Document automation, het proces waarbij automatisch documenten worden
gemaakt, biedt eindeloze mogelijkheden voor alle onderdelen van een bedrijf. Een goed geïntegreerde en geïmplementeerde procedure kan de manier waarop bedrijven omgaan met administratie en communicatie transformeren. Denk daarbij aan zaken als het genereren van werknemerscontracten, het versturen van facturen en e-mailmarketing.
Hoewel document automation vergaande voordelen heeft, kan het implementeren ervan (net als andere onderdelen van de digitale
transformatie) een uitdaging zijn. Dit geldt voor bedrijven van iedere grootte en met elk niveau van expertise op dit gebied. Die uitdaging zit vooral in de volgende punten:
5 uitdagingen van Document Automation
1. Documenten zoeken en verzamelen voor automatisering
Automatisering is erop gericht om de zoektijd naar documenten te verkorten, maar dan moeten deze documenten wel eerst worden verzameld.
Het maakt daarbij niet uit of de documenten fysiek of digitaal zijn opgeslagen, want in beide gevallen kun je tegen problemen aanlopen. Het kan moeilijk zijn om te weten waar je moet beginnen als je van archiveringssysteem bent veranderd of als digitaal opgeslagen documenten in verschillende mappen en op verschillende schijven staan.
2. Het toenemend aantal documenten
Documentatie is een onvermijdelijk onderdeel van ieder bedrijf. En naarmate een bedrijf groeit, neemt ook het aantal documenten toe. Die constante stroom aan documenten en de complexiteit ervan wordt door AIIM omschreven als ‘informatiechaos’.
In het rapport ‘State of the Intelligent Information Management Industry‘ legt AIIM uit dat bedrijven verwachten dat die informatiechaos alleen maar zal toenemen. De ondervraagde bedrijven gaven aan dat ze verwachtten dat de hoeveelheid informatie in de komende twee jaar met factor 4,5 zal vermenigvuldigen. Voor bedrijven die zowel documenten als het beheer ervan willen automatiseren, kan het groeiende aantal documenten overweldigend aanvoelen.
3. Versiegeschiedenissen beheren
Soms hebben bedrijven al wel een poging gedaan tot het digitaliseren van informatie, maar dat beperkt zich dan meestal tot kopiëren en plakken. Maar als documenten zijn gekopieerd, hoe weet je dan welke versie de meest actuele informatie bevat en welke gegevens dus moeten worden gebruikt tijdens het automatiseringsproces?
De datum van de laatste wijziging vertelt je alleen wanneer het document voor het laatst is bijgewerkt, maar je weet dan niet of die wijzigingen op dat moment wel actueel waren of dat ze afkomstig waren uit een oudere versie. Deze onduidelijkheid kan tot veel frustratie leiden en kost ook nog eens veel tijd. Bijna alle organisaties hebben hiermee te maken.
4. Beveiliging
Zowel fysieke als digitale documenten kunnen kwijtraken of gestolen of vernietigd worden. Maar waar je fysieke documenten veilig kunt opbergen achter slot en grendel, kunnen digitale gegevens zelfs op duizenden kilometers afstand worden aangevallen.
Document automation moet bedrijven daarom robuuste oplossingen bieden die gevoelige gegevens zo goed mogelijk beveiligen, zeker als deze op cloudgebaseerde platforms worden opgeslagen.
5. weerstand tegen verandering
Het personeel is een van de uitdagingen die vaak wordt vergeten bij automatisering. Verandering wordt door werknemers op zijn minst als iets engs gezien en ‘automatisering’ op de werkplek kan tot onnodige angst en zelfs afkeer leiden. De weerstand tegen nieuwe werkwijzen en de uitdagingen die daarbij horen, is wel iets waar bedrijven zich op moeten voorbereiden. Het is goed om van tevoren met je werknemers in gesprek te gaan.
Hoe bedrijven efficiënt Document Automation kunnen integreren
Om je bedrijf te wapenen tegen deze uitdagingen hebben wij een Whitepaper ‘The Ultimate Guide to Document Automation’ geschreven, volledig gewijd aan document automation. In deze whitepaper komt aan bod:
- Wat document automation is (en wat niet)
- De uitdagingen en kosten waar bedrijven mee te maken hebben bij documentbeheer
- De voordelen en mogelijke obstakels van document automation
- Hoe bedrijven in vijf eenvoudige stappen aan de slag kunnen gaan met document automation
