Digitale Archivierung: Antworten auf fünf wichtige Fragen

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Wie hängen digitale Archivierung und elektronische Signaturen zusammen und arbeiten gemeinsam an einer digitalen Zukunft?

Eine wachsende Zahl von Unternehmen hat sich auf den Weg zur Digitalisierung gemacht. Dennoch zögern Firmen oft, diese Strategie konsequent umzusetzen. Dies zeigt sich deutlich bei der Einführung digitaler Archivierungslösungen: Der digitale Ort, an dem Verträge und andere Dokumente gespeichert werden. In vielen Unternehmen wird die digitale Transformation bis zur Implementierung einer elektronischen Unterschriftslösung durchgeführt. Die Archivierung als nächster Schritt in diesem Prozess wird oft vergessen und als komplexe Back-Office-Aufgabe abgetan. Um die Wichtigkeit zu unterstreichen und diese Missverständnisse auszuräumen, beantworten wir die fünf am häufigsten gestellten Fragen zur digitalen Archivierung.

1. Das Wichtigste zuerst: Was ist digitale Archivierung?

Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist ein uralter Prozess. Sie sorgt dafür, dass Informationen entweder vorübergehend oder dauerhaft gespeichert und aufbewahrt werden und bei Bedarf wieder verfügbar sind. Ein digitales Archiv bezieht sich in der Regel auf ein Informationssystem, dessen Zweck es ist, verschiedene, digitale Ressourcen zu speichern und sie einer bestimmten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.

In der heutigen Welt sehen sich Unternehmen mit einer wachsenden Menge an digitalen Informationen und Dokumenten konfrontiert, die es zu verwalten gilt. Daher gehen Unternehmen zunehmend zu papierlosen, digitalen Dokumentenarchivierungssystemen über. Viele Unternehmen neigen jedoch dazu, Dateien in ihre eigenen Speichersysteme hochzuladen und dort zu archivieren. Schlecht organisierte Daten auf Unternehmensservern können jedoch genauso chaotisch und unübersichtlich sein wie ein Raum voller Aktenschränke. Wir empfehlen daher dringend, sich für eine professionelle digitale Archivierungslösung zu entscheiden.

2. Reicht es nicht aus, Dokumente in einem E-Mail-Postfach zu speichern?

Vielleicht kennen Sie das Gefühl: Monate im Voraus erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren kürzlich gekauften Konzertkarten. Ganz aufgeregt zählen Sie die Tage bis zum Konzert, aber wenn der Tag kommt… Sie können diese eine E-Mail nicht mehr finden. Kennen Sie das? Das ist uns schon mehrfach passiert. Wir streiten die Bedeutung eines Postfachs für unsere täglichen Aktivitäten nicht ab, aber ist es wirklich der richtige Ort, um unsere Firmenverträge und andere Dokumente aufzubewahren, wenn wir nicht einmal mehr die Konzertkarten finden können?

Ein digitales Archivierungstool kann eine passende Lösung für diese Herausforderung sein. Die meisten Archivierungstools bieten eine erweiterte Abfrage, mit der die Benutzer schnell genau den gewünschten Vertrag oder das gesuchte Dokument ausfindig machen können. Jedes Dokument, jeder Vertrag kann gespeichert, jahrelang aufbewahrt und mit ein paar Klicks abgerufen werden. Außerdem sind Sie bei der Datensicherheit nicht mehr auf Ihren Mailbox-Anbieter angewiesen. Da Verträge sensible Informationen enthalten, benötigen sie die entsprechende Sicherheit. Diese kann durch ein gut gewähltes digitales Archivierungstool gewährleistet werden, das alle Ihre Dokumente quasi in seinem Tresor speichert.

3. Ist es sicher, digital zu unterschreiben und zu speichern?

In den letzten Jahren hat die Gesetzgebung ihre strenge Natur überwunden und sich im Hinblick auf die Digitalisierung von Unternehmen schnell weiterentwickelt. So wurde eine rechtliche Grundlage geschaffen, um Unternehmen zu schützen, die es wagten, die Brücke in die Zukunft zu schlagen. Softwareunternehmen, die Lösungen für elektronische Signaturen anbieten, müssen eine Vielzahl von Standards einhalten. Wir bei Connective sind Experten für elektronische Signaturen. Es versteht sich von selbst, dass unsere Tools die strengsten Normen und Vorschriften erfüllen. Wir verweisen Sie gerne auf unseren Blog, um zu erfahren, warum Connective eSignatures seit Jahren eine sichere und gesetzeskonforme Lösung darstellt.

