Wat is het verband tussen digitaal archiveren en elektronische handtekeningen en hoe zorgen deze twee factoren samen voor een digitale toekomst?
Steeds meer bedrijven beginnen met digitaliseren. Toch vinden veel organisaties het lastig om digitalisering in de gehele organisatie door te voeren. Dit blijkt duidelijk uit het gebruik van oplossingen voor digitaal archiveren, die een digitale plek bieden om contracten en andere documenten op te slaan. In veel organisaties wordt de digitale transformatie doorgevoerd tot en met de invoering van een oplossing voor elektronische handtekeningen. De volgende stap in de digitale transformatie is de archivering, maar die wordt vaak vergeten en beschouwd als een complexe administratieve taak. Om het belang van digitale archivering te benadrukken en dit misverstand uit de wereld te helpen, beantwoorden we de 5 meestgestelde vragen over digitaal archiveren.
1. Laten we beginnen bij het begin: wat is digitaal archiveren?
Het archiveren van gegevens en documenten gebeurt al heel lang. Op deze manier zorgen we ervoor dat bepaalde informatie wordt opgeslagen en bewaard, zodat deze indien nodig weer beschikbaar is. Informatie kan tijdelijk of permanent worden opgeslagen. Een digitaal archief is meestal een informatiesysteem waarin verschillende digitale bronnen kunnen worden opgeslagen en beschikbaar gemaakt voor een bepaalde groep gebruikers.
Organisaties hebben tegenwoordig te maken met steeds meer digitale informatie en documenten die moeten worden beheerd. Daarom stappen bedrijven steeds vaker over naar papierloze, digitale systemen voor het archiveren van documenten. Veel bedrijven uploaden hun bestanden echter naar hun eigen opslagplaatsen. Maar slecht georganiseerde data op bedrijfsservers kan net zo onhandig en chaotisch zijn als een kamer vol archiefkasten. Daarom raden wij aan om te kiezen voor een professionele oplossing voor digitaal archiveren.
2. Kun je documenten niet gewoon opslaan in een e-mailbox?
Je hebt het vast weleens meegemaakt: je koopt maanden van tevoren kaartjes voor een concert en ontvangt deze in je e-mailbox. Je hebt er ontzettend zin in en kunt niet wachten tot het zover is. Maar als de dag van het concert dan eindelijk aanbreekt … kun je die ene e-mail niet meer terugvinden. Klinkt dit bekend? Het is ons ook al vaker overkomen. Natuurlijk is je e-mailbox ontzettend handig voor je dagelijkse bezigheden, maar is dit echt de juiste plek om zakelijke contracten en andere documenten op te slaan als we onze concertkaartjes er zelfs in kwijtraken?
Een digitale archiveringstool kan een oplossing bieden. De meeste archiveringstools bieden geavanceerde zoekmogelijkheden waarmee gebruikers snel het juiste contract of document kunnen vinden. Elk document en elk contract kan worden opgeslagen, jarenlang worden bewaard en met een paar klikken weer worden opgehaald. En je bent niet langer afhankelijk van je e-mailprovider voor gegevensbeveiliging. Aangezien contracten gevoelige informatie bevatten, moeten ze op de juiste manier worden beveiligd. Een tool voor digitale archivering kan al je documenten bewaren in een digitale kluis en deze goed beveiligen.
3. Is het veilig om documenten digitaal te ondertekenen en digitaal op te slaan?
De afgelopen jaren is de wetgeving snel mee-ontwikkeld met de digitalisering van bedrijven. Er is een wettelijke basis gevonden om bedrijven te beschermen die de stap naar de toekomst durven te zetten. Softwarebedrijven die oplossingen voor elektronische handtekeningen aanbieden, moeten aan veel standaarden voldoen. Bij Connective zijn we experts als het gaat om elektronische handtekeningen. Het spreekt dus voor zich dat onze tools voldoen aan de strengste normen en wetten. We verwijzen je graag naar onze blog waar je kunt lezen waarom Connective eSignatures al jarenlang een veilige oplossing is die aan alle regels voldoet.
