Online documenten ondertekenen: hoe werkt het?

Online documenten ondertekenen - BLOGHEADER V2

Ben je op zoek naar een kant-en-klare oplossing om online documenten te ondertekenen? Ben je nog niet bekend met het proces en wil je graag weten hoe het in zijn werk gaat? In dit artikel beschrijven we alle voordelen van deze digitale oplossing, die in steeds meer bedrijven gebruikt wordt.

Dit is wat je moet weten over het online ondertekenen van documenten

Dankzij de ontwikkeling van technologie zijn veel bedrijven nu in staat om documenten online te ondertekenen. De elektronische handtekening is een alternatief voor de handgeschreven handtekening en bespaart zo elke dag weer kostbare tijd.

1. Documenten voorbereiden

De allereerste stap is natuurlijk het voorbereiden van de documenten die je een bedrijf, een dienstverlener of een klant wilt laten ondertekenen. Om tijd te besparen stellen wij je een platform ter beschikking, zodat je de informatie stap voor stap kunt invoeren. 

Wettelijke en verplichte informatie wordt daarbij niet vergeten, zoals de ondertekeningsvoorwaarden, de juridische kennisgeving, de vervaldatum van het contract of de factuur, mandaten, enz.

Zodra je al deze informatie hebt gevalideerd, hoef je alleen nog maar je pdf-document te valideren.

2. De zending voorbereiden

De tweede stap is ook heel eenvoudig. Om je klant het document online te laten ondertekenen, moet je alle informatie over hem invoeren: het adres van de maatschappelijke zetel van de onderneming, het BTW-nummer, degene die verantwoordelijk is voor het ondertekenen van het contract of de ontvangst van de factuur/offerte, enz.

Deze stap is erg belangrijk, want als je een fout maakt in de gegevens van de ondertekenaar, kan hij weigeren het document online te ondertekenen en je vragen het pdf-document te corrigeren. Dan verlies je dus tijd tijdens het proces. Om deze fouten te beperken, beschikt het platform over een database die geleidelijk alle informatie registreert over de mensen met wie je online je documenten uitwisselt.

Daardoor komen fouten in je bestanden minder vaak voor en bespaar je heel wat tijd als je nogmaals met dezelfde onderneming zaken doet.

3. Verzenden en ondertekenen van het contract

Zodra je document alle essentiële informatie over de uitwisselingsvoorwaarden en over de ondertekenaar van het contract bevat, hoef je het alleen nog maar op te sturen. Je klant hoeft alleen nog maar het ontvangen online document te ondertekenen.

Om de verzending van de informatie van je bedrijf te beveiligen, worden de gegevens versleuteld en worden de digitale handtekeningen in het document geïntegreerd. De ontvanger kan zijn handtekening zetten met zijn muis of een touch screen als hij dat heeft.

Een tijdstempelsysteem registreert de tijd en de datum waarop de klant zijn handtekening zet, zodat de data waarop het contract moet worden ondertekend, worden nageleefd.

4. Een zeer persoonlijke follow-up

Een beroep doen op een gespecialiseerde professional voor het ondertekenen van digitale documenten maakt je dagelijks leven eenvoudiger. Je hebt met name een follow-up van alle contracten, facturen en offertes die je met het platform uitbrengt

Het platform kan je waarschuwen als een klant te laat ondertekent of automatisch contracten genereren op verzoek. 

Niet vergeten

Het online ondertekenen van een document is veel eenvoudiger als je een professional inschakelt die gespecialiseerd is in digitale handtekeningen, zoals wij. De documenten die online worden opgesteld, worden versleuteld om de vertrouwelijkheid van de gegevens die je uitwisselt te respecteren.

Het bijhouden en terughalen van documenten om uit te wisselen bespaart je tijd. Jij kunt je richten op je core business en de uitwisselingen met je partners en medewerkers optimaliseren.

Als je vragen hebt over onze oplossing voor elektronische handtekeningen of over het onderwerp elektronisch ondertekenen in het algemeen, neem dan gerust contact met ons op door onderstaand formulier in te vullen. 

Vragen? Contacteer onze experts!