Generaties lang hebben we handtekeningen op papier gezet. Bij Connective/Nitro zijn we ervan overtuigd dat wij de laatste generatie zijn die nog een pen pakt om een handtekening te zetten. Geef ons vijf minuten en dan geven wij jou vijf redenen om over te stappen naar de elektronische handtekening.
Wat is het verschil tussen een elektronische en een digitale handtekening?
Laten we bij het begin beginnen en het verschil tussen een elektronische en een digitale handtekening toelichten.
Een elektronische handtekening is de digitale tegenhanger van de handtekening op papier die we offline gebruiken. Het is een efficiënte, verifieerbare en juridisch bindende manier om elektronische documenten te laten goedkeuren. Net als een handtekening op papier geldt ook de elektronische versie juridisch als bevestiging dat iemand akkoord gaat met een document. Misschien heb je al gemerkt dat de termen ‘elektronische handtekening’ en ‘digitale handtekening’ vaak door elkaar worden gebruikt.
Toch is er een verschil tussen de twee. Een digitale handtekening is altijd elektronisch, maar een elektronische handtekening hoeft niet per se digitaal te zijn.
Wat is het verschil dan? Nou, een digitale handtekening werkt met versleutelingstechnologie die het document extra beveiligt en de integriteit ervan garandeert. Een elektronische handtekening kan daarentegen gewoon een afbeelding van je handtekening zijn die je in een Word-document plakt. Zelfs je e-mailhandtekening is een elektronische handtekening. In onze nieuwste blog over dit onderwerp, die je hier vindt, lees je meer hierover.
Maar nu waar je op zat te wachten.
De vijf redenen om te kiezen voor een elektronische handtekening in plaats van een handtekening op papier
1. Bespaar tijd
Tijd is geld, zo is het nu eenmaal.
Als je documenten elektronisch ondertekent, ben je veel sneller klaar. Traditionele methoden zijn vaak heel tijdrovend.
Het per post of via e-mail verzenden van documenten past niet meer bij de zo veranderlijke wereld waarin we leven. Je moet zo’n document afdrukken, ondertekenen, van een datum voorzien, scannen en terugmailen. En dan hebben we het nog niet eens over situaties waarin het document door meerdere personen moet worden bekeken, wat tot nog meer vertraging leidt.
Met een oplossing voor elektronische handtekeningen voor zakelijke documenten rond je transacties binnen enkele minuten af in plaats van dat er dagen of zelfs weken overheen gaan.
2. Bespaar geld
Je bespaart niet alleen tijd, maar ook veel geld als je elektronische handtekeningen opneemt in de dagelijkse gang van zaken. Elke cent die je uitgeeft aan verzenden, reizen, afdrukken of mailen, kun je bewaren voor productievere taken.
In plaats van alle documenten af te drukken en in een archiefkast te bewaren voor toekomstig gebruik, kun je ze elektronisch delen, opslaan en archiveren. Je bespaart fysieke ruimte en maakt geen kosten voor printeronderhoud en papier. Een win-winsituatie als je het aan ons vraagt.
3. Verbeter de gebruikerservaring
Goed begonnen is half gewonnen. Bedrijven die hun best doen om hun klanten een optimale ervaring te bieden, behalen een blijvend concurrentievoordeel. De klant is koning, want wat is een bedrijf zonder zijn klanten? Ze verwachten snelle, gemakkelijke, op technologie gebaseerde, moderne ervaringen.
Een oplossing voor elektronische handtekeningen kan precies het digitale alternatief bieden dat je klanten nodig hebben.
Bied je klanten een gebruiksvriendelijke, eenvoudige oplossing voor het ondertekenen van documenten. Breng ze niet in lastige situaties waarbij van ze wordt verwacht dat ze een printer, scanner en andere hulpmiddelen tot hun beschikking hebben.
Bied ze een oplossing waarmee ze genoeg hebben aan hun laptop of smartphone.
4. Verbeter de beveiliging
Voor een juiste, veilige verwerking van een ondertekend document zijn verschillende factoren van essentieel belang. De beveiliging van een ondertekend document is mogelijk de belangrijkste vereiste bij het optimaliseren van het bedrijfsproces.
Hoewel ze vaak worden gebruikt, zijn handtekeningen op papier niet zo veilig als wordt gedacht. Je kunt niet zien wat er vóór, tijdens en na het ondertekenen met een document is gebeurd. Er is geen mogelijkheid om te herleiden waar en door wie een handtekening is gezet.
eSignatures lost dit probleem op met het auditspoor. Deze tool levert een belangrijke bijdrage aan het veiligheidsaspect en kan zekerheid en bewijs verschaffen wanneer de geldigheid van een handtekening of document in twijfel wordt getrokken.
Bovendien is Connective eSignatures bekroond met enkele van de strengste certificaten in de sector. De toonaangevende autoriteiten in de sector hebben onze tool voldoende geavanceerd en gekwalificeerd bevonden om deze uitzonderlijke kwaliteitslabels toe te kennen.
Meer informatie is beschikbaar in ons Trust Center.
5. Wees klaar voor de toekomst
Ben je ooit waardevolle documenten kwijtgeraakt? Weet je niet meer waar je je contracten hebt opgeborgen?
Administratieve rompslomp is verleden tijd met een toekomstbestendige oplossing voor elektronische handtekeningen met geïntegreerd archiveringssysteem. Je loopt geen risico meer op verlies of beschadiging van fysieke documenten met een handtekening op papier, als documenten digitaal worden ondertekend en opgeslagen.
We zetten het nog even op een rijtje. Met elektronische handtekeningen:
- Voorkom je dat er kostbare tijd verloren gaat
- Bespaar je geld
- Verbeter je de gebruikerservaring van je klant
- Verbeter je de beveiliging van documenten en handtekeningen
- Zorg je ervoor dat je bedrijf klaar is voor de toekomst
Waarom moeten we overstappen naar elektronische handtekeningen?
Er zitten veel nadelen aan het gebruik van een handtekening op papier. Eén voorbeeld is dat elke persoon die het document ondertekent fysiek aanwezig moet zijn.
In een geglobaliseerde wereld met een internationale economie waarin grenzen vervagen, heeft dit heel wat voeten in de aarde.
Toch geven sommige organisaties – zowel overheidsinstanties als particuliere bedrijven – de voorkeur aan deze methode in plaats van met de tijd mee te gaan. Gezien het feit dat de modernere oplossingen precies dezelfde juridische waarde hebben en hetzelfde gewicht in de schaal leggen als de traditionele versie met pen en papier, wekt het de nodige verbazing dat niet alle ondernemingen bereid zijn over te stappen.
Wat houdt je nog tegen? Praat met een van onze experts. Zij laten je zien wat onze oplossing voor elektronische handtekeningen allemaal kan en lichten de vele voordelen voor jou, je klanten en je transacties verder toe.
Vragen? Contacteer onze experts!
