Vous recherchez une solution pour signer un document en ligne clé en main ? Vous ne connaissez pas très bien le processus et vous souhaitez en connaître l’ensemble de ses rouages ? Nous vous décrivons à travers cet article tous les avantages de cette solution numérique, de plus en plus présente au sein des entreprises.
Toutes les étapes à connaître pour signer un document en ligne
Le développement de la technologie a permis à de nombreuses entreprises de signer des documents en ligne. La signature électronique est une alternative à la signature manuscrite et permet de gagner ainsi un temps précieux au quotidien.
1. La préparation des documents
La toute première étape est bien entendu de préparer les documents que vous souhaitez faire signer à une entreprise, un prestataire, un client, etc. Afin de gagner du temps, une plateforme est mise à votre disposition, afin que vous rentriez les informations au fur et à mesure.
Les informations légales et obligatoires ne sont pas oubliées telles que les modalités de signature, les mentions légales, la date d’expiration du contrat ou de la facture, les mandats, etc.
Dès que vous avez validé l’ensemble de ces informations, il ne vous reste plus qu’à valider votre document PDF.
2. Préparer son envoi
La seconde étape est tout aussi simple. Afin de faire signer le document en ligne à votre client, vous devez rentrer l’ensemble des informations le concernant : l’adresse du siège de l’entreprise, le numéro de SIRET, le représentant de la signature du contrat ou de la réception de la facture/devis, etc.
Cette étape est très importante car si vous omettez une erreur sur votre signataire, celui-ci peut refuser de signer le document en ligne et vous demander de corriger le document PDF. Vous perdez donc du temps dans le processus. Afin de limiter ces erreurs, la plateforme possède une base de données qui enregistre au fur et à mesure l’ensemble des informations concernant les personnes avec qui vous échangez vos documents en ligne.
Les erreurs sont donc limitées sur vos fichiers, sans compter que vous gagnez du temps lors de cette étape dès lors que vous retraitez avec la même entreprise.
3. L'envoi et la signature du contrat
Dès lors que votre document contient toutes les informations essentielles sur les modalités d’échange et sur le signataire du contrat, il nous reste plus qu’à le lui envoyer. Votre client n’a plus qu’à signer le document en ligne reçu.
Afin de sécuriser l’envoi des informations de votre entreprise, les données sont cryptées et les signatures numériques sont intégrées au document. Le destinataire peut réaliser la signature avec sa souris, ou bien un écran tactile si son outil de travail le lui permet.
Un système d’horodatage acte de l’heure et de la date de la signature par votre client, assurant le respect des dates quant à la signature du contrat.
4. Un suivi entièrement personnalisé
En passant par un professionnel spécialisé, la signature de documents numériques avec vos partenaires facilite votre quotidien. Vous avez notamment un suivi de l’ensemble des contrats, des factures et des devis que vous émettez avec la plateforme.
Celle-ci peut vous notifier en cas de retard de signature de la part de vos clients où générer des contrats automatiquement à votre demande.
À retenir
Signer un document en ligne est beaucoup plus facile si vous faites appel à un professionnel, spécialisé dans la signature numérique, comme nous. Les documents réalisés en ligne sont cryptés afin de respecter la confidentialité des données que vous échangez.
Le suivi et le rappel des documents à échanger vous font gagner du temps. Vous vous concentrez sur votre cœur de métier et optimisez les échanges avec vos partenaires et collaborateurs.
Si vous avez des questions concernant notre solution de signature électronique ou le sujet de signer électroniquement en général, n’hésitez pas à nous contacter par remplir le formulaire ci-dessous.
Des questions ? Contactez nos experts !
