Contract
Een elektronische handtekening
onder een contract
Een contract elektronisch ondertekenen is een handige en snelle manier om verschillende projecten juridisch af te ronden. Dit proces is een uitkomst voor professionals en particulieren en versnelt en optimaliseert het opstellen van een contract. Connective wil u graag het gemak en de werking laten zien van een elektronische handtekening onder een contract.
Elektronische handtekening: definitie
Een elektronische handtekening is een procedé om een digitaal document te ondertekenen. Anders dan de handgeschreven handtekening die wordt gescand om deze op verschillende documenten aan te brengen, wordt de digitale handtekening volledig online gezet, heel eenvoudig en in slechts een paar minuten, zonder dat alle ondertekenaars op dezelfde plek hoeven te zijn.
Deze oplossing wordt gebruikt om de ondertekening van belangrijke documenten te vergemakkelijken en te versnellen, maar ook om het aantal afdrukken en daarmee de milieu-impact te beperken.
Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt voor het paraferen van verschillende officiële documenten, met name contracten.
Waarom een contract elektronisch ondertekenen?
De digitalisering van het contract en de digitale handtekening bieden nieuwe perspectieven voor contractering en maken het proces veel soepeler en veiliger. Het elektronisch ondertekenen van een contract biedt voordelen voor zowel bedrijven als particulieren.
Tijdwinst
Een digitaal contract hoeft niet geprint en verstuurd te worden en kan ondertekend worden zonder dat daar een afspraak voor gemaakt moet worden. Ondertekenaars ontvangen bestanden en bijlagen rechtstreeks per e-mail, ondertekenen ze en sturen ze onmiddellijk terug.
Vrijheid
Het is niet nodig om een afspraak voor de ondertekening in de agenda te zetten. Met digitale handtekeningen kunt u documenten ondertekenen waar en wanneer u wilt en vanaf elk aangesloten apparaat.
Grotere veiligheid
Dankzij de gecodeerde gegevens van de elektronische handtekening wordt de identiteit van de ondertekenaar geauthentificeerd, waarna de gecodeerde vingerafdruk elke wijziging na ondertekening voorkomt.
Georganiseerde en betrouwbare archivering
Na ondertekening kunt u beslissen om de documenten af te drukken, maar u kunt ze ook archiveren in de database, om al uw contracten veilig en betrouwbaar op één plek te bewaren. Met een eenvoudige internetverbinding hebt u altijd toegang tot uw contracten.
Welke contracten kunt u elektronisch ondertekenen?
Als u sceptisch bent over het gebruik van de digitale handtekening voor uw officiële documenten, is het goed om te weten dat de elektronische handtekening en de handgeschreven handtekening tegenwoordig dezelfde juridische waarde hebben. Zo kan elk contract elektronisch worden ondertekend, of het nu gaat om een arbeidscontract, een huurcontract, een verkoopovereenkomst of zelfs een reservering.
Elektronische handtekening: zo werkt het
Als u sceptisch bent over het gebruik van de digitale handtekening voor uw officiële documenten, is het goed om te weten dat de elektronische handtekening en de handgeschreven handtekening tegenwoordig dezelfde juridische waarde hebben. Zo kan elk contract elektronisch worden ondertekend, of het nu gaat om een arbeidscontract, een huurcontract, een verkoopovereenkomst of zelfs een reservering.
Een elektronische handtekening onder een contract begint natuurlijk met het opstellen van het document op de computer. Vervolgens wordt het geregistreerd op het platform voor elektronische handtekeningen, voordat het naar de verschillende ondertekenaars wordt verzonden. De ontvangers ontvangen dan een e-mail met een link naar het online contract.
De ondertekenaar moet dan zijn toestemming geven, om te garanderen dat hij kennis heeft genomen van het document en de bijbehorende verplichtingen. Daarvoor hoeft hij alleen maar een vakje aan te vinken en zich te authentificeren door de per sms ontvangen code in te voeren. Deze stappen zijn essentieel voor de authentificatie van de ondertekenaar.
Zodra alle partijen het contract hebben ondertekend, worden de documenten per e-mail verzonden of blijven ze beschikbaar in een klantenzone. Elke ondertekenaar ontvangt daarnaast een certificaat van elektronische handtekening (CSE) waarmee de ondertekening wordt gecertificeerd.
Wat is er nodig voor het elektronisch ondertekenen van een contract?
Het doel van de elektronische handtekening is het vereenvoudigen van alle procedures. Daarom is het nu mogelijk om een contract te ondertekenen vanaf veel verbonden apparaten: smartphone, tablet, pc, laptop … Een goede internetverbinding is voldoende om een handtekening 100 % online te zetten.
De wettelijke voorwaarden
voor een elektronische handtekening
Om een elektronische handtekening wettelijk te laten erkennen is het niet voldoende om een vakje onder een document aan te vinken. Zo definieert het Europees recht, de eIDAS-verordening, 3 identificatieniveaus voor elektronische handtekeningen.
De eenvoudige handtekening
SES
De meest gebruikte procedure, de eenvoudige elektronische handtekening, heeft het voordeel dat deze eenvoudig en soepel is. Maar hoewel deze handtekening gemakkelijk in gebruik is, is de mate van beveiliging relatief laag, omdat er niet echt toestemming of identiteitsverificatie voor vereist is. Connective biedt echter een eenvoudige handtekening met een minimum aan beveiliging: tijdstempel, documentintegriteit en archivering.
Dit type elektronische handtekening wordt vaak gebruik voor het ondertekenen van contracten, maar ook offertes of facturen.
De geavanceerde handtekening
AES
Het beveiligingsniveau van de geavanceerde elektronische handtekening is hoger. Deze wordt dan ook gebruikt voor het formaliseren van transacties met een groot financieel of juridisch belang. Voor dit type digitale handtekening gelden dan ook strengere identificatiecriteria:
- De handtekening moet op ondubbelzinnige wijze aan de ondertekenaar zijn gekoppeld;
- De ondertekenaar moet eenvoudig en veilig kunnen worden geïdentificeerd;
- De ondertekening moet worden uitgevoerd op een apparaat waarover de ondertekenaar exclusieve controle heeft (computer, smartphone, enz.);
- Er mogen gegarandeerd achteraf geen wijzigingen in kunnen worden aangebracht.
Geavanceerde handtekeningen worden daarom vaak gebruikt om een contract voor een bankproduct, een kredietovereenkomst of een verzekeringscontract te ondertekenen.
De gekwalificeerde handtekening
QES
Voor de gekwalificeerde elektronische handtekening worden dezelfde criteria gehanteerd als voor de geavanceerde handtekening, met een nog hoger beveiligingsniveau. Maar in dit geval moet de identiteit van de ondertekenaar vooraf worden gevalideerd en wordt de handtekeningsleutel geïntegreerd in een apparaat dat is gekwalificeerd voor elektronische handtekeningen (QSCD).
Een van de voorwaarden van de gekwalificeerde handtekening is dat ze wordt uitgegeven door een gekwalificeerde certificaatsauthoriteit, die zelf geaccrediteerd moet worden door het toezichthoudend orgaan van de lidstaat (in de EU) waar de CA zich bevindt.
Bij goedkeuring is dat certificaat dan geldig in Europa onder de EIDAS-wetgeving.
Voor meer informatie over de andere voorwaarden van een gekwalificeerde handtekening, ga naar ons Trust Center.
Wil je meer weten? Contacteer ons! Of beter nog: probeer het gewoon zelf uit!
Benieuwd hoe Connective eSignatures werkt?
Wil je met iemand van Connective praten?
