Verwerking van persoonsgegevens
Wij hechten veel waarde aan transparantie en willen onze klanten informeren over hoe persoonsgegevens worden gebruikt en verwerkt bij het gebruik van onze diensten.
Hieronder vindt u een overzicht van de manier waarop Persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen bij het gebruik van de Nitro-diensten. Afhankelijk van de gebruikte Nitro-service kunnen de Persoonsgegevens die worden verwerkt en de bewaartermijn verschillen.
-
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Gebruiker van Enterprise-licentiegenerator Zakelijk - Geen individu Naam van het bedrijf AWS S3 Er is geen verwijderfunctie beschikbaar Gebruiker van Enterprise-licentiegenerator Gebruikers e-mail, voornaam, achternaam, tijdzone, landinstelling, titel, bedrijf, externe_ip, afdeling, land AWS RDS Op verzoek via privacyrechten Aanmelden en accountservice Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam, achternaam, e-mailadres, avatar/afbeelding, geboortedatum, telefoonnummer, documentnaam Databank Einde van de contractuele overeenkomst
OF
Op verzoek via privacyrechtenLicentieservice Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam: achternaam: email-adres Databank Einde van de contractuele overeenkomst
OF
Op verzoek via privacyrechtenNitro Sign Essentials / Geavanceerd / Enterprise Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam, achternaam, e-mailadres, handtekeningafbeelding, telefoonnummer, documentnaam, documentinhoud, IP-adres Database / Document Einde van de contractuele overeenkomst
OF
Op verzoek via privacyrechten
OF
Documentverwijdering -
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Portaal
API
WYSIWYSZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
E-mail
Avatar/afbeelding
Geboortedatum
Telefoonnummer
Belgische advocaat-identificatie
Belgisch Rijksregisternummer
Document NaamDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstPortaal
API
WYSIWYSZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Document Naam
Document/inhoud
Persoonlijk ondertekeningscertificaatBestandssysteem Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Handmatige handtekeningZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
Handgeschreven afbeelding
Type beeldinvoer:
Tekenen – Typen – UploadenDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Belgische elektronische identiteitskaartZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
Persoonlijk ondertekeningscertificaatOptioneel
Geboortedatum
Belgisch rijksregisternummerDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
SMS-codeZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
TelefoonnummerDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
E-mailcodeZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
E-mailenDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
iDINZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
BIN
Naam
Initialen
Adres
Geboortedatum
E-mailenOptioneel
18 of ouder
Geslacht
TelefoonnummerDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Wacom-ondertekeningsblokZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
Afbeelding met biometrische handtekeningDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Belgische AdvocatenkaartZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document NaamOptioneel
Advocaten-IDDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Ik ben hetZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
Voornaam van ondertekeningscertificaat
Achternaam van ondertekeningscertificaat
Persoonlijk ondertekeningscertificaatOptioneel
GeboortedatumDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
OpenIDConnectZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document Naam
Persoonlijke gegevens afkomstig van geconfigureerde idPOptioneel
GeboortedatumDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomstWYSIWYS
Debetkaart
Softkey
Harde sleutel
WachtwoordZakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Voornaam
Achternaam
Document NaamDatabank Totdat het pakket wordt verwijderd
OF
Configuratie van automatisch verwijderen
OF
Einde van de contractuele overeenkomsteSignatures-registratie Zakelijke gebruiker
Eindgebruiker
E-mailen
Voornaam
Achternaam
Pakket titel
Voornaam initiatiefnemer
Achternaam initiatiefnemerBestand Verwijdering van de logboeken
OF
Einde van de contractuele overeenkomsteSignatures-controlebewijzen Zakelijke gebruiker
Eindgebruiker
Gecodeerd
Handtekeningdetails
Ondertekende pdfNiet versleuteld
Optioneel
Telefoonnummer (ondertekend met SMS OTP)
E-mail (ondertekend met e-mail OTP)
IP-adres van de eindgebruikerBestand Tot pakketverwijdering +30 dagen
OF
Configuratie van automatisch verwijdereneSignatures-controletraject Zakelijke gebruiker
Eindgebruiker
• Pakketinformatie, waaronder naam en datum van pakket, e-mail en IP-adres van de initiatiefnemer, pakketstatus, documentnamen, etc.
• Indien het document wordt geweigerd: datum/tijd, naam, e-mail en IP-adres van de weigeraar.
• In geval van goedkeuring: datum/tijd, naam en e-mail van de goedkeurder;
• In geval van hertoewijzing goedkeurder: datum/tijd, naam, e-mail en IP-adres van degene die heeft overgeplaatst en degene die is overgeplaatst.
• Kijkers: datum/tijd, naam, e-mail en IP-adres van de kijkers.
• In geval van hertoewijzing ondertekenaar: datum/tijd, naam, e-mail en IP-adres van degene die heeft overgeplaatst en degene die is overgeplaatst.
