Zeitstempel: Definition, Vorteile und Grenzen

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Mit einem Zeitstempel lassen sich das Datum und die Uhrzeit eines Ereignisses erfassen. Unternehmen tauschen heutzutage eine Vielzahl von Dokumenten elektronisch aus. Dabei können sie mithilfe des Zeitstempels eine Rückverfolgung gewährleisten. Allerdings gilt es dabei sicherzustellen, dass das Datum und die Uhrzeit neben einer digitalen Signatur zertifiziert sind und nicht geändert wurden. Im Folgenden erfahren Sie alles über Zeitstempel und insbesondere über zertifizierte Zeitstempel.

Definition eines Zeitstempels

Wie zuvor erwähnt, dient ein Zeitstempel dazu, ein Ereignis mit einem genauen Datum und einer genauen Uhrzeit zu verknüpfen. So findet man beispielsweise einen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit auf städtischen Parkscheinen, in den Dateien auf einem Computer oder unter Beiträgen in sozialen Medien. 

Unternehmen erstellen eine Vielzahl von Dokumenten, die sie an ihre Mitarbeiter, Partner oder Kunden übermitteln. Dabei spielt der Zeitstempel eine wichtige Rolle, weil er den Nachweis für das Datum und die Uhrzeit einer Signatur bzw. einer elektronischen Signatur bildet.

Außerdem können Sie mithilfe eines Zeitstempels den Empfang einer digitalen Nachricht bestätigen, den Zeitpunkt einer Kauf- oder Verkaufstransaktion festhalten, eine elektronische Rechnung zum Zeitpunkt ihrer Übermittlung datieren usw. 

Wo liegen die Grenzen des Zeitstempels?

Ein Zeitstempel beweist das Vorhandensein eines digitalen Dokuments sowie den exakten Zeitpunkt, an dem es erstellt, gespeichert oder unterzeichnet wurde. Dabei müssen Sie allerdings vermeiden, dass der Zeitstempel auf die Systemuhr zurückgreift. Dies ist zum Beispiel auf einem Computer der Fall. Mit der Systemuhr lassen sich das Datum und die Uhrzeit eines Dokuments nur allzu leicht ändern. Damit geht jegliche juristische Beweiskraft verloren. 

Außerdem sind im Internet eine Reihe von Tools verfügbar, mit denen sich beispielsweise das Datum und die Uhrzeit eines Word-Dokuments oder einer PDF-Datei ändern lassen. Dadurch hat das Dokument ebenfalls keine Rechtskraft mehr.

Wie sorgen Sie also dafür, dass Zeitstempel zuverlässig erstellt werden?

Zertifizierte Zeitstempel: ein konformes und sicheres Verfahren

Für zertifizierte Zeitstempel wird ein Verfahren verwendet, das jede Änderung des Datums und der Uhrzeit eines Dokuments verhindert. Der Zeitstempel eines Dokuments wird mithilfe einer sicheren, FIPS-konformen Hardware in Form eines Zeitstempel-Tokens oder eines elektronischen Siegels erstellt.

Gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung belegt der zertifizierte Zeitstempel die Existenz eines Dokuments zu einem präzisen Datum und einer präzisen Uhrzeit. Außerdem bestätigt der Zeitstempel die Integrität des Dokuments, d. h., dass es seit dem angegebenen Datum und der angegebenen Uhrzeit nicht verfälscht wurde.

Für eine Anerkennung als Zeitstempelstelle muss die beauftragte Drittpartei bzw. die sichere, FIPS-konforme Hardware die im RFC-Standard 3161 aufgeführten Anforderungen erfüllen. 

Funktionsweise des Zeitstempels: die einzelnen Schritte

Zeitstempelstellen nutzen eine Public-Key-Infrastruktur (PKI). Hier die einzelnen Schritte des Verfahrens:

Wird eine zeitgestempelte Datei geöffnet, nimmt die Client-Anwendung eine Authentifizierung der Zeitstempelstelle vor und überprüft, ob der Zeitstempel von einer anerkannten Zeitstempelstelle stammt. Es wird ein Hashwert der Daten berechnet, um ihn mit dem ursprünglichen Hashwert zu vergleichen. Stellt sich dabei heraus, dass Daten nach dem Zeitstempel der Datei geändert wurden, wird eine Warnmeldung ausgegeben.

Was sind die Vorteile des zertifizierten Zeitstempels?

Der erste Vorteil des zertifizierten Zeitstempels besteht darin, dass er als unwiderlegbarer Beweis gilt. Moderne Unternehmen, die eine Vielzahl digitaler Dokumente übermitteln müssen, können mit einem Zeitstempel-Token die unveränderte Form eines Dokuments und seinen Verlauf nachweisen. Der Stempel belegt auch das genaue Datum und die Uhrzeit einer E-Mail. Darüber hinaus kann er bei Rechtsstreitigkeiten als Beweis vorgelegt werden. 

Zeitstempel sind das beste Mittel, um die Konformität digitaler Dokumente zu gewährleisten, darunter Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Rechtsdokumente und andere Dokumente, die eine elektronische Signatur aufweisen.

Zeitstempel und elektronische Signatur

Elektronische Signaturen liegen heute in Unternehmen voll im Trend, weil sie zahlreiche Vorteile eröffnen, zum Beispiel wertvolle Zeitersparnis bei Transaktionen. 

Durch eine mit Zeitstempel versehene Signatur gehen Sie sicher, dass ein Dokument nach dem bestätigten Datum nicht geändert wurde.

Somit schützen Unternehmen ihr geistiges Eigentum und verfügen über starke, rechtskräftige Beweismittel, falls sie in Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren verwickelt werden. Obendrein bleibt eine elektronische Signatur dank Zeitstempel langfristig gültig. Durch Überprüfung der Signatur kann ihre Authentizität jederzeit nachgewiesen werden. 

Wie lassen sich zertifizierte Zeitstempel in Unternehmen einrichten?

Unternehmen müssen sich an eine vertrauenswürdige Drittpartei wenden, um zertifizierte Zeitstempel einzurichten und von ihren vielfältigen Vorteilen zu profitieren.

Viele Dienstleister, die eine Einführung elektronischer Signaturen unterstützen, bieten heute auch Zeitstempel an. Mit beiden Lösungen können Sie die Authentizität wichtiger Dokumente garantieren und sich selbst schützen. 

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