Waarom schaalbaarheid essentieel is bij de keuze van een elektronische handtekeningen oplossing

Scalability, Schaalbaarheid

Bedrijven zijn al jaren bezig elektronische handtekeningen te implementeren en dat gebeurt in een steeds hoger tempo. Maar vaak worden binnen één en hetzelfde bedrijf verschillende oplossingen versnipperd en los van elkaar toegepast. Deze versnippering van oplossingen voor elektronische handtekeningen veroorzaakt frictie en vertraagt digitalisering binnen de organisatie.

Als je een aanbieder van elektronische handtekeningen kiest, moet je niet alleen kijken naar de gebruikelijke factoren zoals het gebruiksgemak van de oplossing (oftewel de ‘usability’), de rechtsgeldigheid of de kosten ervan. Er is nog een erg belangrijke factor, die maar door weinig mensen wordt besproken, maar die tegenwoordig wel van essentieel belang is voor organisaties die intern snel meer elektronische handtekeningen willen gaan gebruiken. Die factor is de schaalbaarheid.

Cross-departementaal

Schaalbaarheid betekent dat een oplossing geleidelijk kan worden geïntegreerd in alle afdelingen en processen van een organisatie, hoe complex die ook is. Een bedrijf kan bijvoorbeeld beginnen met het digitaliseren van het ondertekenen van arbeidscontracten en andere HR-documenten. Vervolgens kunnen elektronische handtekeningen worden ingevoerd voor contracten met klanten, leveranciers en partners, voor onboarding of KYC-processen op de juridische en commerciële afdeling en ten slotte voor facturen, leveringsbonnen of interne audits op de operationele en boekhoudkundige afdeling.

Hiervoor is het sterk aan te raden om voor de elektronische handtekeningen een oplossing te kiezen met een breed scala aan functionaliteiten die voorzien in de behoeften van alle afdelingen. In de lijst hieronder vind je een paar van de functies die het meest worden gebruikt door klanten van Connective:

  • Sequentiële en/of parallelle handtekeningen;
  • Verzending van documenten met optionele handtekeningen of gekoppelde documenten;
  • Meerdere ondertekeningsmethoden;
  • Formulieren of bewerkbare documenten;
  • Groepsgewijze ondertekening en bulkondertekening; het maken van documentenstromen met meerdere ondertekenaars, documentgoedkeurders, automatische ontvangers, de mogelijkheid om de handtekening opnieuw toe te wijzen aan een andere persoon; of
  • Vervaldata voor bijvoorbeeld vacatures of commerciële aanbiedingen, of zelfs het toevoegen van juridische informatie aan de handtekening.

 

Meerdere gebruikers & gebruikersgroepen

Als je een schaalbare oplossing wilt voor je elektronische handtekeningen, moet je er een onbeperkt aantal gebruikers mee kunnen maken, zodat je de oplossing kunt gebruiken in je hele organisatie. Dat is ook waarom het cruciaal is om toegangsniveaus van gebruikers te kunnen aanpassen en om onbeperkte gebruikersgroepen te kunnen maken. Daarmee zijn gedeelde documenten in het hele ondertekeningsproces gemakkelijk te beheren.

 

Internationale ondertekenmogelijkheden

Schaalbaarheid betekent ook dat de oplossing kan worden gebruikt in alle nationale of internationale dochterondernemingen van een bedrijvengroep. Daarvoor is het belangrijk:

    • Dat er onbeperkt verschillende merknamen kunnen worden gebruikt en dat logo’s en bedrijfskleuren kunnen worden aangepast. En dat alle talen die de organisatie en haar klanten gebruiken beschikbaar zijn, zodat iedereen die een document digitaal moet ondertekenen, de meldingen krijgt in de eigen taal.

 

    • Dat het bedrijf dat de elektronische handtekeningen en de technologie daarvoor levert, geautoriseerd of gevalideerd is om op te treden als vertrouwde derde partij in Europa (eIDAS-verordening) en in andere landen waar de organisatie belangen heeft. Connective voldoet bijvoorbeeld niet alleen aan de Europese regelgeving (eIDAS), maar biedt ook een oplossing die is gecertificeerd volgens de Zertes-verordening van Zwitserland of de Ueta Act en de eSign Act van de Verenigde Staten.

 

  • Dat het mogelijk is om geavanceerde en gekwalificeerde lokale of nationale methoden voor elektronische handtekeningen en identificatie te gebruiken. Daarvoor biedt Connective een open platform waarmee alle methoden voor digitale identificatie en elektronische handtekeningen kunnen worden geïntegreerd. Een paar voorbeelden: België (eID, itsme®, lawyerID), Luxemburg (LuxID), Zweden en Noorwegen (BankID), Nederland (iDIN), Spanje (DNI electrónico, Camerfirma), Frankrijk (FranceConnect en de vele in Frankrijk beschikbare digitale identiteiten) enzovoort. Hiermee kunnen bijvoorbeeld internationaal opererende Spaanse bedrijven onboarding-processen voor inwoners uit de hiervoor genoemde landen uitvoeren via een gekwalificeerd identificatiesysteem dat algemeen wordt gebruikt in het land van de nieuwe werknemers. Dit zorgt voor een grotere rechtszekerheid.

Daarnaast zijn er andere ‘globale’ identificatiemethoden in opkomst. Het is belangrijk om die beschikbaar te hebben als alternatief. Connective beschikt bijvoorbeeld over video-identificatiemethoden voor het volledig op afstand uitgeven van gekwalificeerde en geavanceerde certificaten die in heel Europa geldig zijn.

 

Integratiemogelijkheden

Ten slotte betekent schaalbaarheid ook dat een oplossing voor elektronische handtekeningen is te integreren in CRM- of ERP-software of in andere beheersoftware. Dankzij deze integratie kunnen gebruikers documenten maken en voorbereiden voor ondertekening en ze verzenden, opvolgen en ondertekend ontvangen in het beheersysteem waar ze aan gewend zijn. Zo wordt het risico verkleind en kunnen ze veel efficiënter werken. Met de oplossing van Connective heb je toegang tot connectoren van Salesforce en Microsoft Power Automate (voor Dynamics 365, Sharepoint enzovoort). Het is ook belangrijk om uniforme registratiemethoden of SSO (Single Sign On) te hebben of om het mogelijk te maken verbinding te maken met de Active Directory van gebruikers.

Het is een grote pre als de oplossing voor elektronische handtekeningen beschikbaar is in de cloud. Dit maakt onderhoud makkelijker en zorgt ervoor dat je snel over nieuwe verbeteringen beschikt. eSignatures van Connective is ook on-premise beschikbaar, maar 95% van onze klanten gebruikt de cloudversie met de mogelijkheid om het te installeren op servers (Microsoft Azure) over vrijwel de hele wereld. Zo kunnen ze voldoen aan de geldende nationale en internationale AVG-regelgeving.

Heeft jouw bedrijf de moeite genomen om een bedrijfsproces te digitaliseren? Kijk dan bij het kiezen van een aanbieder van elektronische handtekeningen verder dan alleen dat ene proces en baseer de beslissing op gebruik ervan binnen de hele organisatie.

Meer weten over schaalbaarheid en elektronisch ondertekenen? Neem contact op met onze experts!

Connective eSignatures is nu Nitro Sign Premium

Connective is nu onderdeel van Nitro. Dit domein wordt weldra gedeactiveerd. Ga naar gonitro.com en blijf op de hoogte van de nieuwste updates en features van Nitro Sign Premium (voorheen Connective eSignatures).