3 ideas erróneas frecuentes sobre las firmas digitales en la gestión patrimonial

misconceptions about digital signatures

El laborioso proceso de autenticar y proteger las firmas manuscritas, que se precisan para dar consentimiento a un amplio abanico de operaciones y otras gestiones, es un aspecto de la gestión de patrimonios que desde hace muchos años supone un dolor de cabeza para los gestores y clientes por igual.

En un reciente seminario web con Wealth Dynamix expliqué por qué la pandemia ha propiciado un importante cambio de actitud provocando el creciente empleo de las firmas digitales. Los usuarios actuales han hecho suya la reivindicación de las firmas digitales y están redoblando sus esfuerzos por integrar este modus operandi en todos los departamentos y funciones. Y los que no las utilizan, han puesto en marcha iniciativas para superar las limitaciones físicas del trabajo a distancia.

Esta tendencia ya se vislumbraba antes de la pandemia y venía impulsada por los clientes en busca de una mayor comodidad, más autoservicio, disponibilidad las 24 horas del día y movilidad, además de la facilidad de uso. Si a ello le sumamos el enojo de los clientes, cuya paciencia se está acabando tras una década de trámites burocráticos cada vez más farragosos, la presión por encontrar una forma más eficiente y conveniente de gestionar el proceso de la firma nunca ha sido mayor.

Así pues, dado que la tecnología de la firma digital existe desde hace muchos años, ¿por qué ha tardado tanto en moverse el sector de la gestión patrimonial?

He identificado las ideas erróneas más persistentes, que aclaran por qué la transición hacia la firma digital se ha demorado en la gestión de patrimonios.

 

1ª idea errónea: para que los documentos con firma electrónica tengan validez jurídica, ésta debe ser reconocida

El valor jurídico de una firma electrónica dependerá de su capacidad de demostrar a) la identidad de la persona que la ha puesto, y b) que el documento firmado no se haya modificado después de la firma. Hay varias formas de obtener firmas digitales y todas necesariamente implican un compromiso entre la seguridad y la facilidad de uso.

Sin duda, las firmas reconocidas son las más seguras, ya que requieren una validación con un certificado personal reconocido (como un DNI emitido por las autoridades competentes). Ahora bien, este requisito puede suponer complicaciones para los clientes. Si se impugna una firma reconocida, la parte que la protesta tiene la carga de demostrar que no es válida.

También hay otros métodos que cumplen con los requisitos legales, aunque la carga de la prueba para demostrar la validez cuando surgen controversias recae en el gestor de patrimonios.

Existen métodos avanzados que son más prácticos y rentables a la hora de obtener una firma. Requieren el sellado criptográfico de un documento tras su firma, para que sea a prueba de manipulaciones. La identificación del firmante quedará validada (incluso si solo es un garabato en una pantalla táctil) si se utilizan métodos de verificación avanzados, como el inicio de sesión con autenticación (preferiblemente de dos factores).

Los métodos básicos, como una imagen de un documento firmado enviada por correo electrónico al gestor de patrimonios, se suelen utilizar a modo de solución provisional. Ahora bien, no son aconsejables para procedimientos sensibles al fraude porque la identificación del firmante no está validada.

 

2ª idea errónea: las firmas digitales son farragosas y su implementación lleva mucho tiempo

La forma más rápida y fácil de introducir la firma electrónica en su empresa consiste en implementar una solución lista para usar en el caso de documentos rutinarios y específicos, como los acuerdos de confidencialidad. Para un uso más generalizado de las firmas digitales que forman parte integral del flujo de trabajo de su empresa, las soluciones que incorporan una API de conectar y usar le permitirán integrar funcionalidades de firma electrónica con poco esfuerzo.

 

3ª idea errónea: el papel y la tinta son gratis mientras que la tecnología de firma electrónica es cara

A la hora de evaluar los aspectos comerciales de la tecnología de firma digital, las entidades de gestión patrimonial quedan sorprendidas al darse cuenta del coste real que supone la recolección de firmas manuscritas. Los gastos de impresión, papel, franqueo y artículos de papelería se acumulan rápidamente. Además hay considerar el tiempo que lleva reunir las firmas manuscritas, sin olvidar la preparación de los documentos, estar detrás de los clientes para que los devuelvan firmados y su posterior validación. Si a ello se le añade la mayor probabilidad de perder documentos, lo que crea un riesgo de cumplimiento, el precio de la tecnología de firma electrónica se vuelve muy competitivo.

En cuanto se desmonten estas ideas erróneas sobre la viabilidad, la eficacia y el coste de las firmas digitales, los gestores de patrimonios estarán más motivados y entusiasmados para abrazar esta tecnología. De hecho, la experiencia con COVID-19 y los desafíos que la pandemia ha planteado en lo que respecta a la solicitud, el rastreo y la autenticación y protección de las firmas manuscritas, ha impulsado la aplicación de alternativas digitales hacia niveles nunca vistos. Lo probable es que esta tendencia siga consolidándose en el futuro inmediato.

 

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Charly Deighton     Charly Deighton – Sales Director Northern Regions, Connective

 

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