Avec 2 millions de patients inscrits , Ramsay Générale de Santé traite un grand nombre de dossiers chaque année. Tous doivent également être archivés pendant 30 ans. Il était temps de digitaliser les processus métier et de chercher une solution agile. Grâce à la solution de signature électronique, Connective a réussi à rationaliser la gestion des documents d’une manière juridiquement valide et conviviale.
Regardez la video d’ Olivier Tarneaud, Directeur Marketing Stratégique de Ramsay Générale De Santé.
L’organisation
Avec une part de marché de 17%, Ramsay Générale de Santé est le plus grand groupe d’hôpitaux privés en France. Avec un réseau de 121 hôpitaux et centres de santé et plus de 23 000 employés, ils offrent des conseils en matière de santé, des consultations, des procédures médicales et des soins à 2 millions de patients (chiffres 2017).
L’innovation est l’un de leurs points focaux. Cela ressort de leurs travaux de recherche et développement cliniques et de l’utilisation des technologies de chirurgie assistée par robot les plus avancées pour traiter le cancer. Il était temps maintenant d’inclure l’innovation dans le processus d’enregistrement et de traitement des documents et de commencer à utiliser une solution de signature électronique.
Un processus papier contraignant
Dans le secteur de la santé, la paperasserie est inévitable. Premièrement, les patients doivent s’inscrire en remplissant un formulaire d’inscription. Ensuite, ils reçoivent divers documents expliquant le traitement qu’ils vont subir. S’ils acceptent, ils doivent donner leur consentement explicite à la procédure. Si le traitement n’est pas clairement expliqué et le consentement donné explicitement, les conséquences juridiques pourraient être considérables En moyenne, un patient doit signer trois documents avant de recevoir une assistance médicale. Tous ces documents doivent être conservés pendant 30 ans, conformément à la loi française. Ramsay souhaitait digitaliser l’ensemble du flux afin de traiter et de stocker tous les documents.
Une collaboration réussie
En collaboration avec Tessi, une société spécialisée dans la gestion documentaire, Connective a mis au point une solution qui satisferait à la fois les besoins du patient et ceux de Ramsay. Le logiciel de gestion de documents a été fourni par Tessi. Ils ont mis en place une solution sécurisée avec toutes les données cryptées afin de s’assurer qu’elle respecterait les normes élevées et la législation stricte en matière d’hébergement de santé (HDS) et de stockage des données de soins de santé.
La solution de signature électronique de Connective a été choisie pour compléter le contrôle d’identité et la validité juridique. Cette signature électronique est cruciale car les documents ne peuvent pas être conservés si la signature n’est pas valide. Pour vérifier sa validité, un processus automatisé est construit, qui vérifie si la carte d’identité appartient réellement au patient et s’il s’agit d’une véritable carte d’identité.
La commodité du patient
Une fois que le patient est enregistré dans le système, son profil comprend des données telles que son identité, des détails pour le paiement automatique, etc. Avant de se rendre dans l’un des centres de santé de Ramsay, il peut se connecter au portail, à domicile ou à l’hôpital. . Là, il peut voir les documents concernant son admission et donne son consentement en signant numériquement. Une partie de la signature est intégrée au certificat de signature dans son profil. Pour plus de sécurité, il existe une vérification à 2 facteurs. Dans le portail, un écran de signature apparaît, lui demandant de signer:
Etape 1.Le patient signe et demande s’il souhaite recevoir le code par SMS ou par e-mail.
Etape 2. Le patient entre le code dans la même fenêtre contextuelle pour compléter l’autorisation.
Hopital du futur
Le système a été lancé le 19 janvier 2018. Aucun autre organisme de soins de santé en France n’a automatisé son processus, de l’enregistrement à l’archivage, ce qui fait de Ramsay un acteur de premier plan dans le traitement de documents dans le secteur de la santé. Compte tenu de la quantité de plus de 2 millions de patients par an avec 3 documents à signer en moyenne, cela fait gagner beaucoup de temps, un temps précieux que le personnel peut maintenant utiliser pour s’occuper des patients.
Si je devais résumer notre collaboration avec Connective et notre expérience avec la signatures électronique, je dirais efficacité, réactivité et convivialité pour nos patients.
Olivier Tarneaud Directeur Marketing Stratégique de Ramsay Générale De Santé
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