Als je eraan denkt om een oplossing voor elektronische handtekeningen te implementeren in je bedrijf, zijn er heel wat zaken die je moet overwegen. Hoe weet je welke oplossing het beste bij je organisatie past? Hoe kan je bepalen welke oplossing waarschijnlijk het beste zal werken? Om dit soort vragen te beantwoorden, hebben we een checklist opgesteld die je begeleidt bij het kiezen van een elektronische handtekeningoplossing, in termen van efficiëntie, wettelijke & technische vereisten, gebruikerservaring en kosten.
Verschillende soorten elektronische handtekeningen
Elektronische handtekeningen zijn er in alle soorten en maten. Welk soort handtekeningoplossing jij nodig hebt, hangt af van je eisen: heeft efficiëntie de overhand of is (de mate van) rechtsgeldigheid relevanter?
Bijvoorbeeld: een koerier heeft andere eisen voor een handtekening om de levering van een pakket te bevestigen dan een notaris die de aankoop van een huis bevestigt. Voor de koerier zijn de belangrijkste eisen waarschijnlijk gemak, mobiliteit en efficiëntie. Bij de notaris zijn de authenticatie van de ondertekenaars en de onweerlegbare rechtsgeldigheid van de transactie de belangrijkste aandachtspunten.
In onze blogpost “Drie types elektronische handtekeningen en hoe het juiste type kiezen voor jouw transacties ”, leggen we uit hoe je het juiste type handtekening kunt gebruiken en kijken we in detail naar de oplossing die deze handtekening ondersteunt.
Bepaal je vereisten
Om je te helpen bepalen wat relevant is voor jouw digitale handtekeningoplossing, hebben we de vereisten in verschillende onderwerpen onderverdeeld. Je moet alle opties voor elk van deze gebieden evalueren om de juiste beslissing te kunnen nemen. We zullen uitleggen wat er te overwegen valt en wat je zeker niet mag vergeten. De volledige en gedetailleerde checklist is opgenomen in onze gratis Whitepaper ‘Digitale Handtekeningen’ en kan aan het eind van dit artikel worden gedownload.
Efficiëntie
Zoals we in het geval van de koerier en de notaris hebben gezien, hebben verschillende situaties verschillende eisen. Als het op efficiëntie aankomt, moet je nadenken over wat voor soort documenten je vooral moet laten ondertekenen (PDF, DOC, XML, …), en op welke soorten apparaten? Kan de handtekening worden geïntegreerd in je bestaande applicaties? Is er een ingebouwde, geautomatiseerde flow om het gebruiksgemak te verhogen? Enz.
Legal
Het is essentieel dat een (elektronische) handtekening voldoet aan de voor jouw organisatie relevante regelgeving (eIDAS, GDPR, UETA en eSign Act etc.) In onze whitepaper (te downloaden onderaan dit artikel) geven wij een uitgebreide toelichting op de EU-regelgeving met betrekking tot elektronische handtekeningen.
Een andere juridische kwestie die je moet overwegen is een What You See Is What You Sign (WYSIWYS) optie. Met deze optie kan de ondertekenaar alle documenten die hij moet ondertekenen zien, controleren en verifiëren. Even belangrijk voor de toekomst is om te controleren of de documenten op zichzelf staan, wat betekent dat je de ondertekenaar niet nodig hebt om de handtekening te valideren, in het geval dat er een geschil ontstaat.
Gebruikerservaring
Natuurlijk wil je je gebruikers het zo gemakkelijk mogelijk maken om documenten te ondertekenen. Dit betekent dat ze vanaf elk gewenst apparaat moeten kunnen tekenen en dat de manier van tekenen moet passen binnen het traject van de klant. Om het jou en je collega’s gemakkelijker te maken, moet de oplossing zelfverklarend en intuïtief zijn. Met je nieuwe oplossing hoef je niet langer te wachten tot een vaak afwezige leidinggevende tekent. De applicatie stuurt automatisch een bericht wanneer de aanvraag te lang op zich laat wachten, of een bevestiging wanneer het document wordt ondertekend.
Technische vereisten
Om te zorgen voor een vlekkeloze gebruikerservaring voor zowel klanten als collega’s, moeten de elektronische handtekeningen naadloos integreren met je reeds bestaande applicaties. Aangezien IT zich snel ontwikkelt, moet je ervoor zorgen dat het flexibele API’s heeft om gemakkelijk te integreren met toekomstige applicaties zoals Salesforce, Microsoft Dynamics of andere. Je denkt er best ook over na of je een cloud-oplossing wil gebruiken of de applicatie op locatie wil hosten.
Wat betreft de technische vereisten met betrekking tot het document zelf, controleer je of de oplossing het getekende document goed afsluit. Deze optie verzekert de ondertekenaar(s) dat het document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend.
Kost
Natuurlijk zijn de prijsstelling en de kosten ook belangrijk. Evalueer het kostenmodel zorgvuldig. Betaalt u eenmalig, periodiek of per handtekening? Een pay-per-signature oplossing lijkt nu misschien de meest betaalbare oplossing, maar kan in de toekomst duurder uitvallen. Schat daarom het toekomstige gebruik van de handtekeningoplossing in om ervoor te zorgen dat u de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt.
Download onze gratis Whitepaper over ‘Digitale Handtekeningen’ inclusief checklist
In onze gratis te downloaden whitepaper met de checklist gaan we dieper in op de details van deze onderwerpen. We beantwoorden belangrijke vragen op al deze gebieden om je perfect te begeleiden naar de opzet van je bedrijfseisen voor een oplossing voor elektronische handtekeningen.
Wij zorgen ervoor dat je volledig voorbereid en klaar bent om te gaan praten met aanbieders van elektronische handtekeningoplossingen.
Als je hulp nodig hebt bij het beantwoorden van een aantal vragen of als je wil zien of onze oplossing aan jouw eisen voldoet, neem dan zeker contact met ons op! Wij helpen je met alle plezier verder. Onze experts combineren technische kennis met praktijkervaring en bieden zo de beste zakelijke oplossing voor jouw organisatie.
