Digitale handtekeningen en identificatie: 5 trends die we verwachten in 2021

Feature - 5 trends die we verwachten in 2021 - digitale handtekeningen

Het einde van 2020 komt dichterbij! Dit is het perfecte moment om vooruit te denken en enkele dingen te bekijken die we het komende jaar (of later) kunnen verwachten. In 2020 kende elektronische ondertekening en identificatie een stevige opmars, vooral omdat we ons overal ter wereld moesten aanpassen aan telewerk- en lockdownmaatregelen. Wat staat ons dan volgend jaar te wachten? Tijd voor een vooruitblik.


 

1. Extra functies voor een grotere meerwaarde

Zoals we al weten, kennen digitale handtekeningen verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Meer bepaald onderscheidt  eIDAS drie verschillende types:
 

  • Basis of Simpele Elektronische Handtekening (SES)
  • Geavanceerde Elektronische Handtekening (AES)
  • Gekwalificeerde Elektronische Handtekening(QES)

 
Met ‘betrouwbaarheidsniveaus’ bedoelen we dat elk van deze types de identiteit van de ondertekenaar tot een verschillende graad bevestigt. Een Simpele Elektronische Handtekening of basishandtekening wordt gewoonlijk gebruikt voor minder belangrijke zaken. Er bestaat namelijk geen waterdichte manier om te achterhalen of de ondertekenaar wel is wie hij beweert te zijn.

Bij een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening is de identiteit van de ondertekenaar met de handtekening verbonden door een persoonlijk, gekwalificeerd certificaat van een Qualified Trust Service Provider (QTSP). Dit certificaat is de sterkst mogelijke garantie die de identiteit van de ondertekenaar bewijst.

Meer details over elk van deze ondertekeningstypes lees je in deze blogpost.  

Wat volgens ons zal groeien in 2021, is de extra meerwaarde die al deze ondertekeningstypes bieden. Bovenop het niveau aan veiligheid en betrouwbaarheid dat een digitale handtekening biedt, zijn er nog meer functies die de werking van digitale ondertekeningsportals of API’s uitbreiden, zodat je meer vereiste gegevens van je ondertekenaars krijgt.

Bijvoorbeeld: twee elementen die we bij Connective aanbieden om onze gebruikers (afhankelijk van hun gebruik – portaal of API – en oplossingstype) meer waarde uit hun digitale ondertekeningsoplossing te laten halen, zijn de formulierenfunctie en het auditspoor.
 

Automatisch contracten opstellen en formulieren invullen

Met de formulierenfunctie kunnen onze gebruikers formulieren in hun ondertekeningsproces opnemen om meer gegevens over de ondertekenaars te krijgen, die ze vervolgens kunnen gebruiken om automatisch een contract op te stellen.

Als bijvoorbeeld een investeringsfirma een nieuwe klant documenten wil laten ondertekenen om hem te onboarden, kan de firma een formulier in het ondertekeningsproces zetten waarop de klant kan aanduiden wat zijn maandelijkse of jaarlijkse budget is en welke talen hij spreekt, zodat de firma vlot met hem kan communiceren. Deze informatie wordt automatisch opgenomen in het ondertekende document, waardoor de firma documenten sneller en efficiënter kan automatiseren.

Deze mogelijkheid bestaat al langer, maar wij verwachten dat ze de komende jaren nog veel belangrijker zal worden omdat ze het ondertekeningsproces gevoelig versnelt en vlotter maakt.

Connective eSignatures - Forms Feature
 

Auditspoor

Het auditspoor maakt op aanvraag een overzicht van elk ondertekend document in de portal beschikbaar, met waardevolle informatie over de levering en het ondertekeningsproces. Zo kunnen gebruikers elke digitale handtekening transparant opvolgen en auditen, want elke transactie is traceerbaar.

Hier geldt hetzelfde als bij de vorige functie: auditsporen zijn op zich niets nieuws, maar ze zullen veel vaker voorkomen naarmate meer bedrijven en sectoren wereldwijd digitale ondertekeningsprocessen implementeren. Omdat een auditspoor de documentstatus van begin tot einde registreert, inclusief alle stappen in het proces, wordt dit een erg belangrijke functie voor de oplossingen die providers bieden.

Connective eSignatures - Audit Trail

Meer informatie over auditsporen vind je hier. 

Kort gezegd verwachten we dat veel providers die digitale ondertekeningoplossingen aanbieden, de werking van hun oplossingen zullen uitbreiden om gebruikers toegang te geven tot een hele reeks andere nuttige functies, naast de digitale handtekening zelf.
 

2. Artificiële Intelligentie

Een andere trend die we het komende jaar verwachten, is de opkomst van artificiële intelligentie (AI) in digitale ondertekeningsoplossingen. Het concept ken je vast al, want AI heeft al een plek veroverd in tal van sectoren en industrieën over de hele wereld. Wat kan dit dan betekenen voor providers en gebruikers van digitale ondertekeningsoplossingen?

AI kan zijn intrede in onze sector doen in de vorm van geautomatiseerde systemen die op basis van specifieke gegevens bepalen welke documenten er moeten worden gegenereerd. Zo kan het systeem automatisch het juiste sjabloon uit de bibliotheek kiezen en het ondertekeningsproces automatisch voorbereiden. De AI configureert dus het sjabloon, kiest de juiste (wettelijk geldige) ondertekeningsmethode voor dit type document en bereidt alle stappen voor. Het enige wat je nog moet doen, is de ondertekenaars en mogelijk de ondertekeningsvolgorde opgeven.

