Contrato de trabajo
La firma electrónica
de un contrato de trabajo
Desde julio de 2016, la firma electrónica del contrato de trabajo está autorizada en Francia y en Europa, y facilita enormemente la vida de las empresas y sus empleados. De hecho, la firma digital simplifica el proceso de contratación al ofrecer una solución simple y rápida para rubricar y firmar un documento. Hagamos un balance de las particularidades de la firma electrónica del contrato de trabajo.
Exigencias de firma electrónica para el contrato de trabajo
Si bien las firmas electrónicas de contratos de trabajo y sus adendas son muy prácticas en la gestión de una empresa, requieren en cambio algunas exigencias para ser perfectamente fiables y seguras.
Las condiciones legales de la firma electrónica para los contratos de trabajo
Desde el 1 de julio de 2016, el reglamento europeo eIDAS define el marco legal de la firma electrónica y les otorga el mismo valor legal que una firma manuscrita. De este modo, cuando un signatario firma documentos electrónicamente, su firma es legalmente válida y no puede ser puesta en tela de juicio. El proceso de identificación electrónica se considera confiable, lo que permite firmar muchos tipos de documentos, incluidos los contratos de trabajo.
Firmas electrónicas: los diferentes niveles de seguridad
El nivel de fiabilidad de una firma electrónica depende del ámbito de la empresa, que puede utilizar 3 tipos de firmas electrónicas.
• La firma electrónica sencilla: este procedimiento garantiza la integridad del documento gracias al certificado de firma electrónica (CES) o sello electrónico y la información del signatario está directamente asociada a los datos;
• La firma electrónica avanzada: en este caso la autenticación del signatario es más avanzada y le permite vincularse a la información de forma única gracias a un certificado digital. Este es el nivel de firma electrónica recomendado para los contratos de trabajo;
• La firma electrónica cualificada: esta firma avanzada cuenta además con una verificación visual del signatario (en el sitio o por videoconferencia) y el uso de una firma certificada SSCD.
¿Por qué firmar electrónicamente un contrato de trabajo?
Los servicios de recursos humanos utilizan cada vez más las firmas electrónicas, ya sea para un contrato de trabajo o una adenda. De hecho, las ventajas de esta solución son numerosas.
Sencillo
Los RR.HH. ya no pierden tiempo en una tarea que consume mucho tiempo y puede crear, firmar y almacenar documentos fácilmente.
Responsable
La firma electrónica forma parte del proceso de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) ya que pone fin al papel y cumple así un objetivo de desarrollo sostenible.
Económico
Se agiliza la gestión de contratos y, por tanto, se reducen los costes relacionados con la impresión, los gastos de envío, el archivado...
Rápido
El empleado puede firmar electrónicamente su contrato durante el día, lo que resulta especialmente interesante para procesos de selección de contratos de corta duración o de última hora.
Legal
Se garantiza la seguridad jurídica de la firma digital del contrato de trabajo, pudiendo constituir prueba en juicio.
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Connective le brinda una solución de firma electrónica fiable y completamente legal para contratos de trabajo.
Cómo funciona la firma electrónica
de los contratos de trabajo
La firma digital de un contrato de trabajo pasa por diferentes etapas,
primero por parte del empleador, luego por parte del futuro trabajador.
La firma por parte de la empresa
Después de haber redactado un contrato de trabajo digital, el responsable de reclutamiento de una empresa solo necesita seguir algunos pasos para enviarlo al signatario.
Descargar el contrato de trabajo een la solución de firma electrónica de Connective
Configurar el contrato (campos que el signatario debe rellenar, campo de firma del responsable)
Configurar el envío del contrato (mensaje personalizado, dirección de correo electrónico del signatario).
Validar el envío para una firma electrónica.
A la hora de configurar el envío, el profesional puede optar por firmar el documento antes de enviarlo, o bien esperar que el empleado lo firme para volver a firmarlo.
La firma por parte del empleado
Tan pronto como se envía el contrato de trabajo electrónico, el signatario recibe un correo electrónico que contiene un enlace al documento a firmar. Solo tendrá que seguir varias etapas para validar el contrato:
Rellenar los campos vacíos (dirección, nombre, teléfono, etc.).
Aceptar los Términos y condiciones generales de Connective, el cifrado y el procesamiento de datos.
Ingresar el código de autenticación recibido por SMS.
Validar la firma del contrato.
Estas etapas se pueden realizar desde un móvil, ordenador o tablet, no estando el signatario obligado a suscribirse a la oferta de solución de firma electrónica para acceder a sus documentos.
Una vez firmado, se envía una copia del contrato a los dos signatarios, pero también es posible crear una copia para otras personas (director de RRHH, CEO, etc.). Luego, el contrato se almacena en la plataforma de software y todas las partes que tienen acceso al documento pueden descargarlo en cualquier momento. Por otro lado, la firma ya no podrá ser modificada.
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