Cuando estás pensando en implementar una solución de firma electrónica para tu negocio, debes tener en cuenta muchas cosas. ¿Cómo sabrás cuál es la que mejor se adapta a tu organización? ¿Cómo puedes determinar cuál es la solución que probablemente funcionará mejor? Para responder a estas preguntas, hemos elaborado una lista de verificación que te guiará durante el proceso de elección de una solución de firma electrónica, en términos de eficiencia, requisitos legales y técnicos, experiencia de usuario y coste.
Varios tipos de firmas electrónicas
Las firmas electrónicas vienen en todas las formas y tamaños. El tipo de solución de firma que necesitas depende de tus necesidades: ¿prevalece la eficiencia o es más relevante (el grado) la validez legal?
Por ejemplo: un mensajero tiene distintas exigencias de firma para confirmar la entrega de un paquete con respecto a un notario a la hora de confirmar la compra de una casa. Para el mensajero, las principales necesidades son probablemente la comodidad, la movilidad y la eficiencia. Las principales preocupaciones del notario son la autenticación de los firmantes y la validez jurídica irrefutable de la operación.
En nuestro blog Tres tipos de Firmas Electrónicas y cómo elegir el tipo correcto para sus transacciones, te explicamos cómo usar el tipo correcto de firma y proporcionamos detalles sobre la solución que soporta la firma.
Determinar tus necesidades
Para ayudarte a determinar qué es relevante para tu solución de firma digital, hemos dividido los requisitos en diferentes temas. Debes evaluar todas las opciones para cada una de estas áreas para tomar la decisión correcta. Te explicaremos lo que debes considerar y lo que no debes olvidar. La lista de verificación detallada y completa se incluye en nuestro Libro blanco gratuito «Firmas digitales» y puede descargarse al final de este artículo.
Eficiencia
Como hemos visto en el caso del mensajero y del notario, las distintas situaciones tienen necesidades diferentes. Cuando se trata de eficiencia, necesita pensar ¿en qué tipo de documentos necesita tener firmados (PDF, DOC, XML…), y en qué tipos de dispositivos? ¿Se puede integrar la firma en tus aplicaciones existentes? ¿Hay un flujo automatizado incorporado para aumentar la comodidad del usuario? Etc.
Legal
Es esencial que una firma (electrónica) cumpla con las regulaciones relevantes para su organización (eIDAS, GDPR, UETA e eSign Act, etc.) En nuestro libro blanco (enlace de descarga debajo), ofrecemos una explicación detallada sobre la normativa de la UE relativa a las firmas electrónicas. Otra cuestión legal a considerar es la opción Lo que ves es lo que firmas (WYSIWYS). Esta opción permite al firmante ver, comprobar y verificar todos los documentos que debes firmar. Igualmente importante para el futuro es comprobar si los documentos son autónomos, lo que significa que no necesitas que el proveedor firmante valide la firma, en caso de que surja una controversia.
Experiencia de usuario
Es lógico que quieras facilitar a tus usuarios la firma de documentos. Esto significa que deben ser capaces de firmar en cualquier dispositivo preferido y la forma de firmar debería ajustarse al cliente. Para facilitar la vida a ti y tus compañeros, la solución debería ser autoexplicativa e intuitiva. Con tu nueva solución, ya no tendrás que esperar a que firme un director, a menudo ausente. La aplicación envía automáticamente un mensaje cuando la solicitud está pendiente durante demasiado tiempo o una confirmación cuando se firma el documento.
Requisitos técnicos
Para garantizar una experiencia de usuario impecable, tanto para los clientes como para los compañeros, las firmas electrónicas deben integrarse perfectamente con tus aplicaciones existentes. A medida que la Tecnología de la Información se desarrolla rápidamente, asegúrate de que dispones de API flexibles para integrarte fácilmente con futuras aplicaciones como Salesforce, Microsoft Dynamics o cualquier otra. También debes pensar si deseas usar una solución en la nube o alojar la aplicación en tus instalaciones.
En cuanto a los requisitos técnicos relativos al propio documento, comprueba si la solución sella el documento firmado. Esta opción asegura tanto al firmante como al receptor que el documento no se puede alterar tras su firma.
Coste
Por supuesto, los precios y los costes también son importantes. Evaluar cuidadosamente el modelo de costes. ¿Paga una vez, periódicamente o por firma? Si bien, actualmente, una solución de pago por firma puede parecer la solución más asequible, puede resultar más costosa en el futuro. Por lo tanto, estima el uso futuro de la solución de firma para asegurarte de que obtienes la mejor relación calidad-precio.
Descarga nuestro Libro blanco gratuito ‘Firmas Digitales’ que incluye la lista de verificación
En nuestro libro blanco gratuito y descargable, que incluye la lista de verificación, profundizamos en los detalles de estos temas. Respondemos a preguntas importantes en todas estas áreas para guiarte perfectamente en la configuración de tus necesidades de negocio para una solución de firma electrónica. Nos aseguramos de que estés completamente preparado y listo para empezar a hablar con los proveedores de soluciones de firma electrónica.
Si necesitas ayuda para responder a algunas de estas preguntas o si deseas ver cómo nuestra solución se ajusta a tus necesidades, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte! Nuestros expertos combinan el conocimiento técnico con la experiencia de campo, ofreciendo la mejor solución de negocio para tu organización.
