Comment l’archivage numérique et les signatures électroniques s’articulent et coopèrent pour un avenir numérique.
Un nombre croissant d’entreprises ont entamé leur parcours de numérisation. Toutefois, les organisations hésitent souvent à procéder à la mise en œuvre intégrale de cette stratégie. Cela se traduit clairement par l’adoption de solutions d’archivage numérique consistant à stocker les contrats et d’autres documents dans un espace numérique. La mise en œuvre d’une solution de signature électronique constitue pour de nombreuses organisations l’aboutissement de la transformation numérique. L’archivage, étape suivante du processus, est souvent oublié et abandonné, car considéré comme une tâche administrative complexe. Afin d’en souligner l’importance et de dissiper ces malentendus, nous répondons ici aux 5 questions les plus fréquemment posées sur l’archivage numérique.
1. Tout d’abord, qu’est-ce que l’archivage numérique ?
L’archivage des données et des documents est un processus très ancien. Il consiste à assurer le stockage et la conservation des informations, de manière temporaire ou permanente, tout en veillant à ce qu’elles soient disponibles si nécessaire. Une archive numérique désigne généralement un système d’information dont l’objectif est de stocker différentes ressources numériques et de les mettre à la disposition d’un groupe défini d’utilisateurs.
Les organisations doivent aujourd’hui faire face à une quantité croissante d’informations et de documents numériques qu’il faut gérer. Cette situation pousse les entreprises à adopter de plus en plus des systèmes d’archivage de documents numériques sans papier. Nombre d’entre elles ont cependant tendance à importer et à archiver les fichiers dans leurs propres référentiels. Mais un serveur d’entreprise rempli de données mal organisées peut s’avérer aussi chaotique et inquiétant qu’une salle remplie d’armoires de classement mal rangées. C’est pour cette raison que nous vous recommandons vivement d’opter pour une solution d’archivage numérique professionnelle.
2. Le stockage de documents dans une boîte aux lettres électronique n’est-il pas suffisant ?
Vous avez peut-être déjà vécu cette situation : vous recevez des mois à l’avance un e-mail contenant des billets récemment achetés pour un concert. Plein d’enthousiasme, vous comptez les jours qui vous séparent du spectacle, mais quand le grand jour arrive… Impossible de retrouver cet e-mail ! Mésaventure familière ? Cela nous est déjà arrivé plusieurs fois. Sans vouloir nier l’importance de la boîte aux lettres dans les activités quotidiennes, on peut toutefois se demander si c’est vraiment l’endroit idéal pour ranger des contrats d’entreprise et d’autres documents si l’on ne parvient même pas à retrouver des billets de concert.
Le recours à un outil d’archivage numérique peut être une solution appropriée pour faire face à ce genre de situations. La plupart des outils d’archivage comprennent une fonction de recherche avancée permettant aux utilisateurs de trouver rapidement le contrat ou le document exact qu’ils recherchent. Chaque document, chaque contrat peut être enregistré, conservé pendant des années et obtenu en quelques clics. De plus, vous ne dépendez plus de votre fournisseur de services de messagerie pour la sécurité des données. Les contrats contiennent des informations sensibles et nécessitent donc des mesures de sécurité adaptées. Le choix d’un outil d’archivage numérique approprié, capable de stocker tous vos documents dans un coffre-fort numérique, répond à ce besoin de sécurité.
3. Est-il prudent de signer et de stocker des documents de manière électronique ?
Au cours de ces dernières années, la législation, habituellement rigide, a rapidement évolué dans le domaine de la numérisation des entreprises. Une base juridique a donc été trouvée pour protéger les entreprises qui ont osé jeter un pont vers l’avenir. Les éditeurs de logiciels qui fournissent des solutions de signature électronique doivent se conformer à une multitude de normes. Chez Connective, nous sommes des experts en signature électronique. Il va sans dire que nos outils sont conformes aux normes et règlements les plus stricts. N’hésitez pas à consulter notre blog afin de découvrir pourquoi Connective eSignatures s’est avérée une solution sûre et conforme au fil des ans.
Les outils d’archivage numérique doivent eux aussi répondre à certaines exigences. Le fameux règlement RGPD constitue la référence la plus importante, combinée à des normes supplémentaires comme la norme ISO 27001. Tout cela atteste du niveau de sécurité et de professionnalisme atteint par l’éditeur de logiciels. Nous nous attendons à ce que les législateurs partout dans le monde redoublent d’efforts pour garantir pleinement la sécurité des entreprises dans l’environnement numérique.
4. Une intégration informatique lourde est-elle nécessaire pour mettre en œuvre un outil d’archivage numérique ?
Les programmes informatiques vous font penser à la Matrice ? Vous ignorez tout de la magie qui se cache derrière les pixels de votre écran ? Pas de problème ! Il est possible de mettre en œuvre un outil d’archivage numérique sans passer par des intégrations poussées ou des heures et des heures de programmation intense. C’est là un avantage important, car il suffit de quelques minutes pour créer un compte. Dans certains cas, l’intégration d’un outil de signature électronique et d’un système d’archivage numérique peut nécessiter des tâches supplémentaires. Ces tâches restent cependant assez élémentaires et nous sommes là pour vous aider à chaque étape du processus.
Pour vous faciliter la vie, certaines solutions de signature électronique, comme eSignatures de Connective, sont intégrées de manière standard à des solutions d’archivage numérique. Le lien est automatiquement établi pour vous dès que votre compte est configuré sur la plateforme Connective eSignatures et la plateforme d’archivage. Cela signifie que vous pouvez stocker vos documents signés de manière simple et sécurisée en un seul clic.
5. Est-il difficile d’archiver numériquement des documents et des contrats ?
Non, absolument pas ! Avec une bonne solution d’archivage numérique, conserver des documents en ligne est aussi simple qu’envoyer un e-mail. Il s’agit généralement d’un espace central où vous pouvez conserver en un seul clic toutes sortes de documents tels que les fiches de paie, les dossiers des ressources humaines, les factures, les contrats et bien plus encore. De plus, l’archive peut dans la plupart des cas être utilisée et gérée à partir de diverses applications comme votre outil de signature électronique.
Des systèmes d’indexation intégrés aux solutions d’archivage vous permettent de trouver rapidement les informations utiles dans vos documents archivés. Et la plupart des solutions d’archivage proposent des fonctions de notification pour vous aider à ne jamais oublier un événement important tel que la date d’expiration d’un contrat.
Connective a choisi de travailler avec des partenaires d’archivage qui font même un effort supplémentaire pour simplifier les processus d’archivage :
- Certaines solutions, comme le logiciel de notre partenaire Zefort, intègrent un moteur d’intelligence artificielle qui analyse et indexe automatiquement vos documents.
- D’autres, comme le système d’archivage Doccle en Belgique, vous offrent la possibilité de payer vos factures directement dans la solution d’archivage.
Avantages d’une solution d’archivage numérique
- Gestion des risques : tous les risques sont assumés par le fournisseur du système d’archivage numérique. Vous n’avez rien d’autre à faire que d’oublier votre ancien système d’archivage et de profiter d’un nouvel environnement ordonné et structuré.
- Fini les opportunités manquées : la plupart des outils d’archivage numérique fournissent un système de notification. Lorsqu’un contrat reste trop longtemps sans signature, la personne responsable reçoit une notification.
- Gain de temps : ne perdez plus de temps à fouiller dans un fatras administratif de documents, de dossiers et de classeurs.
Vous voulez en savoir plus sur l’archivage numérique ? Cliquez sur le lien ci-dessous pour assister au webinaire organisé avec notre partenaire Zefort.
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