Depuis des générations, nous utilisons la signature manuscrite traditionnelle. Cependant, chez Connective/Nitro, nous pensons que nous sommes la dernière génération à signer un document avec un stylo sur du papier. Donnez-nous 5 minutes de votre temps et nous vous donnerons 5 raisons de choisir les signatures électroniques plutôt que les signatures manuscrites.
Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?
Commençons par le commencement. Définissons rapidement la différence entre une signature électronique et une signature numérique.
Une signature électronique est l’équivalent numérique de la version manuscrite dans le monde hors ligne. Il s’agit d’un moyen efficace, vérifiable et juridiquement contraignant d’obtenir l’approbation de documents électroniques. Tout comme la signature manuscrite, elle traduit juridiquement l’intention d’une personne d’accepter un document. Vous avez peut-être remarqué que les termes signature électronique et signature numérique sont utilisés de manière interchangeable.
Ils désignent toutefois des choses différentes. Une signature numérique est toujours électronique, alors qu’une signature électronique n’est pas forcément numérique.
La différence, c’est qu’une signature numérique repose sur une technologie cryptographique qui fournit un niveau supplémentaire de sécurité et d’intégrité du document. Une signature électronique, en revanche, peut consister en une simple image de votre signature manuscrite collée dans un document Word. Il peut même s’agir de votre signature de courrier électronique. Vous pouvez consulter notre dernier blog sur le sujet ici.
Passons maintenant à ce que vous voulez vraiment savoir.
Nos 5 raisons de préférer les signatures électroniques aux signatures manuscrites
1. Arrêter de perdre un temps précieux
Le temps, c’est de l’argent, et c’est un fait !
La signature électronique de vos documents réduit considérablement le temps nécessaire. Comme dans beaucoup de domaines, les méthodes traditionnelles sont extrêmement chronophages.
L’envoi de documents par la poste ou par courrier électronique n’est plus optimisé pour le monde versatile et en constante évolution d’aujourd’hui. Réfléchissez-y, il faut imprimer, signer, dater, scanner et renvoyer par e-mail le document signé. Cela néglige même l’aspect de la transmission de certaines tâches à d’autres collègues, ce qui entraînerait encore plus de retard.
L’utilisation d’une solution de signature électronique pour traiter vos documents professionnels vous permet de réaliser des transactions en quelques minutes au lieu de jours, voire de semaines.
2. Économiser de l’argent
Vous gagnerez non seulement du temps, mais vous économiserez aussi beaucoup d’argent en intégrant les signatures électroniques dans vos processus quotidiens. Chaque centime que vous dépensez en frais d’expédition, de déplacement, d’impression ou de courrier peut être utilisé pour financer des tâches plus productives.
Au lieu d’imprimer des liasses de documents et de les ranger dans un classeur pour consultation ultérieure, vous pouvez les partager, les stocker et les archiver électroniquement. Vous économiserez de l’espace physique et éliminerez les coûts de maintenance et de papier des imprimantes. C’est ce qu’on appelle une situation gagnant-gagnant.
3. Améliorer l’expérience utilisateur
Dans notre ère moderne, le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt. Les entreprises qui s’efforcent de créer la meilleure expérience possible pour leurs clients obtiendront un avantage concurrentiel durable. Les clients sont la partie la plus importante d’une entreprise et doivent donc être traités comme tels : ils attendent des expériences rapides, pratiques, technologiques et modernes.
Une solution de signature électronique peut offrir l’alternative numérique exacte dont vos clients ont besoin.
Offrez à vos clients une solution conviviale et facile pour signer les documents. Ne les forcez pas à se retrouver dans des situations complexes qui nécessitent de disposer d’imprimantes, de scanners et d’autres outils.
Proposez-leur une solution qui leur permet de faire instantanément le nécessaire au moyen d’un outil que tout le monde possède : un ordinateur portable ou un smartphone.
4. Améliorer la sécurité
Plusieurs aspects sont essentiels pour assurer le traitement correct et sécurisé d’un document signé. La sécurité d’un document signé est potentiellement l’exigence la plus importante lors de l’optimisation du processus commercial.
Même si elle est souvent utilisée, la signature manuscrite n’est pas aussi sûre qu’on le suppose. Elle n’est pas accompagnée d’un rapport vous indiquant ce qui est arrivé à un document avant, pendant et après sa signature. Il n’est pas possible de retracer directement la signature pour savoir où et par qui elle a été effectuée.
Les signatures électroniques, en revanche, apportent une réponse appropriée à ces questions : la piste d’audit. Cet outil est une contribution importante à l’aspect sécuritaire et peut fournir une assurance et une preuve lorsque la validité d’une signature ou d’un document est mise en doute.
De plus, Connective eSignatures s’est vu attribuer certains des certificats les plus rigoureux du secteur. Les principales autorités du secteur ont jugé notre outil suffisamment avancé et qualifié pour leur accorder ces labels de qualité exceptionnels.
Pour plus d’informations, consultez notre Trust Center.
5. Être à l’épreuve du temps
Avez-vous déjà perdu des papiers de valeur ? Vous ne vous souvenez plus où vous avez rangé vos contrats ?
Dites adieu à l’encombrement administratif avec une solution de signature électronique à l’épreuve du temps et dotée d’un système d’archivage intégré. Il n’y a plus de risque de perdre ou de corrompre des documents physiques avec une signature manuscrite, lorsqu’ils sont signés et stockés numériquement.
Donc, pour résumer, les signatures électroniques :
- Vous évitent de perdre un temps précieux
- Vous font économiser de l’argent
- Améliorent l’expérience utilisateur de vos clients
- Améliorent la &sécurité des signatures des documents
- Assurent l’avenir de votre entreprise
Pourquoi devrions-nous passer aux signatures électroniques ?
Il y a beaucoup d’inconvénients inhérents à l’utilisation d’une signature manuscrite. À titre d’exemple, chaque personne signant le document doit être physiquement présente.
Dans un monde globalisé, caractérisé par l’effacement des frontières et une économie internationale, il va sans dire que c’est un véritable casse-tête et que cela n’est pas toujours facile.
Néanmoins, certaines organisations – tant les institutions gouvernementales que les entreprises privées -, préfèrent cette méthode plutôt que de suivre l’évolution du temps. Étant donné que les solutions modernes ont exactement la même valeur juridique et le même poids que le papier et le stylo, il est assez étonnant que toutes les entreprises ne soient pas prêtes à franchir le pas.
Pourquoi hésiter ? Parlez-en à l’un de nos experts. Ils peuvent vous montrer ce que notre solution de signature électronique peut faire et vous expliquer en détail les nombreux avantages qu’elle présente pour vous, vos clients et vos transactions.
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