Desde tiempos inmemoriales, llevamos firmando documentos a mano. Sin embargo, en Connective/Nitro creemos que nuestra generación será la última que firme con su puño y letra. Bríndenos 5 minutos de su tiempo y le daremos cinco razones para elegir la firma electrónica antes que la manuscrita.
¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?
Empecemos por lo primero. Definamos rápidamente la diferencia entre ambos tipos de firma.
La firma electrónica es el equivalente digital de la versión manuscrita que utilizamos en el mundo offline. Es una forma eficaz, verificable y jurídicamente vinculante para obtener la aprobación de documentos electrónicos. Al igual que una firma manuscrita, a nivel jurídico recoge la intención de una persona de dar su conformidad a un determinado documento. Seguramente habrá notado que los términos firma electrónica y firma digital se utilizan indistintamente.
Sin embargo, existe una diferencia. Una firma digital siempre es electrónica. En cambio, una firma electrónica no siempre es digital.
La diferencia es que una firma digital se ampara en tecnología criptográfica que proporciona un nivel adicional de seguridad e integridad al documento. Una firma electrónica, por otro lado, puede ser simplemente la imagen de su firma pegada en un documento de Word. Incluso puede ser la firma de su correo electrónico. Para saber más sobre este tema, siempre puede consultar nuestro último blog aquí.
Pero basta de rodeos, vayamos al grano.
Nuestras cinco razones para decantarse por la firma electrónica en lugar de la manuscrita
1. No pierda tiempo valioso
El tiempo es dinero, ¡y eso es un hecho!
Si introduce la opción de firmar electrónicamente sus documentos, ahorrará mucho tiempo. Como en muchas otras áreas, los métodos tradicionales consumen mucho tiempo.
El envío de documentos por correo postal o electrónico ya no se ajusta a los tiempos volátiles y cambiantes que vivimos. ¿O quiere seguir con el lío que supone imprimir, firmar, fechar, escanear y enviar por correo electrónico sus documentos firmados? Y ya no hablamos de que determinadas tareas pasan por manos de otros compañeros de trabajo, lo que retrasa la tramitación aún más.
Con el uso de una solución de firma electrónica para manejar sus documentos de empresa, podrá completar las operaciones en cuestión de minutos en lugar de días o incluso semanas.
2. Ahorre dinero
No solo ahorrará tiempo, sino que también mucho dinero si introduce la firma electrónica en sus procesos cotidianos. Podrá invertir cada céntimo que de otro modo se gasta en envíos, desplazamientos, impresiones o correos en tareas más productivas.
En lugar de imprimir montones de documentos y guardarlos físicamente en un armario para futuras consultas, podrá compartir, almacenar y archivarlos electrónicamente. Ahorrará espacio físico y eliminará los gastos del mantenimiento de las impresoras y del papel. Es lo que nosotros consideramos una situación en la que todos salen ganando.
3. Mejore la experiencia del usuario
En nuestra era moderna, a quien madruga Dios le ayuda. Las empresas que se preocupen por ofrecer la mejor experiencia a sus clientes conseguirán un punto competitivo duradero. Los clientes son el activo más importante de una empresa y, por tanto, deben ser tratados como tal. Esperan una experiencia basada en la tecnología que es rápida, cómoda y moderna.
Una solución de firma electrónica puede ser exactamente la alternativa digital que sus clientes están buscando.
Ofrezca a sus clientes una solución amigable y sencilla para la firma de sus documentos. No les imponga el uso de impresoras, escáneres u otros dispositivos.
Ofrézcales una solución que les permita realizar sus trámites al instante con una herramienta que todos tenemos, como un ordenador portátil o smartphone.
4. Garantice la integridad
Para garantizar la tramitación correcta y segura de un documento firmado, hay que tener en cuenta una serie de aspectos fundamentales. Garantizar la integridad de los documentos firmados es probablemente el requisito más importante a la hora de optimizar los trámites administrativos en su empresa.
Aunque se utilizan a menudo, las firmas manuscritas no son tan seguras como uno pueda pensar. No incluyen informe alguno que indique qué ha pasado con un documento antes, durante y después de su firma. No existe la posibilidad de rastrear directamente la firma para saber en qué lugar se puso y por quién.
Las firmas electrónicas, en cambio, ofrecen una respuesta adecuada a estas cuestiones: el registro de auditoría. Este complemento contribuye de forma importante al aspecto de la integridad y puede proporcionar la garantía y prueba si surge alguna disputa sobre la validez de una firma o documento.
Además, Connective eSignatures luce algunas de las certificaciones más rigurosas del sector. Las entidades certificadoras más importantes del sector han considerado nuestra herramienta lo suficientemente avanzada y cualificada como para galardonarla con estos excepcionales sellos de calidad.
Podrá obtener más información sobre este tema en nuestro Centro de confianza.
5. A prueba de futuro
¿Ha perdido alguna vez documentos importantes? ¿No recuerda dónde ha guardado sus contratos?
Olvídese del desorden administrativo con una solución de firma electrónica a prueba de futuro y un sistema de archivo integrado. Ya no correrá el riesgo de perder o corromper los documentos físicos con firma manuscrita cuando se firman y archivan digitalmente.
Resumiendo, con la firma electrónica:
- Ya no perderá tiempo valioso
- Ahorrará dinero
- Ofrecerá a sus clientes una mejor experiencia de usuario
- Garantizará la integridad de los documentos & y su firma
- Conseguirá que su empresa esté a prueba de futuro
¿Por qué debemos pasarnos a la firma electrónica?
Las firmas manuscritas tienen muchas desventajas inherentes. Cada persona que firme un documento debe estar presente físicamente, por ejemplo.
En muestro mundo globalizado, caracterizado por la desaparición de las fronteras y la economía internacional, desde luego es un lío y no siempre fácil.
Sin embargo, algunas organizaciones –tanto instituciones gubernamentales como empresas privadas– prefieren este método en lugar de ponerse al día. Si tenemos en cuenta que las soluciones más modernas tienen exactamente el mismo valor jurídico y peso que el tradicional lápiz y papel, es bastante sorprendente que no todas las empresas estén dispuestas a hacer el cambio.
¿Por qué esperar? Hable con uno de nuestros expertos. Le mostrarán todo lo que nuestra solución de firma electrónica puede hacer y las numerosas ventajas que supone para usted, sus clientes y sus operaciones.
¿Preguntas? Póngase en contacto con nuestros expertos!
