Met een tijdstempel kunnen we de datum en het tijdstip van een gebeurtenis vastleggen. In een tijd waarin bedrijven steeds vaker met allerlei digitale documenten te maken hebben, vormen tijdstempels een manier om die uitwisselingen te volgen. Het is wel belangrijk om te controleren of de datum en tijd van een digitale handtekening gekwalificeerd zijn, zodat je zeker weet dat deze niet zijn gewijzigd. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over tijdstempels, en dan met name over gekwalificeerde tijdstempels.
Definitie van tijdstempels
Zoals hierboven al is uitgelegd, kunnen we met een tijdstempel een datum en tijdstip koppelen aan een gebeurtenis. De datum en tijd op een parkeerkaartje in de stad, de datum en tijd van een document dat op je computer is opgeslagen of de datum en tijd van een post op sociale media: dit zijn allemaal voorbeelden van tijdstempels.
Bedrijven stellen veel verschillende documenten op die vervolgens worden gedeeld met werknemers, partners of klanten. Een tijdstempel speelt hierbij een belangrijke rol om de datum en het tijdstip van een handtekening vast te leggen, en dan met name van een elektronische handtekening.
Hierdoor kan bijvoorbeeld de ontvangst van een e-mail worden gevalideerd, het tijdstip van een transactie bij een aankoop of verkoop worden bepaald, of een digitale factuur worden gedateerd op het moment van uitgifte.
Waar moet je op letten bij tijdstempels?
Met een tijdstempel kun je het bestaan van een digitaal document bewijzen en de exacte datum en tijd aantonen waarop het is opgesteld, opgeslagen of ondertekend, maar het is dan wel belangrijk dat er geen systeemklok is gebruikt. Een computer gebruikt bijvoorbeeld een systeemklok, maar daarmee is het heel eenvoudig om de datum en tijd van een document te wijzigen. Een dergelijk tijdstempel heeft daardoor geen enkele juridische waarde.
Er bestaan ook verschillende online tools om de datum en tijd van bijvoorbeeld een Word-document of een pdf-bestand te veranderen. Daardoor heeft een dergelijk document ook geen juridische waarde.
Maar hoe zorg je er dan voor dat een tijdstempel wel betrouwbaar is?
Een gekwalificeerd tijdstempel: een beveiligde procedure volgens de regels
Met een gekwalificeerd tijdstempel voorkom je dat de datum of tijd van een document kan worden gewijzigd. Dit is het geval als het tijdstempel van een elektronisch document wordt gemaakt met behulp van beveiligde FIPS-conforme hardware, in de vorm van een tijdstempeltoken of een elektronisch zegel.
Volgens de Europese verordening eIDAS garanderen gekwalificeerde tijdstempels het bestaan van een document op een nauwkeurige en betrouwbare datum en tijd. Zo’n tijdstempel toont ook de integriteit van het document aan. Dat wil zeggen dat er sinds de aangegeven datum en tijd geen vervalsing heeft plaatsgevonden.
Om als tijdstempelautoriteit (Timestamping Authority, TSA) te worden aangemerkt, moet de beveiligde FIPS-conforme hardware die wordt gebruikt, voldoen aan de verplichtingen uit de norm RFC 3161.
Hoe werken tijdstempels?
De tijdstempelautoriteit gebruikt PKI-technologie (Public Key Infrastructure). Het proces bestaat uit verschillende stappen:
- Er wordt een hashwaarde aangemaakt die naar de TSA wordt gestuurd via de clienttoepassing, als een unieke identificator.
- Vanaf dat moment wordt elke wijziging aan het bestand doorgegeven aan de server van de TSA.
- De TSA combineert de hash met andere informatie, zoals de referentietijd. Het resultaat wordt vervolgens digitaal ondertekend door de persoonlijke sleutel van de TSA. Dit is het tijdstempeltoken dat dan aan de client wordt doorgegeven.
- Dit token bevat alle belangrijke informatie over het tijdstempel. Het wordt ontvangen door de clienttoepassing, die het vervolgens opneemt in de ondertekening van het document of de code.
Als het bestand met tijdstempel later wordt geopend, gebruikt de clienttoepassing de authenticatie van de TSA om te controleren of het tijdstempel van een vertrouwde TSA komt. Er wordt een hash van de gegevens berekend die vervolgens wordt vergeleken met de oorspronkelijke hash. Als blijkt dat er gegevens zijn gewijzigd na het tijdstempel van het bestand, worden er meldingen gegenereerd.
Wat zijn de voordelen van een gekwalificeerd tijdstempel?
Het eerste voordeel van een gekwalificeerd tijdstempel is dat het een onweerlegbaar bewijs vormt. In deze tijd waarin bedrijven met veel digitale documenten werken, kunnen ze met een tijdstempeltoken bewijzen dat een document niet is gewijzigd en aantonen op welk moment het is opgesteld. Met een tijdstempel kan ook de precieze datum en tijd van een e-mail worden bewezen. Bovendien kan een tijdstempel een bewijsstuk vormen in het geval van geschillen.
Een tijdstempel is de beste manier om de conformiteit van elektronische documenten te garanderen. Denk hierbij aan facturen, loonstrookjes, juridische documenten en andere documenten waarbij een elektronische handtekening wordt gebruikt.
Tijdstempels en elektronische handtekeningen
De elektronische handtekening wordt tegenwoordig volop gebruikt door bedrijven, omdat deze vele voordelen biedt, zoals bijvoorbeeld een tijdsbesparing bij transacties.
Een handtekening met tijdstempel garandeert dat het document niet is gewijzigd na de vermelde datum.
Hiermee kunnen bedrijven hun intellectueel eigendom beschermen en beschikken ze over sterke en geldige bewijzen in het geval van geschillen en juridische procedures. Een tijdstempel valideert eigenlijk de geldigheid van een elektronische handtekening op de lange termijn. De handtekening wordt op dat moment geverifieerd en die verificatie kan op ieder moment worden aangetoond.
Hoe kun je gekwalificeerde tijdstempels gaan gebruiken in je bedrijf?
Het is van essentieel belang om een vertrouwde derde partij in de arm te nemen om gekwalificeerde tijdstempels voor je bedrijf te regelen, zodat je van alle voordelen kunt profiteren.
Tegenwoordig zijn er veel dienstverleners die ondersteuning bieden bij elektronische handtekeningen en die daarnaast ook tijdstempels aanbieden. Met deze twee oplossingen kun je de authenticiteit van belangrijke documenten garanderen, zodat je beter beschermd bent.
Vragen? Contacteer onze experts!
