Au cours des dernières années, les signatures électroniques se sont progressivement implantées dans les entreprises et leur utilisation s’accélère même aujourd’hui. Toutefois, on note souvent quand dans une seule et même entreprise, différentes solutions sont déployées de façon disparate et déconnectée. Cette disparité de solutions de signature électronique est source de dysfonctionnements et empêche la numérisation de prendre son véritable envol au sein de l’entreprise.
Au moment du choix d’un prestataire de signature électronique, en plus de l’analyse des critères habituels comme la facilité d’utilisation ou « convivialité» de la solution, sa validité juridique ou le coût, une variable très importante, bien que peu discutée, s’avère essentielle quand une entreprise veut développer rapidement l’utilisation interne des signatures électroniques : le facteur de l’évolutivité.
Pensez transversal
L’évolutivité signifie que la solution pourra être intégrée progressivement dans tous les services et processus d’une entreprise, quelle que soit son niveau de complexité. Par exemple, une entreprise peut commencer par numériser la procédure de signature des contrats de travail et autres documents RH. Puis, progressivement, faire de même dans le service juridique et commercial (signature numérique des contrats avec les clients, fournisseurs et partenaires, processus liés nouveaux employés ou de connaissance des clients – KYC), et passer ensuite au service des opérations et de la comptabilité (signature numérique des factures, bons de livraison ou processus d’audit interne).
Pour ce faire, nous recommandons vivement que la solution de signature électronique présente une large palette de fonctionnalités qui répondent aux besoins de tous les services. Voici une liste de quelques-unes des fonctions les plus largement utilisées par les clients Connective :
- Signatures séquentielles et/ou parallèles ;
- Envoi de documents avec signatures ou pièces jointes optionnelles ;
- Méthodes de signature multiples ;
- Formulaires ou documents éditables ;
- Signature en masse & signature groupée ; Créer des flux de document avec de multiples signataires, approbateurs de documents, destinataires automatiques, possibilité de réaffecter la signature à une autre personne ; ou
- Dates d’expiration par exemple pour des offres commerciales ou de travail, ou même la définition de mentions légales complémentaires à la signature.
Utilisateurs et groupes d’utilisateurs multiples
Si vous voulez que votre solution de signature électronique soit évolutive, elle doit permettre de créer des utilisateurs illimités, afin de faciliter son déploiement dans toute l’entreprise. C’est précisément la raison pour laquelle la personnalisation des niveaux d’accès utilisateur est essentielle, tout comme la création de groupes d’utilisateurs illimités pour permettre une gestion aisée des documents partagés pendant la procédure de signature.
Déployable à l’échelle internationale
L’évolutivité implique également que la solution pourra être utilisée dans toutes les filiales nationales ou internationales d’un groupe d’entreprises. Par conséquent, il est important :
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- Que l’utilisation illimitée de différentes marques ou personnalisations de logos et couleurs d’entreprise soit autorisée, ou que toutes les langues utilisées par l’entreprise et ses clients soient disponibles afin que chaque personne qui doit signer un document électroniquement puisse recevoir les notifications dans sa langue maternelle.
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- Que le prestataire de signature électronique et sa technologie soient dûment autorisés ou validés en tant que tiers de confiance en Europe (Réglementation eIDAS) et dans d’autres pays où l’entreprise a des intérêts. Connective, par exemple, respecte non seulement les réglementations européennes (eIDAS), mais offre également une solution certifiée conforme à la réglementation Zertes en Suisse ou aux législations Ueta et eSign des États-Unis.
- Que des méthodes d’identification et de signature électronique avancées et qualifiées, locales ou nationales soient proposées. En ce sens, Connective offre une plateforme ouverte qui permet l’intégration de n’importe quelle méthode d’identification numérique et de n’importe quelle méthode de signature électronique. Quelques exemples : Belgique (eID, itsme®, lawyerID), Luxembourg (LuxID), Suède et Norvège (BankID), Pays-Bas (iDIN), Espagne (Electronic DNI, Camerfirma), France (France Connect et les nombreuses identités numériques disponibles dans le pays), entre autres. Ainsi, une société espagnole qui travaille à l’international, par exemple, pourra effectuer les procédures d’embauche de citoyens de tous ces pays en utilisant le système d’identification qualifié qui est généralement utilisé dans leur propre pays, pour assurer une plus grande sécurité juridique.
Il est également essentiel d’avoir comme alternatives d’autres méthodes d’identification « mondiales », actuellement en plein essor. Connective, par exemple, propose des méthodes d’identification par vidéo qui permettent l’émission de certificats qualifiés et avancés entièrement à distance et valables dans toute l’Europe.
Possibilités d’intégration
Enfin, l’évolutivité implique également de pouvoir intégrer une solution de signature électronique qui soit elle-même suffisamment évolutive pour pouvoir être intégrée dans n’importe quel logiciel CRM, ERP ou, de gestion en général. Par ces intégrations, un utilisateur peut créer et préparer un document à signer, l’envoyer, le suivre et le recevoir une fois signé, sans quitter son système de gestion habituel, ce qui diminue le risque d’erreurs et améliore considérablement sa gestion du temps. La solution Connective vous donne accès à des connecteurs avec Salesforce, Microsoft Power Automate (pour Dynamics 365, Sharepoint, etc.). Il est également important d’avoir des méthodes d’enregistrement unifiées ou SSO (authentification unique) ou de faciliter la connexion aux Active Directories des utilisateurs.
Que la solution soit disponible dans le Cloud est également un gros plus. Cela facilite la maintenance automatique et donne un accès rapide aux améliorations continues. Bien que eSignatures, la solution de signature électronique de Connective, soit disponible en « on premise”, 95 % de nos clients l’utilisent en version Cloud, avec la possibilité de l’installer sur des serveurs (Microsoft Azure) pratiquement dans le monde entier et respecter ainsi la législation RGPD nationale et internationale en vigueur.
Si votre entreprise a fait l’effort de passer au numérique, il est important qu’au moment de choisir son prestataire de signature électronique, vous regardiez au-delà de ce processus spécifique pour tenir compte du fonctionnement de toute l’entreprise.