Tools voor digitaal archiveren moeten ook aan bepaalde eisen voldoen. De bekende AVG-wetgeving is de belangrijkste standaard, in combinatie met aanvullende normen zoals ISO 27001. Hieraan kunnen we het beveiligingsniveau en de professionaliteit van een softwarebedrijf herkennen. We verwachten dat deze koers voor wereldwijde wetgeving wordt voortgezet om de veiligheid van bedrijven digitaal te kunnen waarborgen.
4. Is er een ingewikkelde IT-integratie nodig voor een digitale archiveringstool?
Klinkt IT voor jou alsof je in The Matrix zit? Heb je geen verstand van alles wat er achter jouw computerscherm gebeurt? Geen zorgen! Een digitale archiveringstool kan in gebruik worden genomen zonder ingewikkelde integraties of technisch IT-werk. Dit is een groot voordeel: binnen een paar minuten heb je al een account ingesteld. Soms is er wat extra werk nodig om een tool voor elektronische handtekeningen en digitale archivering te integreren. Het gaat dan echter om eenvoudige handelingen en wij kunnen je bij elke stap begeleiden.
Om het jou gemakkelijk te maken hebben sommige oplossingen voor elektronische handtekeningen, zoals eSignatures van Connective, standaardintegraties met oplossingen voor digitaal archiveren. Zodra je een account hebt ingesteld op het eSignatures-platform en het archiveringsplatform van Connective, wordt de koppeling automatisch gemaakt. Dit betekent dat je je ondertekende documenten met één klik kunt opslaan. Wel zo gemakkelijk en ook heel veilig.
5. Is het moeilijk om documenten en contracten digitaal te archiveren?
Nee, helemaal niet! Een goede oplossing voor digitaal archiveren maakt het online opslaan van documenten net zo makkelijk als het versturen van een e-mail. Vaak heb je een centrale plek waar je met één klik payrollgegevens, HR-documenten, facturen, contracten en nog veel meer kunt bewaren. In de meeste gevallen kan het archief worden gebruikt en beheerd vanuit verschillende toepassingen zoals je tool voor elektronische handtekeningen.
Via ingebouwde indexeringssystemen kun je snel de juiste informatie vinden in de opgeslagen documenten in het archief. En de meeste archiveringsoplossingen bieden de mogelijkheid tot het instellen van meldingen, zodat je nooit meer iets belangrijks vergeet zoals het aflopen van een contract.
Connective werkt met archiveringspartners die er alles aan doen om het opslaan van documenten nog makkelijker te maken:
- Sommige oplossingen, zoals de software van onze partner Zefort, hebben zelfs een ingebouwde machine op basis van kunstmatige intelligentie die je documenten automatisch analyseert en indexeert.
- Andere oplossingen, zoals het archiveringssysteem van het Belgische bedrijf Doccle, bieden de mogelijkheid om binnen het systeem facturen te betalen.
De voordelen van een oplossing voor digitaal archiveren op een rij:
- Risicobeheer: alle risico’s worden gedekt door de leverancier van het systeem voor digitaal archiveren. Jij hoeft alleen maar afscheid te nemen van je oude archiveringssysteem en te genieten van de geordende en gestructureerde nieuwe oplossing.
- Geen gemiste kansen meer: de meeste tools voor digitaal archiveren bieden de mogelijkheid tot meldingen. Als het te lang duurt voordat een contract wordt ondertekend, ontvangt de betreffende persoon een melding.
- Efficiënt: er gaat geen tijd meer verloren door de administratieve chaos van papierwerk, mappen en perforators.
Interesse? Wil je meer weten over digitaal archiveren? Bekijk hier onze webinar met onze partner Zefort.
Vragen? Contacteer onze experts!
