El sellado de tiempo es un mecanismo que permite registrar la fecha y la hora de un evento. En una época en la que las empresas se ven obligadas a intercambiar digitalmente una gran cantidad de documentos, el sellado de tiempo posibilita la trazabilidad de los intercambios. No obstante, hay que garantizar que la fecha y la hora que preceden a una firma digital hayan sido certificadas y que no hayan sido objeto de ninguna modificación. A continuación, todo lo que se debe saber acerca el sellado de tiempo y, en particular, sobre el sellado de tiempo certificado.
Definición de sellado de tiempo
Tal y como se ha mencionado anteriormente, el sellado de tiempo consiste en asociar una fecha y una hora precisas a un evento. Se habla, por ejemplo, de sellado de tiempo con respecto a la fecha y la hora que aparecen en los tiques de estacionamiento, en los documentos guardados en un ordenador o, incluso, en una publicación en las redes sociales.
Dado que las empresas emiten una gran cantidad de documentos que, a continuación, intercambian con sus empleados, sus socios o sus clientes, el sellado de tiempo resulta esencial, ya que permite certificar la fecha y la hora de una firma y, en particular, de una firma electrónica.
Este mecanismo también permite validar la recepción de los correos electrónicos; garantizar las horas de las transacciones en concepto de compras y ventas; fechar una factura electrónica al momento de emitirla; etc.
¿Qué limitaciones tiene el sellado de tiempo?
Si bien el sellado de tiempo permite probar la existencia de un documento digital y la fecha y la hora precisas de su emisión, registro o firma, resulta necesario asegurarse de que el reloj contador elegido no utilice el reloj de un sistema. Tal es el caso de un ordenador, por ejemplo. De hecho, el reloj de un sistema permite modificar fácilmente la fecha y la hora de un documento. Por lo tanto, dichos documentos no tienen ninguna validez legal.
Además, existen varias herramientas en línea que permiten modificar la fecha y la hora de, por ejemplo, un documento de Word o un archivo PDF. Una vez más, hablamos de documentos sin validez jurídica.
¿Entonces qué debe hacerse para que el procedimiento de sellado de tiempo sea fiable?
Sellado de tiempo certificado: un proceso seguro y autenticado
El sellado de tiempo certificado es un proceso que impide cualquier modificación de la fecha y la hora de un documento. Llevado a cabo con la ayuda de un equipo protegido de conformidad con las Normas Federales de Procesamiento de la Información (FIPS, por sus siglas en inglés), el sellado de tiempo de los documentos electrónicos adopta entonces la forma de un token de sello de tiempo o de un sello electrónico.
En virtud del reglamento europeo eIDAS, el sellado de tiempo certificado garantiza con precisión y fiabilidad la existencia de un documento en una fecha y una hora determinadas. También certifica la perfecta integridad de los documentos, es decir, que estos no han sido objeto de ninguna falsificación después de la fecha y la hora indicadas.
Para cualificar como autoridad de sellado de tiempo, el organismo independiente utilizado, así como el equipo protegido de conformidad con las Normas Federales de Procesamiento de la Información (FIPS, por sus siglas en inglés), debe cumplir con las obligaciones que se recogen en la Norma RFC 3161.
Mecánica del sellado de tiempo: las diferentes etapas
La autoridad de sellado de tiempo utiliza infraestructuras de clave pública (PKI). A continuación, las diferentes etapas del procedimiento:
- Tras su creación, un valor de hash se envía a la autoridad de sellado de tiempo mediante la aplicación cliente, de la misma forma que un identificador único.
- A partir de ahí, cualquier cambio que se realice en el archivo se comunica al servidor de la autoridad de sellado de tiempo.
- La autoridad de sellado de tiempo combina el hash a otros datos, incluida la hora de referencia. Seguidamente, el resultado se firma digitalmente mediante una clave privada de la autoridad de sellado de tiempo. Entonces se transmite un token de sellado de tiempo al cliente.
- Este token —contentivo de los datos importantes de sellado de tiempo— se recibe en la aplicación cliente, la cual lo registra seguidamente en la firma del documento o del código.
Al abrir el archivo con sello de tiempo, la aplicación cliente procede a autentificar la autoridad de sellado de tiempo y verifica que dicho sello de tiempo provenga de una autoridad de sellado de tiempo de confianza. A continuación, se calcula un hash de datos con el objetivo de compararlo con el original. Si hay indicios de que los datos se han modificado después del sellado de tiempo del archivo, se generan mensajes de alerta.
¿Qué ventajas tiene el sellado de tiempo certificado?
La primera ventaja del sellado de tiempo certificado es que constituye una prueba irrefutable. En estos tiempos en los que las empresas se ven obligadas a transmitir una cantidad importante de documentos digitales, estampar un token de sellado de tiempo prueba que el documento no ha sido objeto de ninguna alteración, así como su precedencia. El sello también da fe que la hora y la fecha de un correo electrónico son precisas. Asimismo, constituye un elemento de prueba que se puede presentar en caso de litigio.
El sellado de tiempo es el mejor medio de garantizar la conformidad de los documentos en formato electrónico, por ejemplo, facturas, nóminas, documentos jurídicos y otros documentos en los que se indique una firma electrónica.
El sellado de tiempo y la firma electrónica
En la actualidad, la firma electrónica está en pleno apogeo en las empresas debido a sus numerosas ventajas, por ejemplo, el ahorro de tiempo al realizar las transacciones.
Una firma respaldada por un sello de tiempo permite garantizar que el documento no ha sido objeto de ninguna modificación tras la fecha certificada.
Esto permite a las empresas proteger su propiedad intelectual y contar con pruebas sólidas y válidas en caso de disputas y procedimientos judiciales. Asimismo, el sellado de tiempo perpetúa la validez de la firma electrónica gracias a la validación a largo plazo. A continuación, se autentifica la firma y dicha autenticidad puede acreditarse en cualquier momento.
¿Cómo instrumentar el sellado de tiempo certificado en las empresas?
Es esencial acudir a una entidad independiente de confianza para implantar el sellado de tiempo certificado en las empresas y, así, beneficiarse de sus múltiples ventajas.
Hoy en día, muchos de los proveedores que prestan el servicio de instrumentación de la firma electrónica también ofrecen paralelamente el sellado de tiempo, dos soluciones que garantizan la autenticidad de los documentos importantes y que, además, proporcionan protección.
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