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Le guide ultime de l’automatisation des documents

Qu´est-ce que l´automatisation des documents? Comment peut-elle simplifier votre communication professionnelle et développer votre entreprise ? Téléchargez notre livre blanc et découvrez tout ce que vous voulez et devez savoir sur l’automatisation des documents.

Presque toutes les organisations doivent, chaque jour, gérer la paperasserie. Qu’il s’agisse de contrats internes, d’accords avec les fournisseurs, de factures ou de politiques, le travailleur moyen utilise environ 10 000 feuilles de papier par an, ce qui correspond à peu près à un arbre. Cela fait beaucoup de papier par individu, mais si l’on multiplie ce chiffre par le nombre de collaborateurs dans une entreprise de taille moyenne, cet arbre devient une forêt.

Mais le papier ne fait pas que nuire à l’environnement. La paperasserie épuise deux des ressources les plus précieuses de votre entreprise, à savoir le temps et le personnel. De fait, les professionnels des ressources humaines (RH) peuvent consacrer jusqu’à 12 heures par semaine à la gestion de la paperasserie. Une étude menée au Royaume-Uni et aux États-Unis montre que les employés peuvent passer jusqu’à 25 minutes à rechercher un seul document. Ce manque d’efficacité est exacerbé par le fait que 68 %  es employés ne trouvent ce dont ils ont besoin qu’après trois tentatives, tandis qu’il faut jusqu’à huit tentatives pour 80 % d’entre eux.

À cela s’ajoute l’importance croissante de la personnalisation des documents. Que vous communiquiez directement avec vos clients ou que vous traitiez avec vos fournisseurs, le cabinet de conseil McKinsey & Company a constaté que 71 % des consommateurs estiment aujourd’hui avoir droit à une approche personnalisée. Certaines entreprises utilisent déjà des modèles de document à cet effet, mais ceux-ci exigent encore souvent que les utilisateurs saisissent eux-mêmes des informations. Si les modèles offrent aux entreprises un haut niveau de cohérence sur le plan de l’image de marque et répondent dans une certaine mesure à la demande de personnalisation, ils ne règlent pas complètement le problème de manque d’efficacité, car les employés doivent encore rechercher des informations dans certains cas. De plus, ils ne permettent pas de réduire les dépenses liées à l’entretien d’armoires de classement remplies de documents. Une seule armoire occupe 1,2 m d’espace au sol, ce qui représente un coût annuel de plus de 2 200 € dans les meilleurs emplacements.

Alors, Quelle est la réponse? 

Pour de nombreuses entreprises, la solution réside dans l’automatisation des documents. Le passage à un processus entièrement automatisé par voie numérique ne permet pas seulement aux employés de gagner du temps (jusqu’à 82 % dans certains cas), mais aussi de minimiser les erreurs humaines et de réduire l’impact sur l’environnement. De plus, le stockage numérique des informations, des données et des modèles peut réduire la quantité de documents archivés physiquement et diminuer ainsi les charges immobilières.

Ce livre blanc présente les éléments suivants qui permettront d’examiner plus en détail
l’automatisation des documents :

• Ce qu’est l’automatisation des documents (et ce qu’elle n’est pas)
• Les défis et les coûts auxquels les entreprises font face en matière de gestion des documents
• Les avantages et les inconvénients potentiels de l’automatisation des documents
• Comment les entreprises peuvent-elles mettre en oeuvre l’automatisation des documents en cinq étapes simples

Nous aborderons également les points essentiels à prendre en compte afin que vous puissiez trouver et mettre en oeuvre une solution vous permettant, à vous et à vos employés, de créer en un temps record des documents personnalisés et prêts à l’emploi.