Hoe de pandemie de echte voordelen van digitaal ondertekenen aan het licht bracht

voordelen van digitaal ondertekenen

In deze eeuw zijn organisaties gewend om snel in te spelen op voortdurende veranderingen. Denk maar aan de technologische vooruitgang, de evoluerende regelgeving, nieuwe consumententrends … Maar de gebeurtenissen van vorig jaar had niemand voorzien. De pandemie gooide alle maatstaven overhoop waarvan we aannamen dat ze stevig verankerd waren. Toch had de crisis ook een positief effect: het wijdverbreide gebruik van digitale tools, zoals digitale handtekeningen.

De pandemie heeft zowat elk bedrijf in bijna alle sectoren getroffen. Onze manier van werken is er ingrijpend door veranderd. Zo gingen we van een gewone kantoorbaan met persoonlijke interactie en fysieke bedrijfsbezoeken naar werken op afstand. Of het nu gaat om verkoop, bedrijfsprocessen, personeelsbeleid … Van de ene dag op de andere moesten we alles opnieuw uitdenken en volledig digitaal gaan.

De voornaamste operationele uitdagingen waren voor veel organisaties tweeërlei. Niet alleen moesten ze het vroegere fysieke ondertekenproces digitaliseren, maar ook ervoor zorgen dat medewerkers veilig en efficiënt op afstand konden blijven zakendoen.

Daarom wendden veel bedrijven zich tot Connective. Ze wilden hun bedrijfscycli zo snel en efficiënt mogelijk digitaal maken om hun lopende projecten en activiteiten niet in het gedrang te brengen.

Ook klanten die al met onze software voor digitale handtekeningen werkten, voerden het gebruik ervan sterk op. Met andere woorden, deze bedrijven zaten al volop in de digitalisering, maar hadden toch nog veel op papier gebaseerde processen die eraan waren ontsnapt.

Nog nooit was digitaal ondertekenen zo voordelig

De pandemie heeft het belang en de talloze voordelen van digitale handtekeningen aan het licht gebracht.

Verhoogde efficiëntie

Digitale handtekeningen zijn vitaal gebleken om thuiswerken zo efficiënt mogelijk te maken. Hiermee kunnen organisaties allerlei contracten en documenten sneller (laten) ondertekenen, vanaf elke plek. Zo schroeven ze vertragingen en onnodige verplaatsingen drastisch terug, waardoor medewerkers veel minder kosten maken en tijd besparen. Met slechts enkele kliks verzenden ze documenten om die juridisch bindend te (laten) ondertekenen.

Verbeterde gebruikerservaring

Het smartphonegebruik blijft groeien en klanten verwachten dan ook alsmaar meer van onlinediensten. Als u digitale handtekeningen in uw bedrijfsprocessen opneemt, krijgen uw klanten een volledig digitaal traject.  Zo blijft u zelfs in tijden van social distancing zakendoen met uw klanten. Hun tevredenheid neemt hierdoor toe en dat verbetert ook de algemene gebruikerservaring in elke afdeling van uw bedrijf. Vroeger was een digitale ervaring aanbieden een strategie om een concurrentievoordeel te halen. Tegenwoordig kan een bedrijf er bijna niet omheen als het positieve resultaten wil boeken en zijn klanten tevreden wil houden.

Positieve evolutie van de wetgeving

Digitale handtekeningen zijn in tal van landen wettelijk erkend voor de meeste processen en documenten. Toch zijn er nog transacties waarbij de ondertekenaar persoonlijk aanwezig moet zijn. Notariële aktes zijn hier een typisch voorbeeld van.

Maar ook in dit geval heeft de pandemie tot een positieve ontwikkeling geleid. Niet alleen hebben bedrijven hun manier van werken omgegooid, de wetgever heeft ook de regelgeving rond digitaal ondertekenen herzien. Zo hebben veel landen (zoals België, de VS, Zwitserland, Frankrijk …) tijdelijk toegestaan om documenten op afstand te verlijden (weliswaar in combinatie met andere vereisten en voorwaarden die van toepassing kunnen zijn).

Daarbij rijzen de volgende vragen: Zijn deze regelingen echt tijdelijk of worden ze permanent zodra de normaliteit terugkeert en kantoren weer openen? Zullen andere landen en regio’s deze werkwijze overnemen?

Beveiliging

Elk type digitale handtekening is veiliger dan een gewone handtekening op papier. In de eerste plaats wordt het document versleuteld. Dat is een garantie dat het na de ondertekening niet is gewijzigd en er geen pagina’s aan zijn toegevoegd of aan de inhoud is gesleuteld. Daarnaast krijgt het document een tijdstempel met het exacte moment van ondertekening. Zo kan er geen discussie ontstaan over het tijdstip waarop de ondertekenaar de voorwaarden heeft aanvaard. Zodra een document is ondertekend, kunt u bovendien zoveel kopieën maken als u wil. Die zijn allemaal even geldig en u hoeft originele, ondertekende documenten niet meer in eindeloze, bestofte archiefkasten te bewaren.

Post-Corona tijdperk

Ondanks de grote sociale en economische ongerustheid hebben technologische ingrepen, zoals digitaal ondertekenen, ons leven op het werk eenvoudiger gemaakt. En ja, volgens ons zijn deze ontwikkelingen permanent.

We zijn er veel productiever en efficiënter door geworden, zodat we ook na de pandemie beter zullen concurreren.

Wilt u ook weten hoe Connective uw bedrijf kan helpen om documenten digitaal te ondertekenen? Neem dan gerust contact op met onze experts!