herunterladen des Arbeitsvertrags in die Connective-Lösung für elektronische Signaturen.
Anpassen des Vertrags (Felder, die vom Unterzeichner ausgefüllt werden müssen, Feld für die Unterschrift des Verantwortlichen).
Einstellungen und Angaben für den Versand des Vertrags (personalisierte Nachricht, E-Mail-Adresse des Unterzeichners).
Bestätigung des Versands mit einer Elektronischen Signatur.
Bei den Einstellungen für den Versand kann der Personalverantwortliche wählen, ob er das Dokument vor dem Senden unterschreiben oder auf die Unterschrift des Mitarbeiters warten möchte, bevor er seine eigene Unterschrift leistet.
Die Unterzeichnung des Vertrags durch den Arbeitnehmer
Sobald der Versand des elektronischen Arbeitsvertrags erfolgt ist, erhält der Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link zu dem zu unterzeichnenden Dokument. Es fehlen nur noch einige Schritte, um den Vertragsabschluss zu bestätigen:
Ausfüllen der leeren Felder (Adresse, Name, Telefon …).
Einwilligung in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Connective, die Verschlüsselung und die Datenverarbeitung.
Eingabe des per SMS erhaltenen Authentifizierungscodes.
Bestätigung der Vertragsunterzeichnung.
Alles kann von einem Handy, Computer oder Tablet aus erledigt werden, und der Unterzeichner ist nicht verpflichtet, selbst einen Vertrag mit dem Anbieter für die elektronische Signatur zu schließen, um auf seine Dokumente zugreifen zu können.
Nach der Unterzeichnung wird eine Kopie des Vertrags an die beiden Unterzeichner gesendet. Dabei können auch weitere Exemplare für andere Personen (Personalleiter, Geschäftsführer …) erstellt werden. Der Vertrag wird dann auf der Plattform des Anbieters gespeichert und kann jederzeit von allen Parteien, die Zugriff auf das Dokument haben, heruntergeladen werden. Die Unterschrift hingegen ist nicht mehr veränderbar.
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