• In geval van ondertekening: datum/tijd, naam, e-mail en IP-adres van de ondertekenaar
• In geval van ontvangers: datum/tijd, naam en e-mail van de ontvanger.Database (er kan echter een apart bestand worden aangevraagd inclusief de audittrail) Anonimisering bij het verwijderen van het pakket
OF
Anonimisering bij automatische verwijdering -
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Handmatige handtekening Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Handgeschreven afbeeldingDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Belgische elektronische identiteitskaart Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam van ondertekeningscertificaat
Achternaam van ondertekeningscertificaat
Persoonlijk ondertekeningscertificaatDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten SMS-code Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Telefoon nummerDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Postcode Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
E-mailenDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten iDIN Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
AchternaamDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Wacom-ondertekeningsblok Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Biometrische handtekening afbeeldingDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Belgische Advocatenkaart Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam van ondertekeningscertificaat
Achternaam van ondertekeningscertificaat
Persoonlijk ondertekeningscertificaatDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Ik ben het Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam van ondertekeningscertificaat
Achternaam van ondertekeningscertificaat
Persoonlijk ondertekeningscertificaatDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten OpenIDConnect Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Persoonlijke gegevens afkomstig van geconfigureerde idPDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten Debetkaart
Softkey
Harde sleutel
WachtwoordZakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
AchternaamDatabank Tot time-out sessie, standaardinstelling 30 minuten -
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Handmatige handtekening Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Handgeschreven afbeeldingGeheugen Einde van de sessie Belgische elektronische identiteitskaart Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document Naam
Ondertekend document met persoonlijk ondertekeningscertificaatOptioneel
Geboortedatum
BurgerservicenummerGeheugen Einde van de sessie SMS-code Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Telefoon nummer
Ondertekend documentGeheugen Einde van de sessie Postcode Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document Naam
E-mailen
Ondertekend documentGeheugen Einde van de sessie iDIN Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document Naam
E-mailen
Ondertekend documentGeheugen Einde van de sessie Wacom-ondertekeningsblok Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document
Biometrische handtekening afbeelding
Ondertekend documentGeheugen Einde van de sessie Belgische Advocatenkaart Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document Naam
Ondertekend document met persoonlijk ondertekeningscertificaatOptioneel
Advocaten-IDGeheugen Einde van de sessie Ik ben het Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document Naam
Ondertekend document met persoonlijk ondertekeningscertificaatOptioneel
GeboortedatumGeheugen Einde van de sessie OpenIDConnect Zakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document
Ondertekend document
Persoonlijke gegevens afkomstig van geconfigureerde idPGeheugen Einde van de sessie Debetkaart
Softkey
Harde sleutel
WachtwoordZakelijke gebruiker
EindgebruikerVoornaam
Achternaam
Document
Ondertekend documentGeheugen Einde van de sessie -
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Persoonlijke informatie Eindgebruiker eID-kaartnummer
Voornaam
Achternaam
Twee voornamen
Letter derde voornaam
Nationaliteit
Geregistreerd adres
Geboorte locatie
Geslacht
Nobele staat
Type document
Bijzonder statuut
Uitgevende gemeenteIDS-database Verwijdering van de sessie
OF
Tijd geconfigureerd voor automatisch verwijderen (15 min. standaard)Inclusief rijksnummer Eindgebruiker Belgisch rijksregisternummer IDS-database Verwijdering van de sessie
OF
Tijd geconfigureerd voor automatisch verwijderen (15 min. standaard)Foto Eindgebruiker Identiteitskaart foto IDS-database Verwijdering van de sessie
OF
Tijd geconfigureerd voor automatisch verwijderen (15 min. standaard) -
Bij het gebruik van Nitro Sign Premium Smart Documents kan de gebruiker persoonlijke gegevens indienen.
De Klant informeert Connective over de Persoonsgegevens die zij zal verwerken via de Gegevensverwerkingsovereenkomst die tussen Nitro en de Klant is ondertekend.
De bewaartermijn voor documenten die zijn gegenereerd met de ConnectR-service van Nitro Sign Premium is standaard ingesteld op 7 dagen. De invoer-XML wordt onmiddellijk na het genereren ervan verwijderd.
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Smart Document-account Zakelijke gebruiker Voornaam
Achternaam
E-mailenDatabank Einde contractuele overeenkomst
OF
Verwijdering van het account -
Cliënt controle
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Support Zakelijke gebruiker Voornaam
Achternaam
E-mailenClient Control-database Einde contractuele overeenkomst Salesforce-servicecloud
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Support Zakelijke eindgebruiker Voornaam
Achternaam
E-mailSalesforce-database Einde contractuele overeenkomst Support Eindgebruiker Eventuele persoonlijke informatie Salesforce-database Verwijderen bij sluiten supportticket (zsm) JIRA
Proces Betrokkene Data type Opslag Bewaartermijn Support Zakelijke gebruiker Voornaam
Achternaam
E-mailJira-database Einde contractuele overeenkomst Support Eindgebruiker Eventuele persoonlijke informatie Jira-database Verwijderd bij het sluiten van het supportticket (zsm)