Les organisations de ce siècle sont habituées à s’adapter rapidement à des changements continus tels que les progrès technologiques, l’évolution des réglementations, les nouvelles tendances de consommation, etc. Mais ce qui s’est passé l’année dernière, personne ne l’avait prévu. La Covid-19 a brisé tous les schémas que l’on croyait solidement établis. Pourtant, au milieu de tous ces aspects négatifs, la crise a aussi eu un effet positif : l’adoption généralisée d’outils numériques, tels que les signatures électroniques.
L’émergence de la pandémie de COVID-19 a touché à peu près tous les départements de presque toutes les industries. Elle a radicalement changé notre façon de travailler, passant d’un emploi de bureau classique, avec des interactions en face à face et des réunions commerciales en personne, à un mode de travail à distance. Elle nous a littéralement obligés à changer nos processus du jour au lendemain dans tous les domaines tels que les ventes, les opérations, les ressources humaines, etc. et à adopter une approche totalement numérique.
L’un des plus grands défis opérationnels pour de nombreuses organisations était, d’une part, la transformation numérique de processus qui nécessitaient auparavant des signatures physiques et, d’autre part, la facilitation du travail de leurs employés afin qu’ils puissent continuer à exercer leurs activités à distance, de manière sûre et aussi efficace que possible.
C’est pourquoi nous avons vu de nombreuses entreprises se tourner vers Connective pour numériser leurs cycles d’activité aussi rapidement et efficacement que possible afin d’assurer la continuité de leurs projets et opérations en cours.
En outre, nous avons constaté que nos clients existants, qui utilisaient déjà notre logiciel de signature électronique, ont considérablement augmenté leur utilisation. Cela montre que, même si ces entreprises étaient déjà en cours de numérisation, de nombreux processus encore basés sur le papier étaient passés inaperçus.
Mise en évidence des avantages de la signature électronique
La pandémie a souligné l’importance et les avantages infinis des signatures électroniques.
Une efficacité accrue
Les signatures électroniques ont joué un rôle crucial dans l’optimisation de l’efficacité du travail à domicile. Elles aident les organisations à accélérer fortement les processus de signature de tous les types de contrats et de documents, où qu’ils se trouvent. L’utilisation des signatures électroniques réduit considérablement les retards et les déplacements inutiles, ce qui permet aux employés de réaliser d’importantes économies de coûts et de temps. En quelques clics, les documents sont envoyés et signés de manière juridiquement contraignante.
Une expérience utilisateur améliorée
Avec la croissance continue de l’utilisation des smartphones, les attentes des clients vis-à-vis des services en ligne ne cessent d’augmenter. En incluant les signatures électroniques dans vos processus commerciaux, vous pouvez offrir un parcours numérique complet à vos clients. Cela implique que, même dans un monde à distance, vous pouvez continuer à faire des affaires avec vos clients. Cela conduit à une plus grande satisfaction des clients et donc à une meilleure expérience globale de l’utilisateur à tous les niveaux de votre entreprise. Offrir une expérience numérique était autrefois un moyen de créer un avantage concurrentiel. Aujourd’hui, il s’agit d’un élément crucial de la stratégie de l’entreprise pour que les chiffres restent positifs et que les clients gardent le sourire.
La conformité juridique et son évolution positive
Bien que les signatures électroniques soient légalement reconnues dans la majorité des pays pour la plupart des processus et des documents, il existe encore des transactions qui nécessitent qu’un individu les conclue personnellement dans la vie réelle. Un exemple bien connu est la signature d’un acte notarié.
Cependant, la situation liée à la Covid-19 a également conduit à une évolution positive sur ce point. Non seulement les entreprises ont changé leur façon de travailler, mais les réglementations relatives aux signatures électroniques ont dû être révisées. De nombreux pays et régions (p. ex. la Belgique, les États-Unis, la Suisse, la France…) ont temporairement autorisé la notarisation à distance de documents (en combinaison avec d’autres dépendances et conditions susceptibles de s’appliquer).
Les questions sont les suivantes : ces pratiques sont-elles effectivement temporaires ou resteront-elles actives lorsque la vie reprendra son cours normal et que les bureaux rouvriront ? Ces pratiques s’étendront-elles à d’autres pays et régions ?
Sécurité
Chaque type de signature électronique est déjà plus sûr qu’une signature manuelle sur papier. Grâce au cryptage du document, il est garanti que le document n’a pas été modifié après la signature, ce qui évite le risque que quelqu’un ajoute des pages supplémentaires ou modifie le contenu ; le moment exact de la signature est conservé en toute sécurité à l’aide d’horodatages électroniques, de sorte qu’il n’y aura aucune contestation sur le moment où les conditions ont été acceptées par le signataire ; et une fois qu’un document est signé, vous pouvez en faire autant de copies que vous le souhaitez, toutes ayant la même validité, ce qui vous évite l’archivage traditionnel des documents originaux signés dans d’interminables étagères poussiéreuses.
L’ère Post-COVID
Malgré une période d’intenses préoccupations sociales et économiques, la mise en œuvre correcte de mesures technologiques, dont les signatures électroniques, a facilité la vie de chacun au travail, et nous pensons que ces mesures sont là pour rester.
La productivité et l’efficacité au travail ont été considérablement améliorées, ce qui nous rendra plus compétitifs bien après la pandémie actuelle.
Pour comprendre comment Connective peut également aider votre entreprise à signer des documents électroniquement ou pour découvrir les avantages des signatures électroniques vous-mêmes, contactez nos experts !
