L’utilisation de la signature électronique apporte de nombreux avantages dont les plus importants sont l’efficacité, l’expérience utilisateur, la conformité juridique et la sécurité.
Les quatre principaux avantages de la signature électronique
1. Efficacité
La conclusion d’un processus commercial ou de tout autre processus d’entreprise risque trop souvent de se transformer en un travail de paperasserie cauchemardesque et fastidieux. Tout le temps disponible est alors consacré à l’exécution de tâches administratives répétitives plutôt qu’à la réalisation d’objectifs concrets. C’est pour cette raison que tout le monde cherche à optimiser le temps de traitement en travaillant de manière numérique. L’introduction de la signature électronique peut constituer une étape supplémentaire pour accélérer votre activité.
Au bureau, vous n’avez plus besoin :
- d’attendre que les cadres supérieurs reviennent pour obtenir leur signature ;
- de signer, d’imprimer, de scanner et de poster manuellement des documents ;
- d’archiver manuellement des documents autorisés ;
- de vérifier manuellement si les documents ont été signés par la personne (mandatée) appropriée.
Vis-à-vis de vos clients, vous pouvez accélérer l’intégralité du cycle de vie de vos activités. La signature numérique :
- vous permet de gagner du temps lors de la création des contrats ;
- permet à tout le monde, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, de signer à tout moment des documents sur n’importe quel appareil ;
- rationalise l’ensemble du processus d’approbation et de signature et le rend infaillible ;
- autorise le même niveau de sécurité et de confiance qu’avec
- des documents traditionnels ;
- vous aide à conclure des marchés plus rapidement.
2. Expérience utilisateur
L’expérience utilisateur est la perception qu’a le client de son interaction avec votre organisation. Elle est façonnée par les moments de contact qu’ils ont avec votre entreprise. Vous pouvez améliorer ces interactions en faisant appel à la signature électronique. Ce type de signature offre au client l’avantage pratique de pouvoir signer des documents partout : il peut ainsi, pendant ses vacances, confirmer un prêt ou conclure rapidement des affaires. Pensez à l’exemple d’une offre unique proposée lors d’une foire commerciale. Vous pouvez facilement confirmer la livraison d’une commande même sur le pas de votre porte.
De plus, tous les types d’appareils peuvent être utilisés, ce qui rend la signature numérique extrêmement conviviale. Fini les piles de papier à parapher ou de documents administratifs à archiver. Il suffit d’envoyer le contrat par e-mail (automatiquement ou manuellement) pour que l’affaire soit conclue en quelques minutes.
3. Conformité juridique
Ces dernières années, la plupart des pays du monde ont adopté des lois et des règlements qui reconnaissent la légalité de la signature numérique et la considèrent comme une signature contraignante. En Europe, nous disposons, grâce au règlement eIDAS, d’une plateforme juridique qui permet l’utilisation et la validation des signatures électroniques à travers les frontières. En vertu de ce règlement, tous les types de signatures sont traités de la même manière par les tribunaux.
La signature numérique fournit l’authenticité et garantit la vérification de l’identité du signataire. Elle peut être invoquée devant n’importe quel tribunal comme tout autre document papier signé. En choisissant une solution conforme à la réglementation applicable, vous avez l’assurance de respecter ces obligations légales.
4. Sécurité
En matière de signatures, l’authenticité et la sécurité sont des priorités. Chaque type de signature électronique est déjà plus sûr qu’une signature manuelle sur papier. C’est très certainement le cas de la signature numérique. Grâce au cryptage, vous avez la garantie que le document est resté inchangé après sa signature. Et avec une signature numérique, vous êtes à chaque fois sûr de signer l’intégralité des documents. Il n’y a aucun risque que certaines pages soient ajoutées ou supprimées par la suite.
La signature numérique est également efficace parce qu’elle est moins sujette aux erreurs. Les contrôles manuels présentent un risque plus élevé que les processus automatisés.
L’autre avantage en matière de sécurité, c’est que la signature électronique vous permet de mettre en place une administration des consentements, ce qui est obligatoire en vertu du RGPD. Vous êtes libre d’ajuster le niveau en fonction du type de sécurité requis. Vous voulez proposer un mécanisme de signature pour l’inscription à une newsletter ou la conclusion d’un contrat de 100 000 euros ? Dans ce dernier cas, il est impératif de garantir l’identité de la personne mandatée.
Le transfert technique des signatures varie en fonction du niveau de sécurité. Vous pouvez inclure le cryptage lorsqu’un niveau de sécurité élevé est nécessaire. En appliquant le niveau de sécurité adéquat, vous pouvez trouver le bon équilibre entre convivialité et sécurité.
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