Cómo se relacionan y cooperan el archivo digital y la firma electrónica para un mañana digital.
Un número cada vez mayor de empresas ya ha iniciado su camino hacia la digitalización. Sin embargo, las empresas suelen ser reacias a aplicar esta estrategia de arriba abajo. Esto se refleja claramente en la adopción de soluciones de archivo digital: el lugar digital donde se almacenan los contratos y otros documentos. En muchas empresas, la transformación digital se ejecuta hasta la implantación de una solución de firma electrónica. El archivo, el siguiente paso en el proceso, a menudo se olvida y se aparca como una tarea complicada de gestión interna. Para resaltar su importancia y eliminar estos malentendidos, respondemos a las 5 preguntas más frecuentes sobre el archivo digital.
1. La primera cosa es: ¿en qué consiste el archivo digital?
El archivo de datos y documentos es un antiguo proceso. Garantiza que la información se almacene y conserve, ya sea de forma temporal o permanente, y que esté disponible cuando sea necesario. Un archivo digital suele referirse a un sistema de información cuyo objetivo es almacenar diferentes recursos digitales y ponerlos a disposición de un grupo definido de usuarios.
En el mundo actual, las empresas son testigos de una creciente cantidad de información y documentos digitales que necesitan gestionarse. Por eso, están cambiando cada vez más a sistemas de archivo de documentos digitales sin papel. Sin embargo, muchas empresas tienden a subir y archivar documentos en sus propios repositorios. Pero los datos mal organizados en los servidores de la empresa pueden ser tan caóticos y dramáticos como una habitación llena de archivadores. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente optar por una solución de archivo digital profesional.
2. ¿No basta con archivar los documentos en un buzón de correo electrónico?
Puede que conozcas esta sensación: con meses de antelación, recibes un correo electrónico con las entradas para el concierto que acabas de comprar. Cuentas con ilusión los días que faltan para el concierto, pero cuando llega el día… no encuentras ese correo electrónico. ¿Te ha pasado alguna vez? A nosotros nos ha pasado muchas veces. No negamos la importancia de un buzón de correo en nuestra actividad diaria, pero ¿es realmente el lugar adecuado para guardar los contratos de nuestra empresa y otros documentos si ni siquiera podemos recuperar las entradas de un concierto?
Una herramienta de archivo digital puede ser la solución adecuada para este problema. La mayoría de las herramientas de archivo ofrecen una consulta avanzada que permite a los usuarios localizar rápidamente el contrato o documento exacto que están buscando. Todos los documentos y contratos se pueden guardar, almacenar durante años y solicitar con un par de clics. Además, ya no dependerás de tu proveedor de correo para la seguridad de los datos. Como los contratos contienen información sensible, necesitan la seguridad adecuada. Esto se puede garantizar con una herramienta de archivo digital bien elegida, que almacene todos tus documentos en su «caja fuerte».
3. ¿Es seguro firmar y almacenar documentos de forma digital?
En los últimos años, la legislación ha luchado contra su naturaleza rígida y ha evolucionado rápidamente en cuanto a la digitalización de las empresas. De ahí que se haya encontrado un terreno legal para proteger a las empresas que se han atrevido a cruzar el puente hacia el futuro. Las empresas de software que ofrecen soluciones para la firma electrónica deben cumplir con multitud de normas. En Connective somos expertos en firma electrónica. Ni que decir tiene que nuestras herramientas cumplen con las normas y leyes más exigentes. Puedes dirigirte a nuestro blog para que conocer por qué Connective eSignatures ha sido una solución segura y conforme a la normativa a lo largo de los años.
Las herramientas de archivo digital también deben cumplir determinados requisitos. La conocida ley RGPD es el punto de referencia más importante, junto con normas adicionales como la ISO 27001. Esto autentifica el nivel de seguridad y profesionalidad alcanzado por la empresa de software. Esperamos que la legislación mundial siga ampliando sus esfuerzos en el curso establecido para garantizar plenamente la seguridad de las empresas en el entorno digital.
4. ¿Es necesaria una fuerte integración informática para implantar una herramienta de archivo digital?
¿Ves el código informático como si fuese Matrix? ¿No sabes nada de la magia que se esconde tras los píxeles de tu pantalla? No hay problema. Se puede poner en marcha una herramienta de archivo digital sin necesidad de realizar grandes integraciones ni de realizar un trabajo informático exhaustivo. Esto es una gran ventaja, ya que se puede crear una cuenta en cuestión de minutos. A veces, puede ser necesario un trabajo extra para la integración de una herramienta de firma electrónica y las instalaciones de archivo digital; sin embargo, esto también es bastante básico, y podemos ayudarte en cada paso.
Para facilitarte la vida, algunas soluciones de firma electrónica, como eSignatures de Connective, disponen de integraciones estándar con soluciones de archivo digital. Cuando tu cuenta está configurada en la plataforma de eSignatures de Connective y en la plataforma de archivo, se crea automáticamente un enlace para ti. Esto significa que en un solo clic puedes almacenar tus documentos firmados de forma fácil y segura.
5. ¿Es difícil archivar documentos y contratos de manera digital?
¡No! Una buena solución de archivo digital hace que conservar tus documentos en línea sea tan fácil como enviar un correo electrónico. Normalmente, se trata de un lugar central en el que se puede conservar cualquier archivo, como nóminas, documentos de recursos humanos, facturas, contratos y mucho más con un solo clic. Además, en la mayoría de los casos, el archivo puede utilizarse y gestionarse desde diversas aplicaciones como tu herramienta de firma electrónica.
Gracias a los sistemas de indexación integrados, las soluciones de archivo permiten encontrar rápidamente información útil en los documentos archivados; y la mayoría tienen posibilidades de notificación que te ayudan a no olvidar nunca ningún evento importante como, por ejemplo, la fecha de vencimiento de un contrato.
Connective opta por trabajar con socios de archivo que incluso van más allá para facilitar los procesos de archivo:
- Algunas soluciones, como el software de nuestro socio Zefort, tienen incluso un motor de inteligencia artificial integrado que analiza e indexa automáticamente tus documentos.
- Otras soluciones, como el sistema de archivo belga Doccle, ofrecen la posibilidad de pagar las facturas directamente desde la solución de archivo.
Ventajas de una solución de archivo digital
- Gestión de riesgos: todos los riesgos están cubiertos por el proveedor del sistema de archivo digital. No tienes que hacer nada más que meter tu antiguo sistema de archivo bajo la alfombra y disfrutar del nuevo orden y estructura.
- No más oportunidades perdidas: la mayoría de las herramientas de archivo digital ofrecen un sistema de notificación. Cuando un contrato permanece sin firmar durante demasiado tiempo, la persona responsable recibirá una notificación.
- Ahorro de tiempo: ya no se pierde tiempo revisando un desorden de documentos, carpetas y archivadores.
¿Estás interesado/a? ¿Quieres saber más sobre firmas digitales? Revisa nuestro seminario web con nuestro socio Zefort en el siguiente enlace:
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