Bon nombre de critères entrent en ligne de compte au moment de choisir une solution de signature électronique pour son entreprise. Comment choisir la signature qui correspondra le mieux à votre organisation ? Comment déterminer la solution potentiellement optimale ? Pour répondre à ces questions, nous avons établi une liste de vérification qui vous orientera dans le choix d’une solution de signature électronique, en tenant compte de l’efficacité, des exigences juridiques et techniques, de l’expérience d’utilisation ou du coût.
Des solutions diverses et variées
Il existe de nombreux types de signatures électroniques. La solution la plus adaptée à vos besoins dépend de vos exigences : l’efficacité prime-t-elle ou la validité juridique (ou son degré) est-elle plus importante ?
Ainsi, pour la confirmation de la livraison d’un colis, un livreur a des besoins différents de ceux d’un notaire qui doit confirmer l’achat d’une maison. Pour le livreur, ce sont probablement l’aspect pratique, la mobilité et l’efficacité qui importent. Pour le notaire en revanche, l’authentification des signataires et la validité juridique irréfutable de la transaction sont les critères majeurs.
Dans notre article de blog intitulé « Trois types de signatures électroniques — Comment choisir la solution la plus adaptée à vos transactions ? », nous expliquons comment utiliser le type de signature adapté et explorons en détail les solutions concernées.
Définir ses exigences
Afin de vous aider à déterminer les facteurs déterminants dans votre choix de signature numérique, nous avons classé les exigences en catégories. Afin de prendre la bonne décision, vous devez évaluer toutes les options pour chaque domaine. Nous expliquerons ce qui doit être pris en compte et ce qu’il ne faut pas oublier. La liste de vérification complète et détaillée est incluse dans notre livre blanc gratuit « Signatures numériques » et peut être téléchargée en fin d’article.
Efficacité
Comme nous l’avons vu pour le livreur et le notaire, à situations diverses exigences diverses. En matière d’efficacité, il faut tenir compte du type de documents à signer (PDF, DOC, XML, etc.) et des appareils qui les supportent. La signature peut-elle être intégrée à vos applications existantes ? Existe-t-il un flux automatisé intégré pour améliorer le confort d’utilisation ? Etc.
Aspect juridique
Votre signature (électronique) doit absolument être conforme aux réglementations en vigueur pour votre organisation (eIDAS, RGPD, UETA, eSign Act, etc.). Dans notre livre blanc (téléchargeable ci-dessous), nous proposons une explication détaillée des réglementations européennes relatives aux signatures électroniques. Une autre question d’ordre juridique dont il convient de tenir compte est l’option « What You See Is What You Sign (WYSIWYS) » (« Vous signez ce que vous voyez »). En vertu de cette option, le signataire voit, contrôle et vérifie tous les documents qu’il doit signer. Par ailleurs, il sera tout aussi important pour l’avenir de vérifier que tous les documents sont joints. Le fournisseur de signature ne sera donc pas impliqué dans la validation de la signature en cas de conflit.
Expérience utilisateur
Bien entendu, la facilité de signature des documents est essentielle. Les utilisateurs doivent pouvoir signer sur tout appareil de leur préférence et le type de signature doit être adapté au client. Afin de vous faciliter la tâche et celle de vos collègues, la solution doit être évidente et intuitive. Votre nouvelle solution ne doit pas nécessiter la signature d’un directeur ou d’une directrice souvent absent(e). L’application envoie automatiquement un message lorsque la demande demeure trop longtemps en suspens, ou une confirmation lorsque le document est signé.
Exigences techniques
Afin de garantir une expérience d’utilisation sans faille pour les clients et les collègues, les signatures électroniques doivent s’intégrer de manière fluide à vos applications existantes. Avec l’évolution rapide de l’informatique, il convient de s’assurer que les interfaces de programmes d’application s’intègrent aisément dans des applications futures telles que Salesforce, Microsoft Dynamics ou autre. Il faut également envisager l’utilisation potentielle d’une solution nuagique ou la possibilité d’hébergement de l’application sur place.
En ce qui concerne les exigences techniques du document lui-même, vérifiez que la solution verrouille le document signé. Cette option garantit au signataire et à l’expéditeur que le document ne pourra plus être modifié une fois signé.
Coût
Il va de soi que le prix et le coût revêtent également de l’importance. Le modèle de coût doit être minutieusement évalué. Le paiement est-il unique, périodique ou par signature ? Si une solution de paiement par signature semble plus abordable à première vue, elle peut se révéler plus onéreuse à plus long terme. Il convient dès lors d’estimer l’utilisation future de la solution de signature afin de garantir une rentabilité optimale.
Téléchargez notre livre blanc gratuit consacré aux signatures numériques, qui contient la liste de vérification
Ce livre blanc gratuit et téléchargeable comprend une liste de vérification et explore ces questions en détail. Nous y répondons à des questions centrales sur ces sujets afin d’orienter de façon optimale votre choix de solution de signature électronique pour votre entreprise. Vous serez ainsi pleinement préparé et prêt à négocier avec les fournisseurs de solutions de signatures électroniques.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour répondre à certaines questions ou si vous voulez savoir comment notre solution répond à vos exigences. Nous serons ravis de vous aider. Nos experts allient connaissances techniques et expérience de terrain et vous proposeront les solutions commerciales les mieux adaptées à votre organisation.
