Suchen Sie nach einer schlüsselfertigen Lösung, um ein online-Dokument zu unterzeichnen? Sie kennen sich mit dem Verfahren nicht so gut aus und möchten sich einen fundierten Überblick verschaffen? In diesem Artikel wir beschreiben Ihnen alle Vorteile unserer digitalen Lösung, die in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommt.
Alle Schritte, die Sie kennen müssen, um ein Dokument online zu unterschreiben
Die Entwicklung der Technologie hat es vielen Unternehmen ermöglicht, Dokumente online zu unterzeichnen. Die elektronische Signatur ist eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift und spart im Alltag wertvolle Zeit.
1. Vorbereitung der Dokumente
Der erste Schritt besteht natürlich darin, die Dokumente vorzubereiten, die Sie von einem Unternehmen, einem Dienstleister, einem Kunden usw. unterschreiben lassen möchten. Um Zeit zu sparen, steht Ihnen eine Plattform zur Verfügung, auf der Sie die Informationen nach und nach eingeben können.
Dabei werden die gesetzlichen Informationen und Pflichtangaben berücksichtigt, wie z. B. Unterzeichnungsmodalitäten, rechtliche Hinweise, das Ablaufdatum des Vertrags oder der Rechnung, Vollmachten usw.
Sobald Sie alle diese Informationen bestätigt haben, brauchen Sie Ihr PDF-Dokument nur noch freizugeben.
2. Übermittlung der Angaben
Der zweite Schritt ist genauso einfach. Um Dokumente von Ihrem Kunden online unterschreiben zu lassen, müssen Sie alle Informationen über ihn eingeben: die Adresse des Firmensitzes, die MwSt.-Nummer, den Namen des Unterschriftsbevollmächtigten oder den Adressaten der Rechnung/des Kostenvoranschlags usw.
Dieser Schritt ist sehr wichtig, denn wenn Ihnen bei Ihrem Unterzeichner ein Fehler unterläuft, kann er sich weigern, das Online-Dokument zu unterzeichnen und Sie auffordern, das PDF-Dokument zu korrigieren. Und das bedeutet Zeitverlust. Um etwaige Fehler zu minimieren, verfügt die Plattform über eine Datenbank, die nach und nach alle Informationen über die Personen speichert, mit denen Sie Ihre Dokumente online austauschen.
Somit halten sich die Fehler in Ihren Dateien in Grenzen, ganz abgesehen davon, dass Sie bei diesem Schritt Zeit sparen, sobald Sie mit demselben Unternehmen wieder vor einem Vertragsabschluss stehen.
3. Übermittlung und Unterzeichnung des Vertrags
Sobald Ihr Dokument alle wesentlichen Informationen über die Austauschmodalitäten und den Unterzeichner des Vertrags enthält, übermitteln wir es an den Unterzeichner. Ihr Kunde muss das erhaltene Online-Dokument nur noch unterschreiben.
Um eine sichere Übermittlung Ihrer Unternehmensangaben zu gewährleisten, werden die Daten verschlüsselt und die digitalen Signaturen in das Dokument eingefügt. Der Empfänger kann die Unterschrift mit seiner Maus oder, wenn sein Arbeitsgerät dies zulässt, mit einem Touchscreen leisten.
Ein Zeitstempelsystem dokumentiert die Uhrzeit und das Datum der Unterschrift durch Ihren Kunden und gewährleistet die Einhaltung der Daten hinsichtlich der Vertragsunterschrift.
4. Eine rundum persönliche Betreuung
Wenn Sie für das Unterzeichnen Ihrer digitalen Dokumente eine spezialisierte Firma beauftragen, wird dies Ihren Geschäftsalltag und die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern erleichtern. Vor allem erhalten Sie einen genauen Überblick über alle Verträge, Rechnungen und Angebote, die Sie mit der Plattform ausstellen.
Die Plattform kann Sie über verspätete Unterschriften Ihrer Kunden benachrichtigen oder auf Ihren Wunsch hin automatisch Verträge generieren.
Wichtig
Ein Dokument online zu unterschreiben ist viel einfacher, wenn Sie einen professionellen Anbieter beauftragen, der sich wie wir auf digitale Signaturen spezialisiert hat. Die online erstellten Dokumente werden verschlüsselt, damit die Vertraulichkeit der von Ihnen ausgetauschten Daten gewahrt bleibt.
Sie sparen Zeit bei der Nachverfolgung der auszutauschenden Dokumente. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft und optimieren den Austausch mit Ihren Partnern und Mitarbeitern.
Wenn Sie Fragen zu unserer Lösung für elektronische Signaturen oder allgemein zum Thema elektronische Signaturen haben, dann kontaktieren Sie uns über das folgende Kontaktformular.
Noch Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf!
