Letztlich bietet die Automatisierung von Dokumenten grenzenlose Möglichkeiten für alle Bereiche innerhalb eines Unternehmens. Von der Ausstellung von Mitarbeiterverträgen über den Versand von Rechnungen bis hin zum E-Mail-Marketing – ein richtig integrierter und implementierter Prozess kann die Art und Weise, wie Unternehmen Verwaltung und Kommunikation handhaben, verändern.
Trotz der weitreichenden Vorteile kann die Implementierung der Dokumentenautomatisierung (wie jede andere Initiative zur digitalen Transformation) eine Herausforderung darstellen. Dies gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder dem technischen Know-how der Mitarbeiter. Zu den besonderen Herausforderungen gehören:
5 Herausforderungen bei der Umsetzung der Dokumentenautomatisierung
1. Suche & Zusammenstellung von Dokumenten für die Automatisierung
Die Automatisierung zielt darauf ab, die Zeit für die Suche nach Dokumenten zu verkürzen, aber jedes Automatisierungsprojekt bedeutet auch, dass diese Dokumente erst einmal zusammengestellt werden müssen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente physisch oder digital gespeichert werden, beides kann problematisch sein. Es kann schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll, wenn sich die Ablagesysteme geändert haben oder wenn digital gespeicherte Dokumente in verschiedenen Laufwerken und Ordnern gespeichert sind.
2. Wachense Anzahl von Dokumenten
Die Dokumentation ist ein unvermeidlicher Bestandteil jedes Unternehmens, und mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Zahl der Dokumente. Dieser ständige Strom und seine Komplexität wird von AIIM als „Informationschaos“ bezeichnet.
In ihrem Bericht „State of the Intelligent Information Management Industry“ skizziert die AIIM, dass Unternehmen erwarten, dass das Informationschaos noch schlimmer wird. Die Befragten gaben an, dass sie in den nächsten zwei Jahren mit einem Anstieg der Informationsmenge rechnen, die sie zu bewältigen haben, und zwar um das 4,5-fache im Vergleich zu ihrem derzeitigen Ausgangspunkt. Für Unternehmen, die sowohl ihre Dokumente als auch ihre Verwaltung automatisieren wollen, kann die ständig wachsende Zahl von Dokumenten den Prozess kaum noch zu bewältigen sein.
3. Verwaltung mehrerer Versionhistorien
Selbst wenn die Unternehmen Versuche unternommen haben, Informationen zu digitalisieren, geschieht dies häufig nach dem Prinzip des Kopierens und Einfügens. Und wenn Dokumente doppelt vorhanden sind, woher weiß man dann, welches Dokument die aktuellsten Informationen enthält und welche Daten im Rahmen des Automatisierungsprozesses verwendet werden sollen?
Die Beurteilung einer „Softcopy“ nach dem Datum der letzten Änderung
gibt nur Aufschluss darüber, wann sie aktualisiert wurde, nicht aber darüber, ob diese Änderungen tatsächlich auf dem neuesten Stand waren oder ob sie von einer noch älteren Version übernommen wurden. Diese Unklarheit kann unglaublich frustrierend sein, ganz zu schweigen von der Zeitverschwendung. Dies ist jedoch eine Herausforderung, mit der fast alle Organisationen konfrontiert sind.
4. Gewährleistung der Sicherheit
Sowohl physische als auch digital gespeicherte Dokumente können gestohlen, verloren oder zerstört werden. Während jedoch physische Dokumente mit Schloss und Schlüssel sicher aufbewahrt werden können, können digital gespeicherte Daten aus Tausenden von Kilometern Entfernung manipuliert werden.
Jede Initiative zur Automatisierung von Dokumenten sollte den Unternehmen daher robuste Lösungen bieten, die gewährleisten, dass sensible Daten so sicher wie möglich sind insbesondere, wenn sie auf Cloud-basierten Plattformen gespeichert sind.
5. Widerstand gegen den Wandel
Eine der am häufigsten übersehenen Herausforderungen bei der Automatisierung ist der Mensch. Veränderungen sind in den besten Zeiten beängstigend, aber die „Automatisierung“ am Arbeitsplatz kann zu unnötigen Ängsten und sogar zu Unmut führen.
Auf den Widerstand gegen neue Arbeitsformen und die damit verbundenen Herausforderungen müssen sich die Unternehmen vorbereiten und die Thematik mit ihren Mitarbeitern im Vorfeld diskutieren.
Wie Unternehmen eine effiziente Dokumentenautomatisierung einführen können
Um sich gegen diese Herausforderungen zu wappnen, haben wir ein Whitepaper mit dem Titel „The Ultimate Guide to Document Automation“ verfasst, das sich ganz der Dokumentenautomatisierung widmet. Dieses Whitepaper legt dar:
- Was ist Dokumentenautomatisierung (und was nicht)
- Die Herausforderungen und Kosten, mit denen die Unternehmen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung konfrontiert sind
- Die Vorteile und möglichen Nachteile der Dokumentenautomatisierung
- Wie können Unternehmen die Dokumentenautomatisierung in fünf einfachen Schritten umsetzen
