La guía completa para la automatización de documentos
¿Qué es la automatización de documentos, cómo puede simplificar su comunicación profesional y hacer crecer su negocio Descargue nuestro libro blanco y descubra todo lo que quiere y necesita saber sobre la automatización de documentos.
A diario, casi todas las empresas tienen que
ocuparse del papeleo. Desde contratos internos hasta acuerdos con los proveedores, pasando por facturas y políticas; un trabajador medio utiliza alrededor de 10.000 hojas de papel al año, lo que supone algo más que el valor de un árbol. Es mucho papel para una persona, pero si lo multiplicamos por el número de personas de una empresa mediana, ese árbol se convierte en el valor de un bosque.
Aunque el papel no solo pasa factura a nuestro medio ambiente. El papeleo exprime dos de los activos más valiosos de su empresa: el tiempo y las personas. De hecho, los profesionales de Recursos Humanos (RR. HH.) pueden dedicar hasta 12 horas semanales a gestionar documentos. Otras investigaciones realizadas en el Reino Unido y Estados Unidos revelan que los empleados pueden pasar hasta 25 minutos buscando un documento. Esta ineficacia se ve agravada
por el hecho de que el 68 % de los empleados
solo encuentra lo que necesita tras tres intentos, mientras que el 80 % tarda hasta ocho intentos.
A esto hay que añadir la creciente importancia
de la personalización de los documentos. Tanto en lo relativo a la comunicación directa con los clientes como en el trato con los proveedores, la consultora McKinsey & Company ha descubierto que el 71 % de los clientes espera un enfoque personalizado. Para ello, algunas empresas ya utilizan plantillas, pero estas suelen requerir que los usuarios introduzcan información. Aunque las plantillas proporcionan a las empresas un alto nivel de coherencia de marca y abordan en cierta medida la cuestión de la personalización, no resuelven por completo el problema de la ineficacia, ya que los empleados siguen teniendo que buscar la información. Tampoco se trata del gasto de mantener los archivadores llenos de papel. Un solo armario ocupa 1,2 metros de superficie con un coste anual de más de 2.200 euros en las oficinas centrales.
ENTONCES, ¿CUÁL ES LA RESPUESTA?
Para muchas empresas, la solución pasa por la automatización de documentos. El paso a un proceso 100 % automatizado digitalmente, además de ahorrar tiempo a los empleados
(hasta un 82 % en algunos casos), minimiza los errores humanos y también alivia la carga medioambiental. Además, la información, los datos y las plantillas almacenadas digitalmente pueden suponer una reducción de la cantidad de documentación archivada físicamente, lo que implica un ahorro en los costes de propiedad.
Para profundizar en la automatización de los
documentos, este libro blanco establece:
- En qué consiste la automatización
de documentos (y en qué no)
- Los retos y costes que afrontan las empresas en relación con la gestión documental
- Las ventajas y los posibles inconvenientes de la automatización de documentos
- Cómo pueden implementar las
empresas la automatización de
documentos en cinco sencillos pasos
También hablaremos de las consideraciones clave para que pueda encontrar e implementar una solución que le permita a usted y a sus empleados crear documentos preparados y personalizados para las transacciones en un tiempo récord.
