Las 4 principales ventajas de las firmas electrónicas

ventajas de las firmas electrónicas

La lista de ventajas de las firmas electrónicas es inagotable, aquí están nuestras 4 principales

El uso de las firmas electrónicas conlleva muchas ventajas de las que la eficiencia, la experiencia del usuario, el cumplimiento normativo y la seguridad son las más destacadas.

 

Las 4 principales ventajas de las firmas electrónicas

 

1. Eficiencia

Con demasiada frecuencia, la finalización de un proceso comercial o de cualquier otra índole empresarial se convierte en una pesadilla que absorbe mucho tiempo y está plagada de tedioso papeleo. Se dedica tiempo a realizar tareas administrativas repetitivas antes que alcanzar objetivos efectivos. Es la razón por la que todos tratan de optimizar los tiempos de los procesos al trabajar digitalmente. La introducción de la firma electrónica puede ser otro paso para acelerar su negocio.

Dentro de la oficina ya no necesitará:

  • esperar a que los altos directivos vuelvan a la oficina para obtener su firma;
  • firmar, imprimir, escanear o enviar documentos manualmente;
  • archivar a mano los documentos autorizados;
  • verificar manualmente si los documentos han sido firmados por la persona autorizada.

De cara a sus clientes puede acelerar todo el ciclo de vida de su negocio. Con las firmas digitales:

  • ahorrará tiempo a la hora de crear contratos;
  • todos dentro y fuera de la organización podrán firmar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo;
  • agilizará todo el proceso de aprobación y firma y lo hará a prueba de errores;
  • disfrutará del mismo nivel de protección y fiabilidad que con
  • los documentos convencionales;
  • podrá cerrar tratos de forma más rápida.

 

2. Experiencia del usuario

La experiencia del usuario es la percepción del cliente sobre la interacción con su organización. Es determinada por el trato que le brinda su empresa. Aprovechando las firmas electrónicas puede mejorar estas interacciones. Estas firmas ofrecen la comodidad de que los documentos pueden ser firmados en todas partes: el cliente puede formalizar un préstamo mientras está de vacaciones, los tratos pueden cerrarse rápidamente. Piense en una oferta exclusiva en una feria. Incluso en la puerta de su casa puede confirmar fácilmente la entrega de un pedido.
Además, se pueden utilizar todo tipo de dispositivos, lo que hace que la firma digital sea extremadamente fácil de usar. Las pilas de hojas por rubricar o el papeleo para archivar son cosas del pasado. Basta con enviar el contrato por correo electrónico (automática o manualmente) para cerrar el trato en cuestión de minutos.

 

3. Cumplimiento normativo

En los últimos años, casi todos los países han aprobado leyes y reglamentos que reconocen la legalidad de las firmas digitales y las han otorgado un efecto vinculante. Gracias al reglamento eIDAS, en Europa disponemos de una plataforma jurídica que permite el uso y la validación transfronterizos de las firmas electrónicas. En virtud de este reglamento, todos los tipos de firma se tratan por igual en los tribunales.
Las firmas digitales proporcionan autenticidad y aseguran que se verifique la identidad del firmante. Esto tiene validez en todos los tribunales de justicia, al igual que cualquier otro documento de papel firmado. Al elegir una solución que se ajuste a la normativa correspondiente, se asegurará de cumplir con estos requisitos legales.

 

4. Seguridad

Cuando se trata de firmas, la autenticidad y la seguridad son prioritarias. Todos los tipos de firma electrónica ya son más seguros que la firma manuscrita sobre el papel. Ciertamente es el caso de la firma digital. Gracias a la encriptación del documento, tiene la garantía de que el documento no se alteró después de la firma. Además, con la firma digital siempre estará firmando todo el juego de documentos. No hay riesgo de que algunas páginas se hayan añadido o quitado posteriormente.

Las firmas digitales también son eficientes en el sentido de que son menos propensas a errores. Los controles manuales acarrean un riesgo mayor que los procesos automatizados.
Otra ventaja respecto a la seguridad es que las firmas electrónicas permiten establecer una administración de los consentimientos, lo cual es obligatorio según el RGPD. Dependiendo del tipo de seguridad que se requiera, se puede ajustar el nivel. ¿Necesita que alguien firme su suscripción a un boletín o un contrato de 100.000 dólares? En el último caso querrá estar seguro de la identidad del firmante autorizado.
La transferencia técnica de las firmas difiere en cuanto al nivel de seguridad. Cuando se requiere un alto nivel de protección, puede incluir la encriptación. Aplicando el nivel adecuado, puede encontrar el equilibrio adecuado entre la facilidad de uso y la seguri.

 

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