Contrat de travail

La signature électronique
d´un contrat de travail

Depuis juillet 2016, la signature électronique du contrat de travail est autorisée en France et en Europe, et facilite grandement la vie des entreprises et de leurs salariés. En effet, la signature numérique simplifie le processus d’embauche en proposant une solution simple et rapide de parapher et signer un document. Faisons le point sur les particularités de la signature électronique du contrat de travail.

Les exigences de l’e-signature pour le contrat de travail

Si les signatures électroniques des contrats de travail et des avenants sont très pratiques dans la gestion d’une entreprise, elles requièrent toutefois quelques exigences pour être parfaitement fiables et sécurisées.

Compliance

Les conditions légales de l’e-signature pour les contrats de travail

Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen eIDAS a défini le cadre légal de la signature électronique, et lui confère la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Ainsi, lorsqu’un signataire signe des documents électroniquement, sa signature est juridiquement valable et ne peut être remise en cause. Le procédé d’identification électronique est considéré comme fiable, ce qui permet de signer de nombreux types de documents, et notamment des contrats de travail.

Data Protection 2

Signatures électroniques : les différents niveaux de sécurité

Le niveau de fiabilité d’une signature électronique dépend du champ d’application de l’entreprise, qui peut avoir recours à 3 types de signatures électroniques.

La signature électronique simple : cette procédure garantit l’intégrité du document grâce au certificat de signature électronique (CSE) ou le cachet électronique, et les informations du signataire sont directement associées aux données ;
La signature électronique avancée : l’authentification du signataire est ici plus poussée et permet de le lier aux informations de façon univoque grâce à un certificat digital. C’est le niveau de signature électronique recommandé pour les contrats de travail ;
La signature électronique qualifiée : cette signature avancée dispose en plus d’une vérification visuelle du signataire (in situ ou par visioconférence) et de l’utilisation d’une signature certifiée SSCD.

Pourquoi signer électroniquement un contrat de travail ?

Les services des ressources humaines ont de plus en plus souvent recours à la signature électronique, que ce soit pour un contrat de travail ou un avenant. En effet, les avantages de cette solution sont nombreux.

Simple

Les RH ne perdent plus de temps dans une tâche chronophage et peuvent créer, signer et stocker facilement les documents.

Responsable

La signature électronique s’intègre dans la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) puisqu’elle met fin au papier et répond ainsi à un objectif de développement durable.

Économique

La gestion des contrats est allégée, et permet ainsi de réduire les coûts liés à l’impression, l’affranchissement, l’archivage…

Rapide

Le salarié peut signer son contrat électroniquement dans la journée, ce qui est particulièrement intéressant pour les processus de recrutement de contrats à courte durée ou de dernière minute.

Legale

la sécurité juridique de la signature numérique du contrat de travail est assurée, et peut constituer une preuve en justice.

Vous souhaitez mettre en place la signature électronique dans votre entreprise pour fluidifier le processus de recrutement ?


Connective vous propose une solution de signature électronique de contrat de travail fiable et totalement légale.

Le fonctionnement de la signature électronique
des contrats de travail

La signature numérique d’un contrat de travail passe par différentes étapes,
d’abord du côté de l’employeur, ensuite du côté du futur collaborateur.

La signature du côté de l’entreprise

Après avoir rédigé un contrat de travail numérique, le responsable de recrutement d’une entreprise n’a plus qu’à suivre quelques étapes pour le transmettre au signataire.

1

Télécharger le contrat de travail dans la solution signature électronique de Connective. 

2

Configurer le contrat (champs à remplir par le signataire, champ de signature du responsable)

3

Configurer l’envoi du contrat (message personnalisé, adresse mail du signataire)

4

Valider l’envoi par signer avec une signature électronique

Lors du paramétrage de l’envoi, le professionnel peut choisir de signer le document avant de le transmettre, ou d’attendre la signature de l’employé pour signer en retour.

La signature du côté du salarié

Dès que l’envoi du contrat de travail électronique est effectué, le signataire reçoit un mail contenant un lien vers le document à signer. Il lui suffira de suivre plusieurs étapes pour valider la contractualisation :

1

Remplir les champs vides (adresse, nom, téléphone…).

2

Accepter les conditions générales de Connective, le chiffrage et le traitement des données.

3

Rentrer le code d’authentification reçu par SMS.

4

Valider la signature du contrat.

Ces étapes peuvent se faire depuis un mobile, un ordinateur ou une tablette, et le signataire n’est pas obligé de souscrire à l’offre de solution de signature électronique pour accéder à ses documents.

Après signature, une copie du contrat est envoyée aux deux signataires, mais il est aussi possible de créer une copie pour d’autres personnes (DRH, PDG…). Le contrat est alors stocké sur la plateforme du logiciel, et téléchargeable à tout moment par toutes les parties ayant accès au document. En revanche, la signature n’est plus modifiable.

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