Auch digitale Archivierungstools müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Die bekannte DSGVO-Gesetzgebung ist der wichtigste Maßstab, kombiniert mit zusätzlichen Normen wie ISO 27001. Dies bestätigt den erreichten Grad an Sicherheit und Professionalität, den das Softwareunternehmen aufweist. Wir gehen davon aus, dass die globale Gesetzgebung ihre diesbezüglichen Anstrengungen weiter ausbauen wird, um die Sicherheit von Unternehmen in der digitalen Umgebung vollständig zu gewährleisten.

4. Ist eine umfangreiche IT-Integration erforderlich, um ein digitales Archivierungstool zu implementieren?

Kommt Ihnen IT-Code wie „Die Matrix“ vor? Sie wissen nichts über die Zauberei, die sich hinter den Pixeln Ihres Bildschirms abspielt? Kein Problem! Ein digitales Archivierungstool kann ohne tiefgreifende Integrationen oder aufwendige IT-Arbeiten eingeführt werden. Das ist ein großer Vorteil, denn ein Konto lässt sich in wenigen Minuten einrichten. Manchmal kann die Integration eines Tools für elektronische Signaturen und der digitalen Archivierungsfunktionen etwas zusätzliche Arbeit erfordern. Aber auch dies ist relativ einfach, und wir können Ihnen bei jedem Schritt helfen.

Um Ihnen das Leben wirklich leicht zu machen, verfügen einige Lösungen für elektronische Signaturen, wie eSignatures von Connective, über Standardintegrationen mit digitalen Archivierungslösungen. Sobald Ihr Konto auf der Connective eSignatures Plattform und der Archivierungsplattform eingerichtet ist, wird die Verbindung automatisch für Sie hergestellt. Das bedeutet, dass Sie mit nur einem Klick Ihre signierten Dokumente auf einfache und sichere Weise speichern können.

5. Ist es schwierig, Dokumente und Verträge digital zu archivieren?  

Nein, das ist es nicht! Eine gute digitale Archivierungslösung macht die Aufbewahrung Ihrer Dokumente online so einfach wie das Versenden einer E-Mail. In der Regel handelt es sich um einen zentralen Ort, an dem Sie alle Gehaltsabrechnungen, HR-Dokumente, Rechnungen, Verträge und vieles mehr mit einem einzigen Klick aufbewahren können. Außerdem kann das Archiv in den meisten Fällen von einer Vielzahl von Anwendungen aus genutzt und verwaltet werden, z. B. von Ihrem Tool für elektronische Signaturen.  

Die Archivierungslösungen verfügen über integrierte Verzeichnissysteme, mit denen Sie nützliche Informationen in Ihren archivierten Dokumenten schnell finden können. Und die meisten Archivierungslösungen verfügen über Benachrichtigungsmöglichkeiten, damit Sie kein wichtiges Ereignis, wie das Ablaufdatum eines Vertrags, vergessen.  

Connective entscheidet sich für die Zusammenarbeit mit Archivierungspartnern, die sogar noch einen Schritt weiter gehen, um die Archivierung zu vereinfachen:

  • Einige Lösungen, wie die Software unseres Partners Zefort, verfügen sogar über eine eingebaute Artificial Intelligence-Infrastruktur, die Ihre Dokumente automatisch analysiert und katalogisiert.
  • Andere Lösungen, wie das belgische Archivierungssystem Doccle, bieten die Möglichkeit, Rechnungen direkt innerhalb der Archivierungslösung zu bezahlen.

Die Vorteile einer digitalen Archivierungslösung

  • Risikomanagement: Das gesamte Risiko wird vom Anbieter des digitalen Archivierungssystems übernommen. Sie müssen nichts weiter tun, als Ihr altes Archivierungssystem abzuschaffen und Ihre neu gewonnene Ordnung und Struktur zu genießen.
  • Keine verpassten Gelegenheiten mehr: Die meisten digitalen Archivierungstools bieten ein Benachrichtigungssystem. Wenn ein Vertrag zu lange nicht unterzeichnet wurde, erhält die verantwortliche Person eine Benachrichtigung.
  • Zeitersparnis: Sie verlieren keine Zeit mehr, indem Sie sich durch ein administratives Durcheinander von Dokumenten, Mappen und Ordnern wühlen.

 

 

 

Interessiert? Möchten Sie mehr über die digitale Archivierung erfahren? Dann schauen Sie sich unser Webinar mit unserem Partner Zefort unter dem folgenden Link an.

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