Ultieme Gids over Document Automation
Wat is Document Automation, hoe helpt het jouw zakelijke communicatie tevereenvoudigen en jouw bedrijf te laten groeien? Download onze whitepaper en ontdek alles wat u wilt en moet weten over documentautomatisering. Bijna alle organisaties hebben dagelijks te maken met papierwerk. De gemiddelde werknemer gebruikt ongeveer 10.000 vellen papier per jaar, dat is iets meer dan Ć©Ć©n boom aan papier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan interne contracten, leveranciersovereenkomsten, facturen en beleidsregels. Dat is enorm veel papier voor Ć©Ć©n persoon en als je die hoeveelheid vermenigvuldigt met het aantal werknemers van een gemiddeld middelgroot bedrijf, wordt die ene boom snel een bos aan papier. En al dat papier is niet alleen slecht voor het milieu. Papierwerk legt een beslag op twee van je meest waardevolle bedrijfsmiddelen: tijd en werknemers. HR-medewerkers zijn tot wel 12 uur per week bezig met papierwerk. Verder onderzoek uit het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten toont aan dat werknemers soms tot wel 25 minuten bezig zijn om een bepaald document terug te vinden. Deze inefficiĆ«ntie wordt nog vergroot door het feit dat 68% van de werknemers pas na drie pogingen het juiste document vindt, en dat 80% zelfs acht pogingen nodig heeft. Bovendien wordt het steeds belangrijker om documenten te personaliseren. Het adviesbureau McKinsey & Company constateerde dat 71% van de consumenten een gepersonaliseerde benadering verwacht, ongeacht of je als bedrijf rechtstreeks met klanten communiceert of met leveranciers. Sommige bedrijven gebruiken hiervoor wel al templates, maar vaak moeten de gebruikers dan alsnog allerlei informatie invullen. Hoewel templates een hoge mate van merkconsistentie bieden en tot op zekere hoogte gepersonaliseerd kunnen worden, werkt dit de inefficiĆ«ntie niet volledig weg.Werknemers moeten nog steeds informatie opzoeken en invullen. Ook voorkom je hiermee niet dat je archiefkasten vol papier moet bewaren. EĆ©n archiefkast neemt gemiddeld zo’n 1,2 meter aan ruimte in op de vloer en dat kan op toplocaties jaarlijks meer dan ā¬ 2200 kosten.MAAR WAT IS DAN DE OPLOSSING?
Voor veel bedrijven is dat document automation. Door over te stappen op een 100% digitaal geautomatiseerd proces besparen werknemers niet alleen veel tijd (tot wel 82% in sommige gevallen), maar is er daarnaast minder ruimte voor menselijke fouten en wordt het milieu minder belast. En als je informatie, gegevens en templates digitaal opslaat, heb je minder ruimte nodig voor fysieke archieven, waardoor je bedrijfspand minder groot hoeft te zijn. In deze whitepaper gaan we dieper in op document automation en bespreken we:- Wat document automatition is (en wat niet)
- De uitdagingen en kosten waar bedrijven mee te maken hebben bij documentbeheer
- De voordelen en mogelijke nadelen van document automation
- Hoe bedrijven in vijf eenvoudige stappen aan de slag kunnen gaan met document automation
Download our Ultimate Guide to Document Automation