L’automatisation des documents présente des possibilités illimitées pour tous les domaines d’activité d’une entreprise. De l’établissement des contrats de travail à l’envoi des factures en passant par le marketing par e-mail, un processus correctement intégré et mis en oeuvre a la capacité de transformer la façon dont les entreprises gèrent leurs activités d’administration et de communication.
Bien que les avantages soient considérables, la mise en oeuvre de l’automatisation des documents (ainsi que toute initiative de transformation numérique) peut s’avérer difficile, et ce, quelle que soit la taille de l’organisation ou l’expertise technique des employés. Certaines de ces difficultés sont présentées ci-dessous :
Les 5 défis de l’automatisation des documents
1. Recherche et collecte des documents en vue de l´automatisation
L’automatisation vise à réduire le temps consacré à la recherche de documents, mais tout projet d’automatisation implique également de collecter ces documents au départ.
Cette tâche est parfois problématique, quel que soit le format de conservation (physique ou numérique) de ces documents. Il peut être difficile de savoir par où commencer si les systèmes de classement ont été modifiés ou si des documents conservés numériquement sont sauvegardés sur des disques et dans des dossiers différents.
2. Augmentation du volume de documents
La documentation est un élément inévitable de la gestion d’une entreprise et plus cette dernière se développe, plus le nombre de documents augmente. L’AIIM utilise l’expression « chaos informationnel » pour désigner ce flux constant et sa complexité.
Dans son rapport sur l’état du secteur de la gestion intelligente des informations (State of the Intelligent Information Management Industry), l’AIIM explique que les entreprises s’attendent à une aggravation du chaos informationnel. D’après les personnes interrogées, la quantité d’informations qu’elles devront traiter au cours des deux années à venir devrait être 4,5 fois plus importante qu’aujourd’hui. Pour les entreprises qui cherchent à automatiser à la fois leur gestion et le traitement de leurs documents, le nombre sans cesse croissant de documents peut rendre le processus extraordinairement difficile.
3. Gestion des historiques de versions
Même lorsqu’elles tentent de numériser leurs informations, les entreprises le font souvent en adoptant une approche de type « copier-coller ». De plus, en cas de documents dupliqués, comment identifier celui qui contient les informations les plus récentes et, par conséquent, déterminer quelles sont les données à utiliser dans le processus d’automatisation ?
Juger une copie électronique sur la date de sa dernière modification vous indique seulement le moment où elle a été mise à jour, mais ne permet pas de vérifier si ces modifications étaient réellement à jour ou si elles provenaient d’une version encore plus ancienne. Cette ambiguïté peut être incroyablement frustrante, sans parler de la perte de temps qu’elle entraîne. C’est pourtant une difficulté rencontrée par presque toutes les organisations.
4. Mise en place de la sécurité
Les documents conservés aussi bien sous forme physique que numérique peuvent être volés, perdus ou détruits. Mais s’il est possible de garder des documents physiques sous clé en toute sécurité, les données stockées numériquement peuvent être falsifiées même à plusieurs milliers de kilomètres de distance.
Toute initiative d’automatisation de documents doit donc fournir aux entreprises des solutions fiables permettant de garantir au mieux la sécurité des données sensibles, surtout si elles sont conservées sur des plateformes de stockage dans le cloud.
5. Résistance au changement
Les personnes représentent l’une des difficultés les plus négligées en matière d’automatisation. Le changement est une chose effrayante dans le meilleur des cas, mais l’automatisation sur le lieu de travail peut générer de l’angoisse inutile, voire du ressentiment.
La résistance aux nouvelles méthodes de travail et les difficultés que cela peut entraîner sont des éléments auxquels les entreprises devront se préparer et dont elles devront discuter au préalable avec leurs employés.
Comment les entreprises peuvent mettre en œuvre une automatisation efficace des documents
Pour vous armer contre ces défis, nous avons rédigé un livre blanc intitulé » Guide ultime d´automatisation des documents », entièrement consacré à l’automatisation des documents. Ce livre blanc présente :
- Ce qu’est l’automatisation des documents (et ce qu’elle n’est pas)
- Les défis et les coûts auxquels les entreprises font face en matière de gestion des documents
- Les avantages et les inconvénients potentiels de l’automatisation des documents
- Comment les entreprises peuvent-elles mettre en oeuvre l’automatisation des documents en cinq étapes simples
Nous aborderons également les points essentiels à prendre en compte afin que vous puissiez trouver et mettre en oeuvre une solution vous permettant, à vous et à vos employés, de créer en un temps record des documents personnalisés et prêts à l’emploi.
