¿Busca una solución, lista para usar, a fin de firmar documentos en línea? ¿El proceso no le resulta familiar y desea conocer plenamente su mecánica? En este artículo, describimos todas las ventajas de esta solución digital cada vez más presente en el seno de las empresas.
Todas las etapas que deben conocerse para firmar un documento en línea
El desarrollo de la tecnología ha posibilitado que muchas empresas puedan firmar sus documentos en línea. La firma electrónica constituye una alternativa a la firma manuscrita y, además, permite ahorrar un tiempo valioso a diario.
1. Preparación de los documentos
Desde luego, la primera etapa es preparar los documentos objeto de firma por parte de una empresa, un proveedor, un cliente, etc. A fin de ahorrar tiempo, usted tiene una plataforma a su disposición en la que puede introducir los datos sobre la marcha.
Los aspectos legales y obligatorios no se omiten, por ejemplo, las modalidades de firma, los avisos legales, la fecha de vencimiento de un contrato o una factura, los mandatos, etc.
Una vez validados todos estos aspectos, solo le queda validar su documento PDF.
2. Preparación del envío
La segunda etapa también es sumamente simple. Con el objetivo de que su cliente firme un documento, usted debe introducir todos los datos que le conciernen: el domicilio social; el número de IVA; el representante para la firma del contrato o la recepción de las facturas/presupuestos; etc.
Esta etapa es de vital importancia, ya que si no se percata de cualquier error relacionado con el firmante, este puede negarse a firmar el documento en línea y exigirle corregir el documento PDF. En consecuencia, se malgasta el tiempo en el proceso. Con miras a evitar estos errores, la plataforma posee una base de datos en la que, sobre la marcha, se registran todos los datos concernientes a las personas con las que intercambia sus documentos en línea.
Así pues, los errores se reducen en sus archivos y, además, ahorra tiempo en esta etapa cada vez que vuelve a tratar con una misma empresa.
3. Envío y firma del contrato
Una vez que su documento contiene todos los datos esenciales acerca de las modalidades de intercambio y la firma del contrato, solo le resta enviarlo. Su cliente solo tiene que firmar en línea el documento recibido.
Con el objetivo de proteger el envío de su información empresarial, los datos se cifran y las firmas digitales se integran al documento. El destinatario puede firmar con su ratón o bien en una pantalla táctil si así lo permite su herramienta de trabajo.
Un sistema de tiempo o marca temporal registra la hora y la fecha de la firma estampada por su cliente, asegurando el cumplimiento de las fechas en lo que respecta a la firma del contrato.
4. Seguimiento totalmente personalizado
Con la intervención de un profesional especializado, la firma de los documentos digitales con sus asociados facilita su vida cotidiana. En particular, usted tiene a su disposición un seguimiento de la totalidad de sus contratos, facturas y presupuestos emitidos mediante la plataforma.
Dicha plataforma puede notificarle en el caso de que sus clientes se atrasen en firmar, así como generar automáticamente un contrato cuando lo desee.
Conclusión
Firmar un documento en línea es mucho más fácil si se recurre a un profesional como nosotros especializado en firmas digitales. Los documentos creados en línea se cifran a fin de respetar la confidencialidad de los datos que se intercambian.
El seguimiento y el recordatorio de los documentos objeto de intercambio le permiten ahorrar tiempo. Usted se concentra en su actividad principal y en optimizar los intercambios con su asociados y colaboradores.
Si tiene alguna pregunta en relación con nuestra solución de firma electrónica o en materia de firmas electrónicas en general, no dude en ponerse en contacto con nosotros rellenando el formulario siguiente.
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