Arbeidsovereenkomst

Een elektronische handtekening
onder een arbeidsovereenkomst

Sinds juli 2016 is de elektronische handtekening onder een arbeidscontract toegestaan in Frankrijk en Europa, wat het leven van bedrijven en hun werknemers aanzienlijk vereenvoudigt. De digitale handtekening vereenvoudigt namelijk het wervingsproces door een eenvoudige en snelle oplossing te bieden voor het paraferen en ondertekenen van een document. Laten we de bijzonderheden van een elektronische handtekening onder een arbeidscontract eens nader bekijken.

De voorwaarden voor een e-handtekening onder een arbeidscontract

Hoewel elektronische handtekeningen onder arbeidscontracten en goedkeuringen zeer praktisch zijn voor de bedrijfsvoering, moeten ze wel aan enkele voorwaarden voldoen om perfect betrouwbaar en veilig te zijn.

Compliance

De wettelijke voorwaarden voor een e-handtekening onder een arbeidscontract

Sinds 1 juli 2016 heeft de Europese eIDAS-verordening het wettelijke kader voor elektronische handtekeningen gedefinieerd en dezelfde juridische waarde eraan toegekend als aan een handgeschreven handtekening. Wanneer een ondertekenaar documenten elektronisch ondertekent, is zijn handtekening dus rechtsgeldig en kan deze niet in twijfel worden getrokken. Het proces van elektronische identificatie wordt als betrouwbaar beschouwd, waardoor het mogelijk is om vele soorten documenten te ondertekenen, waaronder arbeidscontracten.

Data Protection 2

Elektronische handtekeningen: de verschillende beveiligingsniveaus

Het niveau van betrouwbaarheid van een elektronische handtekening hangt af van de reikwijdte van het bedrijf, dat 3 soorten elektronische handtekeningen kan gebruiken. • Eenvoudige elektronische handtekening: deze procedure waarborgt de integriteit van het document door middel van het certificaat van elektronische handtekening (CSE) of het elektronische zegel, en de informatie van de ondertekenaar wordt rechtstreeks gekoppeld aan de gegevens;
De geavanceerde elektronische handtekening: de authenticatie van de ondertekenaar is hier geavanceerder en maakt het mogelijk om hem op een ondubbelzinnige manier aan de informatie te koppelen dankzij een digitaal certificaat. Dit is het aanbevolen niveau van elektronische handtekening voor arbeidscontracten;
De gekwalificeerde elektronische handtekening: bij deze geavanceerde handtekening is er ook sprake van een visuele verificatie van de ondertekenaar (ter plaatse of per videoconferentie) en een SSCD-gecertificeerde handtekening.

Waarom is het een goed idee om een arbeidscontract elektronisch te ondertekenen?

Human resource-afdelingen maken steeds vaker gebruik van elektronische handtekeningen, of het nu gaat om een arbeidscontract of een goedkeuring. Deze oplossing biedt vele voordelen.

Simpel

HR verspilt geen tijd meer aan een tijdrovende taak en kan eenvoudig documenten opstellen, ondertekenen en opslaan.

Verantwoordelijk

de elektronische handtekening maakt deel uit van de MVO-aanpak (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) door geen papier te gebruiken en zo te voldoen aan een duurzame ontwikkelingsdoelstelling.

Economisch

Contractbeheer wordt eenvoudiger, dus minder kosten voor afdrukken, verzenden, archiveren, enz.

Snel

De werknemer kan zijn contract binnen een dag elektronisch ondertekenen, wat vooral interessant is voor wervingsprocessen voor kortlopende of last-minute-contracten.

Juridisch

De rechtszekerheid van de digitale ondertekening onder een arbeidscontract is gewaarborgd en kan bewijs vormen voor de rechter.

Wilt u de elektronische handtekening in uw bedrijf implementeren om het rekruteringsproces te stroomlijnen?

Connective biedt u een betrouwbare en volkomen legale oplossing voor de elektronische ondertekening van arbeidscontracten.

Zo werkt de elektronische ondertekening
van arbeidscontracten

De digitale ondertekening van een arbeidscontract is een proces in verschillende stadia,
eerst aan de kant van de werkgever, vervolgens aan de kant van de toekomstige werknemer.

De handtekening van het bedrijf

Na het opstellen van een digitaal arbeidscontract hoeft de rekruteringsmanager van een bedrijf slechts enkele stappen te doorlopen om dit door te geven aan de ondertekenaar.

1

De arbeidsovereenkomst opladen in Connective’s oplossing voor elektronische handtekeningen.

2

Het contract aanpassen (velden in te vullen door de ondertekenaar, handtekeningveld voor de manager).

3

De verzending van het contract verzorgen (gepersonaliseerd bericht, e-mailadres van de ondertekenaar).

4

De verzending valideren met een elektronische handtekening.

Bij het instellen van de zending kan de professional ervoor kiezen om het document te ondertekenen voordat het wordt verzonden, of te wachten tot de werknemer zijn/haar handtekening heeft gezet.

De handtekening van de werknemer

Zodra het elektronische arbeidscontract is verzonden, ontvangt de ondertekenaar een e-mail met daarin een link naar het te ondertekenen document.  Deze kan in een paar stappen het contract valideren:

1

De lege velden invullen (adres, naam, telefoonnummer, enz.).

2

De algemene voorwaarden, encryptie en gegevensverwerking van Connective accepteren.

3

De per sms ontvangen verificatiecode invoeren.

4

De ondertekening van het contract valideren.

De ondertekenaar kan dit doen vanaf een mobiel, een computer of een tablet en hoeft zich niet te abonneren op de oplossing voor elektronische handtekeningen om toegang te krijgen tot zijn documenten.

Na ondertekening wordt een kopie van het contract naar beide ondertekenaars gestuurd, maar het is ook mogelijk om een kopie te maken voor andere mensen (HRD, CEO …). Het contract wordt vervolgens opgeslagen op het softwareplatform en kan op elk moment worden gedownload door alle partijen die toegang hebben tot het document. De handtekening kan echter niet meer gewijzigd worden.

Wil je meer weten? Contacteer ons! Of beter nog: probeer het gewoon zelf uit!

Benieuwd hoe Connective eSignatures werkt?

Wil je met iemand van Connective praten?