Drie meest voorkomende misvattingen over digitale handtekeningen in vermogensbeheer

misconceptions about digital signatures

Een aspect van vermogensbeheer dat relatiebeheerders en klanten al jaren met de handen in het haar doet zitten, is het logge proces om handtekeningen op papier te pakken te krijgen. Nog steeds kunnen klanten in de sector alleen zo hun toestemming voor allerlei transacties en andere activiteiten geven.

Tijdens een webinar met Wealth Dynamix legde ik onlangs uit waarom de pandemie voor een omwenteling heeft gezorgd in de houding tegenover en de adoptie van digitale ondertekeningsoplossingen. Bedrijven die al zo’n oplossing gebruiken, hebben van digitale ondertekening de norm gemaakt en doen zelfs hun best om deze manier van werken nog sneller in al hun afdelingen en functies te integreren. En niet-gebruikers starten massaal initiatieven op om met digitale ondertekening de fysieke beperkingen van telewerken te omzeilen.

Eigenlijk was deze trend al bezig toen de pandemie begon: klanten verwachten immers steeds meer comfort, meer selfservice, beschikbaarheid op elk moment, mobiele oplossingen en gebruiksgemak. En omdat hun geduld op raakt na een decennium lang tegen een steeds groter wordende wettelijke papierstapel aan te kijken, wordt de druk steeds groter om een efficiëntere, gemakkelijkere manier te vinden om documenten te ondertekenen.

Maar de technologie voor digitale ondertekening bestaat al jaren. Waarom springt de vermogensbeheersector dan nu pas op de kar?

Misschien heeft het te maken met de misvattingen over digitale handtekeningen die nog steeds leven in de sector. Hieronder vind je de drie meest voorkomende op een rij.

 

Misvatting 1: Alle documenten moeten met een gekwalificeerde elektronische handtekening worden ondertekend om wettelijk geldig te zijn.

De juridische waarde van een elektronische handtekening hangt af van twee elementen: a) de identiteit van de persoon die de handtekening zet, en b) het ondertekende document mag na de ondertekening niet gewijzigd worden. Er zijn verschillende manieren om een digitale handtekening te zetten, maar veiligheid en gebruiksgemak zijn op dit vlak meestal omgekeerd evenredig.

Het spreekt voor zich dat gekwalificeerde handtekeningen de veiligste zijn: hierbij moet de handtekening worden gevalideerd met een gekwalificeerd persoonlijk certificaat, zoals een door de overheid uitgegeven identiteitskaart. Het probleem? Voor klanten is het niet altijd eenvoudig om zo’n gekwalificeerd certificaat aan te leveren. Als een gekwalificeerde handtekening wordt betwist, krijgt de betwistende partij de taak om te bewijzen dat deze handtekening ongeldig is.

Er zijn ook andere methodes die aan de wettelijke vereisten voldoen, maar als er een geschil optreedt, is het de taak van de vermogensbeheerder om de geldigheid van de handtekening te bewijzen.

Geavanceerde digitale ondertekeningsmethodes zijn gemakkelijker en kostenefficiënter. Hierbij wordt het document na de ondertekening cryptografisch verzegeld, zodat niemand het nog kan wijzigen. Bij geavanceerde verificatiemethodes wordt de identiteit van de ondertekenaar als geldig beschouwd (zelfs als de handtekening slechts een krabbel op een touchscreen is) omdat de klant met authenticatie moet inloggen, bij voorkeur met multi-factorauthenticatie.

Er bestaan ook basismethodes, zoals een foto of scan van een ondertekend document naar de relatiebeheerder e-mailen, maar deze worden meestal slechts als lapmiddel gebruikt. Voor fraudegevoelige processen kies je beter een andere optie, want bij deze basismethodes is de identiteit van de ondertekenaar niet gevalideerd.

 

Misvatting 2: Een digitale ondertekeningsoplossing implementeren is moeilijk en tijdrovend.

De snelste en gemakkelijkste manier om e-handtekeningen in je bedrijf te implementeren, is met een gebruiksklare oplossing voor ad hoc routinedocumentatie zoals geheimhoudingsverklaringen. Wil je digitale ondertekening breder inzetten in je bedrijf en het vast in je workflow opnemen? Dan bestaan er oplossingen met plug-and-play API’s die je in staat stellen om met minimale moeite eSignature-functies te integreren.

 

Misvatting 3: Pen en papier zijn gratis, eSignature-technologie is duur.

Wanneer ze de haalbaarheidsstudie voor digitale ondertekeningstechnologie evalueren, zijn vermogensbeheerders vaak verrast door de werkelijke kosten die komen kijken bij het verkrijgen van handtekeningen op papier. Printerinkt, papier, postzegels, enveloppen: de kosten die je hiervoor moet neertellen, lopen snel op. Bovendien moet je ook rekening houden met de tijd die je nodig hebt om handtekeningen op papier te bemachtigen: documenten voorbereiden, controleren of je klanten hun ondertekende document al hebben terugbezorgd en herinneringen versturen als dat niet het geval is, de ontvangen handtekeningen valideren, … Als je daarbovenop nog rekening houdt met het risico dat zo’n document verloren gaat (en dus een complianceprobleem wordt), ziet de prijs van eSignature-technologie er plots veel aantrekkelijker uit.

Wanneer vermogensbeheerders de waarheid leren achter deze misvattingen over de praktische implementatie, efficiëntie en kosten voor digitale ondertekening, zijn ze vaak veel enthousiaster en gemotiveerder om eSignature-technologie te adopteren. Door de COVID-19-crisis is het heel wat moeilijker geworden om handtekeningen op papier aan te vragen, op te volgen en te controleren. Dit heeft geleid tot een ongeziene vloedgolf aan bedrijven die geautomatiseerde alternatieven implementeren, en die vloedgolf is nog lang niet voorbijgerold.

 

Bekijk de webinar HIER opnieuw

Schrijf je in voor onze volgende webinar: ‘The future advisor in Wealth Management: Make it happen now’

 

Charly Deighton     Charly Deighton – Sales Director Northern Regions, Connective

 

Wil je meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op.