Klantgetuigenis

Complete digitalisering van het rekruteringsportaal dankzij integratie elektronische handtekening

Klant

Actief Interim

Industrie

HR

Connective product

eSignatures

Website klant

Hoe alles begon

Sören Seels, Digital Solutions Manager bij interimkantoor Actief Interim, vertelt hoe Connective heeft geholpen bij de vereenvoudiging en digitalisering van hun documentenworkflow. Het resultaat? Een efficiënte, gebruiksvriendelijke en aangename ervaring voor zowel de consultant als de kandidaat.

“We waren op zoek naar een oplossing voor elektronische handtekeningen toen Teal Partners, het bedrijf dat ons online platform heeft ontwikkeld en ons Applicant Tracking System (ATS) Carerix heeft geïntegreerd, Connective voorstelde. Ze hadden eerder met Connective samengewerkt en waren erg tevreden over hun partnership. Ook wij voelden vanaf het eerste contact met Connective een duidelijke klik.”

De uitdaging

“In het kader van onze digitalisering hebben we het volledige proces dat onze consultants doorlopen, onder de loep genomen. Daarbij stelden we onszelf enkele sleutelvragen, zoals: welke taken zijn het meest tijdrovend en omslachtig? Hoe kunnen we onze systemen gebruiksvriendelijker maken? Waar kunnen we onze werkprocessen optimaliseren? Zo ontdekten we dat het genereren van interne documenten en deze door kandidaten laten ondertekenen, erg log en moeizaam verliep.

Nadat kandidaten bij Actief Interim de hele registratie- en screeningsprocedure hebben doorlopen, moeten ze een intentieverklaring ondertekenen. Wanneer ze bij een klant een contract krijgen, moeten ze ook een bijlage bij hun arbeidsovereenkomst ondertekenen met een aantal clausules die specifiek voor Actief Interim gelden. Vroeger moesten al deze documenten worden geprint, ondertekend, gescand en in het systeem opgeslagen. Dat was een lang en frustrerend proces, niet alleen voor onze consultants, maar ook voor de kandidaten.”

De oplossing

De gegevens in het Applicant Tracking System (ATS) worden automatisch ingevuld in de standaardsjablonen voor de intentieverklaring en de bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Met slechts één klik kunnen de consultants een volledig gepersonaliseerd document genereren. Dankzij de integratie van Connective eSignatures kan de kandidaat dit document vervolgens digitaal ondertekenen met een elektronische handtekening. Het is een snelle oplossing zonder gedoe. Het enige wat je nodig hebt, is een smartphone of computer om het document met een vingerafdruk of muisklik te ondertekenen. Je moet dus geen papieren rondzeulen en je vindt alle documenten met enkele klikken terug.

Gelukkige klant

Echte cijfers, echte resultaten

45%

van de kandidaten gebruikt reeds de digitale handtekenmethode in het online portaal van Actief Interim. En dit al vanaf enkele maanden na de launch. 

2K

is het gemiddelde aantal digitale handtekeningen per maand die worden geplaatst in het portaal. 

Tal van voordelen

De volgende stap

“Connective biedt handige, flexibele opties om functies op te schalen. Voorlopig gebruiken we de elektronische ondertekeningsoplossing alleen voor interne documenten, wat in onze sector al vrij uniek is, maar in de toekomst willen we dit ook uitrollen voor bijvoorbeeld offertes en contracten. Zulke documenten moeten bij elektronische ondertekening maximaal beveiligd worden. Connective biedt verschillende gekwalificeerde elektronische ondertekenmethodes die het digitale equivalent van een handtekening op papier zijn. Dit zijn de enige methodes die echt onweerlegbaar zijn, wat ze perfect maakt voor deze gevallen.”

“We willen onze workflow nog meer vereenvoudigen door het aantal documenten waarvoor een handtekening vereist is, te verkleinen. Het doel is dat we het hele proces aangenamer willen maken voor onze consultants, kandidaten én klanten. Connective speelde tot nu toe een belangrijke rol in ons digitaliseringsproces en onze samenwerking verliep ongelooflijk vlot, dus kijken we er alvast naar uit om samen nog veel meer te verwezenlijken.”

Wil je meer weten? Contacteer ons! Of beter nog: probeer het gewoon zelf uit!

Benieuwd hoe Connective eSignatures werkt?

Wil je met iemand van Connective praten?