De huidige Corona crisis impacteert zowat elke sector. Ook het notariaat deelde in de klappen. Zo kregen notarissen de instructie om enkel nog hoogdringende notariële akten te verlijden. Omdat de notaris een essentiële schakel is in heel wat aangelegenheden – zowel in de privésfeer als professioneel – werd in verschillende landen met urgentie gezocht naar een betrouwbare oplossing om akten te verlijden vanop afstand, en dit op een veilige manier. Die vonden ze in gekwalificeerd elektronisch ondertekenen, de meest betrouwbare manier om elektronisch documenten te ondertekenen, en dit volgens de Europese eIDAS Verordening. Deze trend is zichtbaar in België, Frankrijk en verschillende andere Europese landen.
In deze blogpost geven we een overzicht van wat gekwalificeerd elektronisch ondertekenen juist wil zeggen, en welke initiatieven werden genomen om notariële akten van op afstand te kunnen laten doorgaan.
Gekwalificeerd elektronisch ondertekenen
De Europese eIDAS Verordening maakt een duidelijk onderscheid tussen drie verschillende types van elektronische handtekeningen. Voor een uitgebreid overzicht en beschrijving van de verschillende soorten elektronische handtekeningen, verwijzen we naar een vorig blogbericht, maar om van een gekwalificeerde elektronische handtekening te spreken moet de elektronische handtekening voldoen aan de volgende voorwaarden (art. 3 §12 van de eIDAS Verordening):
- op unieke wijze met de ondertekenaar verbonden zijn,
- het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren,
- tot stand gekomen zijn met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken,
- op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord, en
- aangemaakt zijn met een gekwalificeerd middel voor het creëren van elektronische handtekeningen, en gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen.
Digitale volmacht
De Europese trend die we op dit moment zien is het gebruik van de zgn. (authentieke) digitale volmacht. Het is dus niet de notariële akte zelf (bv. de koop-verkoopakte, schenkingsakte of oprichtingsakte) die elektronisch wordt ondertekend, maar wel een (authentieke) volmacht. Bij wijze van dat document geeft de betrokken partij een (notariële) volmacht aan bv. een medewerker van de notaris om de effectieve akte zelf voor hem of haar te ondertekenen. Op die manier hoeven de betrokken partijen zich niet langer te verplaatsen naar de notaris, wat naast bijdragen aan social distancing ook tijdswinst betekent.
Het gebruik van authentieke volmachten is reeds lange tijd ingeburgerd in de werking van de notaris, maar de mogelijkheid om deze nu ook van op afstand te verlenen is nieuw en een grote sprong voorwaarts in de digitalisatie van het notariaat.
Gewijzigde wetgeving
In België kwam het eerste wetgevend initiatief er reeds begin april met het “Wetsvoorstel houdende diverse bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19”.
Het Wetsvoorstel wijzigt de bestaande wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, en voorziet in de mogelijkheid dat volmachten (m.i.v. zorgvolmachten) – die krachtens de wet in authentieke vorm verleden moeten worden – nu ook elektronisch en van op afstand verleend kunnen worden. Wanneer dergelijk volmacht echter op afstand wordt gegeven, zijn er bijkomende voorwaarden van toepassing (niet-limitatieve opsomming):
- Alle betrokken partijen dienen te verschijnen voor de notaris via videoconferentie;
- Partijen dienen zich te identificeren en de akte elektronisch te ondertekenen d.m.v. de elektronische identiteitskaart (.beID) of via itsme®;
- De notaris ondertekent de akte met zijn of haar elektronische identiteitskaart;
Het Wetsvoorstel vermeldt daarbij uitdrukkelijk dat gedurende de COVID-19 crisis hiervoor geen extra kosten aangerekend mogen worden.
Het Wetsvoorstel werd goedgekeurd op 23 april 2020. Momenteel wachten we de publicatie van de nieuwe wet in het Belgisch Staatsblad verder af. De inwerkingtreding is voorzien vanaf de publicatiedatum.
Nathan Schryvers – Legal Counsel, Connective
Connective eSignatures
Connective biedt met Connective eSignatures zowel basis (simpele), geavanceerde als gekwalificeerde ondertekeningmethodes aan. Hieronder geven we een overzicht van de methodes die beschikbaar zijn.
| Goed | Beter | Best | |
|---|---|---|---|
| Wat? | Simpele elektronische handtekening | Geavanceerde elektronische handtekening | Gekwalificeerde elektronische handtekening |
| Waarom? | - Snel & makkelijk! - Gemakkelijk bruikbaar op mobiele apparaten - Ziet er hetzelfde uit als op papier | - Verbonden aan ondertekenaar - Biedt meer wettelijk bindend bewijs - Betrouwbaarder dan gewone variant | - Hoogste mate van veiligheid - Persoonlijk aan ondertekenaar gekoppeld - Digitale tegenhanger van natte handtekening - Wettelijke verplichting |
| Wanneer? | - Ondertekenen voor ontvangst van een pakketje - Simpele goedkeuring - Onboarding van klanten* - Toekenning van een krediet* - ... *afhankelijk van de lokale wetgeving of het risico | - Onboarding van klanten* - Toekenning van een krediet* - ... *afhankelijk van de lokale wetgeving of het risico | - Ondertekenen van verzekeringsdocumenten - Overheidsadministratie |
| Connective oplossing | - SMS OTP - Mail OTP - Handmatige handtekening | - SMS OTP - Mail OTP - Biometrische handtekening | - .beID - LuxID - itsme® sign |
