Duurzaamheid is uitgegroeid tot een vast onderdeel van de missieverklaring van bedrijven. Veel ondernemingen spannen zich elke dag in om hun steentje bij te dragen voor het milieu, onder andere door nieuwe, milieuvriendelijkere manieren van werken te implementeren. En als zo’n nieuwe, milieuvriendelijke oplossing ook nog eens tijd en kosten bespaart, wordt het plaatje nog aantrekkelijker.
Ook andere omstandigheden, zoals de coronacrisis sporen ondernemingen aan om hun processen zo snel mogelijk te digitaliseren. Een van de processen waarbij digitalisatie het nuttigst is, is het ondertekenen van documenten. Hierdoor kun je niet alleen documenten op afstand laten ondertekenen, maar verklein je ook de ecologische voetafdruk van het proces gevoelig én wordt je hele onderneming duurzamer.
1. Op afstand ondertekenen: verplaatsingen zijn verleden tijd
Wie documenten elektronisch kan handtekenen, hoeft zich niet te verplaatsen om even een krabbel te zetten. Dit kan namelijk gewoon op afstand, waar je ook bent, vanaf een computer of gsm. Zakelijke trips zijn niet meer nodig, wat alleen maar goed is voor het milieu, tijd en kosten bespaart én pragmatischer is. Op elk vlak een win-winsituatie, dus.
2. Elektronisch ondertekenen: gedaan met papieren documenten
Naast het feit dat je je niet meer moet verplaatsen om documenten fysiek te ondertekenen, bieden elektronische handtekeningen nog een groot voordeel: ze brengen je een stap dichter bij een papierloos kantoor. Je hoeft ondertekende contracten niet meer te printen, kopiëren, scannen of fysiek archiveren, want het proces verloopt volledig digitaal. Vanaf de eerste dag dat je elektronische handtekeningen implementeert, verklein je de ecologische voetafdruk van je bedrijf. Je verbruikt namelijk minder papier, spaart de bossen én stoot minder CO2 uit – en dat allemaal vanaf de eerste elektronische handtekening.
3. Elektronisch ondertekenen: vaarwel, fysieke archieven
In veel gevallen kun je de te ondertekenen documenten in de digitale ondertekeningstool uploaden en vervolgens in het documentbeheersysteem van je bedrijf opslaan. Dit proces verloopt volledig automatisch, waardoor het risico op menselijke fouten tijdens het ondertekenen zo goed als nihil is.
Sommige ondertekeningsoplossingen bieden je zelfs de mogelijkheid om documenten veilig te bewaren en archiveren via een geïntegreerd archiveringssysteem. Omdat je deze documenten niet langer hoeft te printen (vaak zelfs in meerdere kopieën), verminder je het papierverbruik op kantoor drastisch. Bovendien zijn de documenten steeds online beschikbaar en kun je ze overal bekijken, waar je ook bent.
4. Connective: duurzaamheid zit in ons DNA
Bij Connective hechten we veel waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo).
- Al onze oplossingen zijn ontwikkeld om processen die traditioneel op papier verlopen, te digitaliseren.
- Tijdens de coronacrisis hielpen we zorginstellingen pro bono, zodat ze zo veilig mogelijk operationeel konden blijven.
- Bij onze activiteiten houden we ons steeds aan onze eigen mvo-gedragscode.
- Elk jaar voert EcoVadis een mvo-audit uit bij Connective.
- Connective eSignatures maakt verbinding met externe archiveringsoplossingen zoals Doccle, Zefort en WiDO Coffre, zodat je ondertekende documenten in een veilige, gebruiksvriendelijke omgeving digitaal kunt archiveren.
- Connective gebruikt zijn eigen digitale tools (eSignatures, Smart Documents en Identity Hub) om telewerkende werknemers te helpen.
