Cela fait quelques années maintenant que les notaires ont commencé à s’équiper d’une tablette et d’un stylet pour effectuer la signature électronique d’actes authentiques dans leur bureau. Si la profession reste très encadrée au point de vue juridique et exige régulièrement la présence physique pour signer des documents, il faut savoir que la signature électronique à distance est désormais possible dans certains cas bien précis, simplifiant au passage la pratique quotidienne des notaires.
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ : Les informations contenues dans ce blogue sont fournies à des fins d’information générale uniquement et ne constituent pas des conseils (juridiques). Connective ne garantit pas que les informations contenues dans ce document sont à jour ou exactes et ne fait aucune déclaration sur la manière dont vous devriez utiliser les eSignatures Connective dans des cas d’utilisation spécifiques. Veuillez noter que la législation s’appliquant aux signatures numériques évolue rapidement et peut différer dans chaque juridiction. Si vous avez des questions sur le contenu ou les déclarations de ce blogue, ou si vous souhaitez savoir si les solutions de Connective répondent aux besoins de votre organisation, veuillez vous adresser à un professionnel du droit de votre région.
Signature électronique : de quoi parle-t-on ?
La signature électronique est une technologie qui permet d’apposer sa signature sur un document au format numérique via un certificat électronique.
Pour que le document dispose d’une véritable valeur juridique, il doit suivre les exigences minimales permettant de considérer une signature électronique comme valide, établies par le Règlement n°910/2014, dit « eIDAS ». Celui-ci est applicable en France et dans toute l’Union européenne.
La signature électronique doit en outre être réalisée par un tiers reconnu comme Prestataire de Services de Confiance Qualifiés, ayant fait l’objet d’un audit et d’une certification par l’organe de contrôle du pays.
Il existe trois niveaux de signature électronique, chacun ayant un niveau de sécurité différent. Il s’agit :
- De la signature dite simple : c’est la forme la plus basique de la signature électronique, comme une simple case à cocher sur un document numérique
- De la signature dite avancée : bénéficiant d’un degré de sécurité plus élevé, elle doit permettre d’identifier le signataire et assurer que toute modification ultérieure des données soit détectable
- De la signature dite qualifiée : elle offre le niveau de sécurité le plus élevé. En plus des critères cités ci-dessus, elle doit également être réalisée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié et reposer sur un certificat qualifié de signature électronique
Signature électronique à distance : le cas particulier des notaires
Si la signature d’actes authentiques chez le notaire nécessite d’être physiquement présent, le Conseil supérieur du notariat rappelle que la signature de certains documents gérés au quotidien dans les études notariales peut faire l’objet d’une signature électronique à distance, à condition d’utiliser une solution de signature électronique avancée certifiée eIDAS. La signature de niveau avancé est en effet indispensable pour authentifier de manière sécurisée les signataires.
Notez que certaines autres juridictions exigent l’utilisation d’une signature électronique qualifiée pour signer numériquement des actes notariés, des documents notariés et/ou des procurations. Veuillez vous référer à votre législation locale pour identifier le niveau de sécurité requis dans votre territoire.
La signature électronique à distance chez le notaire concerne les documents suivants :
- Les conventions d’honoraires
- Les procurations
- Les compromis de vente
- Les actes sous seing privé
- Les décomptes financiers
Quels sont les avantages de la signature électronique à distance pour les notaires ?
L’un des premiers avantages de la mise en place de la signature électronique à distance chez le notaire pour certains documents est la possibilité de maintenir une activité avec les clients en cas de situations contraignantes. C’est par exemple le cas d’une crise sanitaire qui nécessite de limiter les déplacements et les contacts physiques.
Un autre avantage important est l’accélération des processus de signature lorsque les interlocuteurs sont éloignés géographiquement. Prenons pour cela un exemple très concret. La mise en place de la signature électronique avancée offre un gain de temps considérable aux notaires dans le domaine de l’immobilier, en permettant à deux personnes situées dans des régions différentes de rapidement signer un compromis de vente. Et on sait que dans ce cas, réunir les deux parties en présentiel s’avère souvent bien compliqué.
De manière plus globale, la signature électronique à distance avancée offre une meilleure expérience client, grâce à la simplification de démarches administratives contraignantes.
En conclusion, la signature électronique simplifie grandement le quotidien des notaires, en leur permettant de se concentrer davantage sur leur cœur de métier.
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