Nog een mogelijkheid is dat AI wordt ingezet om bepaalde processen die nu al worden gebruikt, te automatiseren en te vereenvoudigen. Een voorbeeld: veel handelaarswebsites die de optie bieden om producten op afstand/online te kopen, vermelden de term ‘afkoelingsperiode’ in hun algemene voorwaarden of contracten. Deze term verwijst naar het feit dat de klant recht heeft op een bepaalde periode om van gedachten te veranderen over een product dat of dienst die hij op afstand heeft gekocht. In bepaalde gevallen mag de klant zelfs pas een contract of document ondertekenen na een verplichte afkoelingsperiode.

AI zou geknipt zijn voor dit proces: op basis van het ingevoerde document kan AI analyseren en voorspellen welke workflow er moet worden gevolgd, en kan het systeem de ondertekening voorbereiden met de correcte instellingen en maatregelen.
 

3. Aanpassingen aan wetten over digitale ondertekening

Dit kunnen we niet nauwkeurig voorspellen en hierover willen we op dit moment nog geen ‘vast’ advies geven, maar het is waarschijnlijk dat de wetten over digitale ondertekening binnenkort worden gewijzigd of aangepast. Naarmate het concept van digitale ondertekening uitbreidt en evolueert, moeten de regels errond mee evolueren.

Fednot (de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat) ijverde in het begin van 2020 voor een oplossing waarmee notarissen hun akten volledig gedigitaliseerd kunnen uitvoeren. In dit kader werd de bestaande wet aangepast: onder bepaalde voorwaarden kunnen volmachten elektronisch en digitaal worden verleend. In deze sector is dit een enorme stap voorwaarts. En we zien deze trend niet alleen in België: ook andere Europese landen staan op de rand van deze doorbraak.

Een uitgebreidere uitleg over dit onderwerp vind je in deze blogpost van onze Legal Counsel, Nathan Schryvers.

Het volgende voorbeeld is eIDAS, de wetgeving voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten. Enkele maanden geleden evalueerde de Europese Commissie dit wettelijke kader tijdens een open consultatie. De Commissie verzamelde feedback en onderzoekt nu of het kader in zijn huidige staat nog geschikt is voor het beoogde doel, of dat het moet worden herzien. Meer nieuws hierover volgt ongetwijfeld binnenkort.

Opnieuw: we kunnen de toekomst niet voorspellen, maar de voorbeelden hierboven doen ons vermoeden dat er nog wijzigingen zullen komen.
 

4. Documenten ondertekenen met geverifieerde identiteiten

Het elektronische handtekeningsproces met een geverifieerde identiteit betekent in veel landen een echt keerpunt.  Itsme® digital ID is bijvoorbeeld een initiatief van Belgian Mobile ID, een joint venture van zeven ondernemingen (de grootste Belgische banken en telecombedrijven) die je een digitale ID toekent op basis van je eID of geverifieerde bankgegevens.

Zo kun je gemakkelijk inloggen bij overheidsinstellingen of documenten digitaal ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening, de vorm die de beste identiteitsgarantie van alle handtekeningen biedt. Het mooiste is dat je geen randapparatuur meer nodig hebt, zoals een kaartlezer. Het enige wat je bij de hand moet houden, is je gsm of tablet.

Dit initiatief wordt ook in tal van andere landen steeds populairder. In Frankrijk is er bijvoorbeeld het initiatief FranceConnect, dat we  onlangs als ondertekenmethode in onze digitale handtekenoplossing hebben opgenomen. Het veiligheidsniveau is afhankelijk van verschillende factoren, maar in elk geval kun je met deze methode jouw digitale identiteit gebruiken om de meeste beschikbare documenten te ondertekenen. Daarnaast zijn er steeds meer landen die overschakelen naar eID, dus verwachten we dat dit soort services ook in meer landen ter wereld zullen verschijnen.
 

5. De opkomst van mobiele apparaten

Vandaag de dag kunnen we ons moeilijk voorstellen hoe de wereld eruit zou zien zonder mobiele apparaten. Alles wat je maar kunt bedenken, kan tegenwoordig via je gsm. Mobiel bankieren, online winkelen, en ga zo maar door. En natuurlijk is je mobiele apparaat ook essentieel om documenten digitaal te ondertekenen.

Wij hebben al OTP’s (‘One-Time Passwords’ of eenmalige wachtwoorden) als ondertekeningsmethode geconfigureerd in eSignatures, zodat je je identiteit eenvoudig kunt verifiëren met een eenmalige code die je via sms ontvangt. Deze methode doet, afhankelijk van bepaalde parameters, dienst als een simpele of geavanceerde elektronische handtekening.

De gekwalificeerde ondertekeningsmethode is natuurlijk ‘itsme® sign’. Deze vijfde trend is zo’n beetje de logische volgende stap na punt vier. Naarmate er meer digitale ID’s worden aangemaakt, groeit ook het gebruik van mobiele apparaten om documenten te ondertekenen met een digitale ID. Onze gsm wordt in de toekomst dus nog essentiëler.

Je hebt letterlijk de wereld aan je vingertoppen.
 

Conclusie: een waaier aan mogelijkheden

Dit zijn slechts enkele dingen die volgens ons de komende jaren zullen worden ingevoerd of verder ontwikkeld. Het hele concept van digitale ondertekening is door de huidige omstandigheden razendsnel geëvolueerd, dus wie weet wat er nog zal gebeuren? De mogelijkheden zijn niet eindeloos, maar de waaier is wel breed. We zijn net zo benieuwd als jij om te zien wat de toekomst zal brengen en wat er allemaal mogelijk wordt voor onze oplossingen.
 

Heb je vragen over onze digitale ondertekeningsoplossing of een andere vraag? Contacteer ons!