Trois idées fausses répandues à propos des signatures électroniques dans la gestion de patrimoine

misconceptions about digital signatures

L’un des aspects de la gestion de patrimoine qui pose depuis de nombreuses années des difficultés aux gestionnaires de relations et aux clients est le processus laborieux d’obtention des signatures manuscrites nécessaires pour confirmer le consentement à un vaste éventail de transactions et d’autres activités.

Lors d’un récent webinaire avec Wealth Dynamix, j’ai expliqué pourquoi la pandémie avait entraîné un changement significatif dans les attitudes vis-à-vis des signatures électroniques et de leur adoption. Les utilisateurs actuels ont normalisé les signatures électroniques et redoublent d’efforts pour intégrer cette façon de travailler dans tous les services et fonctions. Les non-utilisateurs ont quant à eux lancé des initiatives destinées à surmonter les limites physiques du travail à distance.

Cette tendance avait déjà commencé avant la pandémie, poussée par les attentes des clients soucieux d’obtenir des solutions plus pratiques, plus autonomes, faciles à utiliser, mobiles et disponibles 24 heures sur 24. Et comme la patience des clients commence à être entamée après une décennie de paperasserie réglementaire toujours croissante, la pression pour trouver un moyen plus efficace et plus pratique de gérer le processus de signature n’a jamais été aussi forte.

Dès lors, étant donné que la technologie de signature électronique existe depuis de nombreuses années, pourquoi le secteur de la gestion de patrimoine a-t-il été si lent à agir ?

J’ai identifié les idées fausses les plus tenaces au sujet des signatures électroniques. Elles expliquent, selon moi, la lenteur de la conversion aux signatures électroniques dans le domaine de la gestion de patrimoine.

 

1re idée fausse : pour être valables, tous les documents doivent être signés avec une signature électronique qualifiée

La valeur juridique d’une signature électronique dépend de votre capacité à prouver a) l’identité de la personne qui l’a apposée et b) que le document signé n’a pas été modifié après sa signature. Il existe plusieurs moyens de saisir des signatures électroniques et chacun d’eux implique un équilibre entre sécurité et facilité d’utilisation.

Les signatures qualifiées, c’est-à-dire validées à l’aide d’un certificat personnel qualifié (tel qu’une carte d’identité délivrée par le gouvernement) sont sans aucun doute les plus sûres, mais elles peuvent être difficiles à fournir par les clients. En cas de contestation d’une signature qualifiée, il incombe à la partie contestante de prouver que la signature concernée est invalide.

D’autres méthodes conformes aux obligations légales font toutefois peser la charge de la preuve sur le gestionnaire de patrimoine qui doit prouver la validité de la signature en cas de litige.

Les méthodes avancées sont plus faciles et plus rentables à mettre en œuvre. Elles nécessitent l’application d’un sceau cryptographique sur le document après sa signature. Elles permettent donc d’obtenir des documents inviolables et garantissent la validité de l’identité du signataire (même s’il s’agit d’un gribouillis sur un écran tactile) en cas d’utilisation de méthodes de vérification avancées – comme une connexion client avec authentification (de préférence à deux facteurs).

Les méthodes élémentaires, telles que l’envoi par e-mail d’une image de document signé à un gestionnaire de relations, sont généralement utilisées comme solutions bouche-trou. Elles ne sont pas conseillées pour les processus sensibles à la fraude, car l’identité du signataire n’est pas validée.

 

2e idée fausse : les signatures électroniques sont lourdes et longues à mettre en œuvre

Le moyen le plus simple et le plus rapide d’introduire des signatures électroniques dans votre entreprise consiste à utiliser une solution prête à l’emploi pour les documents de routine et ad hoc, tels que les accords de confidentialité. Pour une utilisation plus généralisée de signatures électroniques faisant partie intégrante du flux de travail de votre entreprise, les solutions offrant des API prêtes à l’emploi vous permettent d’intégrer des capacités de signature électronique avec un minimum d’efforts.

 

3e idée fausse : le papier et l’encre sont gratuits ; la technologie de signature électronique est coûteuse

Lorsqu’elles analysent la rentabilité de la technologie de signature électronique, les sociétés de gestion de patrimoine sont surprises de découvrir le coût réel de la collecte de signatures manuscrites. Les coûts liés à l’impression, au papier, à l’affranchissement et aux fournitures de bureau s’accumulent rapidement et le temps nécessaire pour recueillir les signatures manuscrites doit également être pris en compte, y compris le temps consacré à la préparation des documents, à la poursuite des clients pour qu’ils signent les documents et les renvoient et à leur validation. Si l’on ajoute à cela la probabilité de perdre des documents, ce qui crée un risque de non-conformité, le coût de la technologie de signature électronique devient très concurrentiel.

Une fois que ces idées fausses concernant l’aspect pratique, l’efficacité et le coût des signatures électroniques sont parfaitement comprises, les gestionnaires de patrimoine sont plus motivés et enthousiastes à l’idée d’adopter la technologie de signature électronique. En effet, l’expérience de la pandémie de COVID-19 et les difficultés posées par cette situation en termes de demande, de suivi et d’obtention de signatures manuscrites ont entraîné une augmentation sans précédent de l’adoption de solutions de remplacement automatisées qui devrait se poursuivre dans un proche avenir.

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Charly Deighton     Charly Deighton – Sales Director Northern Regions, Connective

 

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