De vier grootste voordelen van elektronische handtekeningen

Voordelen van elektronische handtekeningen

De lijst aan voordelen van elektronische handtekeningen is onuitputtelijk. Dit is onze Top 4

Het gebruik van elektronische handtekeningen brengt heel wat voordelen met zich mee. De belangrijkste? Dat zijn efficiëntie, een betere gebruikerservaring, wettelijke naleving en veiligheid.

 

De vier grootste voordelen van elektronische handtekeningen

1. Efficiëntie

Als je een commercieel of ander bedrijfsproces moet afwerken, kijk je vaak aan tegen een tijdrovende nachtmerrie vol langdradig papierwerk. Terwijl de klok verder tikt, worstel jij je door repetitieve administratietaken. En dat terwijl je die tijd liever aan iets efficiënters zou besteden. Daarom optimaliseren veel bedrijven hun procestijd door digitaal te werken. En elektronische handtekeningen kunnen je bedrijfsprocessen gevoelig versnellen.

Op kantoor moet je niet langer:

  • wachten tot de Senior Manager aanwezig is, zodat hij of zij de nodige handtekeningen kan zetten;
  • documenten manueel handtekenen, printen, scannen en met de post verzenden;
  • geautoriseerde documenten manueel archiveren;
  • manueel controleren of alle documenten door de juiste (gemachtigde persoon) ondertekend zijn.

Naar je klanten toe kun je de volledige levenscyclus bij je bedrijf versnellen. Digitale handtekeningen:

  • besparen je tijd bij het opstellen van contracten;
  • geven mensen binnen en buiten het bedrijf de mogelijkheid om hun documenten op elk moment, vanaf elk apparaat te ondertekenen;
  • stroomlijnen het volledige goedkeurings- en ondertekeningsproces en zorgen ervoor dat alles foutloos verloopt;
  • zijn even veilig en betrouwbaar als
  • conventionele documenten;
  • helpen je sneller deals te sluiten.

 

2. Gebruikerservaring

De gebruikerservaring is de indruk die een klant over zijn interacties met je organisatie heeft. Die indruk vormt hij tijdens zijn contactmomenten met je bedrijf. Met elektronische handtekeningen zorg je ervoor dat die contactmomenten vlotter verlopen. Ze bieden namelijk extra gebruiksgemak, want hiermee kunnen klanten hun documenten overal ondertekenen: ze kunnen een lening vastleggen terwijl ze op vakantie zijn, je kunt deals sneller afronden, … Denk bijvoorbeeld aan een eenmalige aanbieding op een beurs. Je kunt zelfs de levering van een pakket bevestigen aan je voordeur.
Bovendien kan dit via allerlei apparaten gebeuren, wat digitaal ondertekenen erg gebruiksvriendelijk maakt. Zeg vaarwel tegen stapels papier die wachten op initialen en bergen documenten die naar het archief moeten. Verzend het contract gewoon (automatisch of manueel) via e-mail en een paar minuten later is de klus geklaard.

 

3. Wettelijke naleving

De voorbije jaren hebben de meeste landen wetten en regels ingevoerd die de geldigheid van digitale handtekeningen erkennen en deze als bindend beschouwen. Dankzij de eIDAS-verordening beschikken we in Europa over een wettelijk platform waarmee elektronische handtekeningen internationaal kunnen worden gebruikt en gevalideerd. Deze verordening bepaalt dat alle soorten handtekeningen door de rechtbank als gelijkwaardig worden beschouwd.
Digitale handtekeningen zijn dus authentiek en bewijzen de identiteit van de ondertekenaar. In de rechtbank zijn ze even geldig als een handtekening op een papieren document. Door een oplossing te kiezen die de relevante regelgeving naleeft, zorg je ervoor dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.

 

4. Veiligheid

Bij het ondertekenen van documenten zijn twee dingen van levensbelang: authenticiteit en veiligheid. Elk type elektronische handtekening is veiliger dan een gewone handtekening op papier, en digitale handtekeningen zijn het veiligst. Omdat het document versleuteld is, weet je zeker dat het na de ondertekening niet meer kan worden gemanipuleerd. Een digitale handtekening geldt ook altijd voor het volledige document. Er is dus geen enkel risico dat er achteraf pagina’s worden toegevoegd of verdwijnen.

Wat digitale handtekeningen extra efficiënt maakt, is het feit dat er amper fouten kunnen gebeuren. Als documenten manueel moeten worden gecontroleerd, kan er meer fout lopen dan tijdens een geautomatiseerd proces.

Nog een veiligheidsvoordeel is het feit dat je met elektronische handtekeningen de toestemming van je klanten beter kunt beheren, zoals verplicht door de AVG (GDPR). Afhankelijk van de nodige beveiliging pas je het niveau aan. Wil iemand zich registreren voor je nieuwsbrief of een contract ter waarde van € 100.000 ondertekenen? In het laatste geval moet je zeker weten dat de identiteit van de gemachtigde persoon klopt.

De technische overdracht van handtekeningen verschilt per beveiligingsniveau. Als een handtekening extra beveiligd moet zijn, kun je deze versleutelen. Met het juiste beveiligingsniveau bied je je klanten én je medewerkers het perfecte evenwicht tussen gebruiksgemak en beveiliging.

Whitepaper digital Signatures

Download onze gratis Whitepaper over ‘Digitale Handtekeningen’

In onze gratis te downloaden whitepaper gaan we opnieuw dieper in op de voordelen van elektronische handtekeningen. We beantwoorden belangrijke vragen om je perfect te begeleiden naar de opzet van je bedrijfseisen voor een oplossing voor digitale handtekeningen.

Wij zorgen ervoor dat je volledig voorbereid en klaar bent om te gaan praten met aanbieders van digitale handtekeningoplossingen.

Als je hulp nodig hebt bij het beantwoorden van een aantal vragen of als je wil zien of onze oplossing aan jouw eisen voldoet, neem dan zeker contact met ons op! Wij helpen je met alle plezier verder. Onze experts combineren technische kennis met praktijkervaring en bieden zo de beste zakelijke oplossing voor jouw organisatie.

 

Dit moet je zeker ook lezen: